Формы бухгалтерского учета и учетные регистры (стр. 2 из 7)
Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:
трудоемкость учета, вызываемая, прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);
отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета (он часто отстает от синтетического учета);
формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.
В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.
1.2.3 Автоматизированная форма бухгалтерского учета
В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации — ЭВМ — машинограммы выходной информации.
Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис 2.
В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ — компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, дискете, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).
Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.
Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает:
механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса;
высокую точность учетных данных; оперативность данных учета;
повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности;
увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.
Вестись такая форма учета может на таких программах как: «1С: Бухгалтерия»; «Парус»; «Турбо Бухгалтер»; «Инфо-бухгалтер» и т.д.
1.2.4 Упрощенная форма бухгалтерского учета журнально-ордерная форма
В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров — Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.
Книга учета хозяйственных операций заполняется либо непосредственно по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.
Запись в учетные регистры производят на основании должным образом оформленных бухгалтерских документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.
Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета хозяйственных операций, а уже затем – в соответствующие ведомости. Например, операция о поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета будет отражена в графе «Сумма» по дебету счета 5010 «Касса», кредиту счета 5110 «Расчетный счет» Книги учета хозяйственных операций, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету.
Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса, отражения четырех операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге представлен в табл. 1. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.
Если в организации совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета хозяйственных операций. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.
Можно использовать и кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета хозяйственных операций. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета хозяйственных операций записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, и затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.
По окончании месяца в Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.
Общий итог дебетовых оборотов всех счетов должен совпадать с общим итогом оборотов по кредиту счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.
Состав регистров и порядок записи в них при упрощенной форме учета представлены на рис. 3.
В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки при соблюдении общих методологических принципов, а также технологии обработки учетной информации.
Таблица 1
КНИГА УЧЕТА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
| № пп. | Дата и № документа | Содержание операций | Сумма сум. | Счета бухгалтерского учета | |||||||||||||||
| 0100 «Основные средства» | 1010 «Материалы» | 5010 «Касса» | 5110 «Расчетный счет» | 8300 «Уставный капитал» | 6810« Краткосрочные кредиты банка» | 6010 «Расчеты с поставщиками» | 6710 «Расчтеы с персоналом по оплате труда» | ||||||||||||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||||
| Начальное сальдо | 100000 | 50000 | – | 20000 | – | 1000 | – | 29000 | – | 60000 | – | 20000 | 10000 | 100000 | |||||
| 03.01 № 1 | 10000 | 10000 | 10000 | ||||||||||||||||
| 04.01 № 2 | 5000 | 5000 | 5000 | ||||||||||||||||
| 04.01 № 3 | 20000 | 20000 | 20000 | ||||||||||||||||
| 05.01 № 4 | 10000 | 10000 | 10000 | ||||||||||||||||
| Оборот | 45000 | – | – | 20000 | – | 10000 | 10000 | – | 10000 | – | – | – | 5000 | 5000 | 20000 | 10000 | – | ||
| Конечное сальдо | 110000 | 50000 | – | 40000 | – | 1000 | – | 19000 | – | – | 60000 | – | 25000 | – | 25000 | – | – | ||
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета — это рациональная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.
Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;
совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;