Наконец, она должна гарантированно обеспечить долгосрочное развитие технической системы, структур, знаний, навыков, мотивации людей для соответствия будущим требованиям целей, среды и системы — Долгосрочное развитие (Р).
Многие организации имеют специальные отделы и институты для выполнения функций (Ц,А,И,Р). Например, отделы промышленного инжиниринга, планирования, управления кадрами и обучения, институт менеджеров могут отвечать за ту или другую из четырех функций. Однако, по опыту известно, что не все деятельности управляются специализированными отделами. В самом деле, неформальная деятельность, зачастую, является более влиятельным и действенным средством управления по сравнению с официальными методами.
Интегрирование, адаптация, развитие могут осуществляться по решению и под волевым воздействием менеджеров или формироваться специально выделенными людьми (социологи, психологи) —структурными элементами организации. Это необходимо и полезно. Однако, если эти функции социальной системы не стали сущностью целевых установок и постоянным усилием каждого (большинства) индивидуумов организации, административная «управляющая» часть элементов социальной системы рано или поздно будет вступать в конфликты явного и скрытого толка со своими подчиненными.
Когда система целеформирования, мотивации и структурирования организации приблизится к тому, чтобы личная цель каждого индивидуума (группы) совпадала с целью организации, тогда причины конфликтов будут сведены к минимуму.
Самоорганизация может помочь компании сконцентрировать свои силы и ресурсы, и направить их в нужном направлении. В быстроменяющейся внешней среде, при условии, что менеджеры будут быстро и вовремя принимать верные решения, общая направленность всех работников предприятия на осуществление функций социальной системы (ЦАИР) может помочь принять верное решение и быстрее воплотить его в жизнь. Благодаря этому реакция на изменения внешней среды будет производиться быстрее и продуманнее, что сделает организацию лучше приспособленной к этой среде. Такая организация будет лучше функционировать как живущая система.
Организация, в период перевода себя в новое состояние должна одновременно выживать и адаптироваться в турбулентной окружающей среде. Главной силой реализации изменений является социальная система организации. Для согласования внутренних отношений, для выработки внутриорганизационных законов, писаных и неписаных правил поведения членов организации необходимо при участии всех членов организации создать документ, определяющий границы некой «трубки» допустимых поведенческих реакций работников, позволяющей в сложных для управления организацией условиях изменчивой среды поддерживать и развивать реализацию новой внутренней культуры, основных функций организации и самоорганизации.
В то время как задача претворения в жизнь разработанной и принятой к исполнению стратегии стоит перед всеми подразделениями предприятия, действующими как единое целое, совершенно ясно, что руководству (менеджменту) предприятия предстоит тщательно продумать организационный аспект — как правильно и наиболее эффективно скоординировать работу всех элементов такого сложного механизма, как бизнес.
К понятию «организация» можно подходить с двух точек зрения: структурной и поведенческой.
При структурном подходе мы рассматриваем организацию как таковую, способы распределения производственных обязанностей и то, каким образом передаются полномочия и ответственность в рамках организации.
При поведенческом подходе в центре исследования находится человек. Независимо от того, насколько тщательно продумана структура организации, деятельность будет определяться в первую очередь людьми, входящими в состав этой организации, их способностями и мотивацией к труду.
Прежде чем приступить к изучению данного вопроса, определим, что мы понимаем под словом «менеджмент». Это слово употребляется нами в трех значениях: генеральный менеджмент; менеджмент на уровне отдела (подразделения); процесс менеджмента.
Генеральный менеджмент. Под генеральным менеджментом понимаются все менеджеры (управляющие), независимо от того, являются они директорами или нет, которые отвечают за постановку задач и формирование политики, за вопросы, связанные с планированием и организацией, контролем и управлением компанией. Часто употребляются такие термины, как «высшее руководство» или «высшая администрация», под которыми могут подразумеваться президент, директор, директор-распорядитель или главный (генеральный) управляющий, а также другие высшие должностные лица, например финансовый директор или заведующий финансовым отделом, которые входят в состав Совета директоров (Правления) или непосредственно перед ним отчитываются. Характер функций генерального менеджмента меняется с изменением размера компании, степени сложности решаемых ею задач. Внешняя среда также оказывает соответствующее влияние. Выполняемая им роль в целом одинакова для большинства компаний и фирм.
Организационные функции генерального менеджмента предприятия включают:
-непосредственно организационную функцию, то есть формирование наиболее приемлемой организационной структуры в соответствии со стратегией деятельности компании, причем каждый служащий компании должен наилучшим образом отвечать предъявляемым к нему производственным требованиям;
-управление, то есть управление деятельностью компании, реализацию планов, преобразование последних в производственные обязанности для среднего и низшего звена служащих и других работников компании, стимулирование качественного выполнения работы. Следует отметить, что одной из проблем управления является умение выбрать правильный стиль руководства.
-контроль, то есть обеспечение надлежащего выполнения работы всеми элементами организационной структуры. Системы контроля служат для измерения качества и количества проделанной работы. Главным элементом функции контроля является наличие обратной связи между получаемой информацией о результатах работы и соответствующими планами, стандартами, нормами, с тем чтобы отклонения были проанализированы и устранены;
-координацию, то есть объединение в единое целое всех усилий каждого элемента организации. Техническими приемами координации являются соблюдение бюджета, регулярное проведение совещаний, конференций, заседаний различных комиссий. Надлежащее осуществление координации предполагает наличие развитой системы связи.
Менеджмент на уровне отдела (подразделения). Специфическая роль этого вида менеджмента будет рассмотрена позднее. На этом этапе отметим лишь его составляющие, к которым относятся: постановка задач и целей на уровне отдела в соответствии с общими задачами и целями корпорации; организация работы отдела (создание структуры, распределение обязанностей, урегулирование конфликтов); управление производственной деятельностью по выполнению плана, стимулированию качественной работы сотрудников отдела, координация производственного процесса в рамках отдела, обеспечение надлежащей связи.
Процесс менеджмента. Очевидно, что единственная существенная разница между генеральным менеджментом и менеджментом на уровне подразделений заключается в масштабах, пределах полномочий, ответственности и степени детализации. Процесс менеджмента включает в себя осуществление всех вышеупомянутых функций и может выполняться любым членом данной организации в пределах своей компетенции. Несмотря на то что мы дали определение менеджмента по отношению к тем служащим компании, которые отвечают как минимум за подразделение, тем не менее функции менеджмента могут выполняться инспектором (контролером), мастером (бригадиром), то есть теми, кого мы обычно не называем менеджерами. Однако им все же приходится быть менеджерами на своем, пусть и невысоком, уровне.
Организация. Некоторые определения
Важно представлять, что понимается под организацией.
Есть, к примеру, следующее определение сущности организации как процесса: это составная часть менеджмента, которая заключается в решении вопросов формирования структуры, касающихся:
-ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами): инспекторами-контролерами и другими служащими;
-формальных внутренних взаимоотношений между служащими предприятия по поводу распределения ответственности.
Данное определение окажется нужным и при рассмотрении вопросов, затрагиваемых в последующих главах.
Необходимо усвоить и нашу трактовку следующих слов и выражений, используемых в данной области:
«Организовать» — значит спланировать и определить те функции и действия, которые необходимы для выполнения той или иной работы, а также объединить эти функции и действия в рамках группы, сектора, отдела, подразделения.
«Организационное взаимодействие». Если исходить из того, что менеджмент в целом распадается на отдельные позиции менеджмента в рамках структуры, то те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться организационным взаимодействием.
Организация состоит из лиц, которые имеют перед собой некую цель; работают в одной команде, группе; используют определенные знания и технические приемы; выступают как единый и целостный организм.
Менеджмент осуществляет свои функции в направлении выполнения поставленных задач через посредство людей, используя разнообразные технические приемы, в рамках той или иной организации.