Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных хозяйственных операций в данном случае несет руководитель организации.
В обязанности главного бухгалтера также входит создание системы первичного учета в организации в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету. Данная система должна определять порядок и сроки движения первичных учетных документов в организации и сдачи их в бухгалтерию согласно утвержденному графику.
1.3.2. Документирование хозяйственных операций
Все хозяйственные операции должны подтверждаться оправдательными документами - первичными учетными документами. Как правило, порядок движения первичных учетных документов и их формы определяются главным бухгалтером организации, требования которого по их ведению являются обязательными для всех работников. При организации системы применения и учета данных первичных учетных документов необходимо иметь в виду следующее:
документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (утверждаются Госкомстатом России);
документы разрабатываются и утверждаются организацией самостоятельно, если они отсутствуют в указанных альбомах;
документы должны содержать реквизиты, отдельные из которых являются обязательными. К последним относятся: наименование документа; код формы; дата составления; наименование организации; содержание операции; измерители операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки;
должен быть утвержден круг должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;
документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по ее окончании;
порядок движения документов должен быть утвержден внутренним актом о документообороте.
Документирование всех хозяйственных операций составляет основу первичного (аналитического) учета в организации, данные которого обобщаются в регистрах бухгалтерского учета.
1.3.3. Правила ведения бухгалтерского учета и оценки показателей отчетности
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организация ведет бухгалтерский учет с использованием следующих правил:
а) бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов. Запись о каждой хозяйственной операции производится, как правило, на двух бухгалтерских счетах - по дебету одного счета и кредиту другого. В этом случае реализуется так называемая простая запись. Если же для отражения одной хозяйственной операции используется несколько бухгалтерских счетов - один по дебету и несколько по кредиту (и наоборот), применяется так называемая сложная запись. Примером последней служит операция по принятию к учету материально - производственных запасов, которая отражается по дебету счетов 10 "Материалы" и 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
На аналитическом уровне используются регистры бухгалтерского учета (разработочные таблицы, ведомости, лицевые счета и т.п.), в которых ведется детализированный учет (в количественном и денежном выражении) о наличии, движении активов и состоянии расчетов, а на синтетическом уровне используются регистры бухгалтерского учета (журналы - ордера и т.д.), в которых содержится обобщенная итоговая информация по счетам учета в стоимостном выражении.
Бухгалтерские счета, на которых отражаются наличие и движение активов, денежных средств и дебиторской задолженности, называются активными счетами, а счета, показывающие собственные средства организации и ее обязательства, - пассивными. Сальдо по счетам бухгалтерского учета на определенные отчетные даты содержат информацию, которая является основанием для составления бухгалтерской отчетности;
б) бухгалтерский учет ведется на счетах учета по объектам учета. Объектом бухгалтерского учета является определенная единица информации в количественном и стоимостном выражении, от учета которой зависит получение или утрата определенных ресурсов и экономических выгод.
Единицей учета имущества служит хозяйственная единица, которая может отделяться от собственника или других единиц. К ней относятся все виды имущества организации, предназначенные для ее деятельности, включая движимые и недвижимые неделимые вещи (земельные участки, здания, сооружения, оборудование, инвентарь, сырье, продукция), права, требования, долги, а также права на обозначение, индивидуализирующее организацию, ее продукцию, работы и услуги (фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания), и другие исключительные права, если иное не предусмотрено законодательством или договором.
Объекты бухгалтерского учета в составе обязательств и капитала организации состоят из единиц учета, определяемых: хозяйственными договорами (контрактами) - в части дебиторской и кредиторской задолженности; учредительными документами и законодательными актами - в части капиталов;
в) активы, пассивы, а также факты хозяйственной деятельности для отражения в бухгалтерском учете подлежат оценке в денежном выражении. Денежная единица является общим измерителем объектов (единиц) учета, а также базой для оценки и анализа имущественного и финансового состояния организации. Организации осуществляют оценку активов (в том числе имущества) и пассивов (в том числе обязательств) в валюте Российской Федерации - рублях. Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте производятся организациями в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные операции осуществляются в валюте расчетов и платежей.
В зависимости от видов объектов учета, относящихся к активам в форме имущества, характера их приобретения и экономической конъюнктуры в бухгалтерском учете используются следующие виды их оценки:
по фактической (первоначальной) стоимости (себестоимости), которая определяется фактической себестоимостью приобретения (суммой денежных средств уплаченных) или производства того или иного вида имущества. Оценка имущества по фактической себестоимости приобретения или производства (так называемая "историческая стоимость") является основной оценкой, используемой в бухгалтерском учете в течение всего срока службы данного имущества. Имущество длительного срока пользования отражается в бухгалтерской отчетности по остаточной стоимости (учетная стоимость имущества за вычетом начисленной амортизации);
по текущей (восстановительной) стоимости - стоимости, которая должна быть уплачена или на которую должна быть произведена эквивалентная замена в случае необходимости замены каких-либо видов имущества;
по текущей рыночной стоимости (цене возможной реализации), т.е. по стоимости, которая может быть получена в результате возможной продажи объекта или при наступлении срока его ликвидации.
В системе российского бухгалтерского учета организация может использовать оценку имущества по рыночной стоимости, как правило, при принятии на учет отдельных видов активов при безвозмездном их получении, возвратных материалов, полученных от ликвидации основных средств, незавершенного производства и т.п.
Объекты учета, относящиеся к средствам в расчетах и обязательствам, отражаются в учете и отчетности в суммах, определяемых с учетом процентов (доходов), предусмотренных хозяйственными договорами.
Оценка затрат на производство продукции (работ, услуг), а также незавершенного производства может производиться организацией: по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости; по прямым затратам; по стоимости сырья, материалов и полуфабрикатов.
Оценка материально - производственных запасов при их использовании в производстве может производиться при помощи одного из следующих методов оценки: по себестоимости единицы запасов; по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретений (ФИФО); по себестоимости последних по времени приобретений (ЛИФО). Такой же порядок оценки применяется в части проданных товаров и готовой продукции.
Эти оценки в случае потребления (использования) указанных ценностей в производстве и при их выбытии являются производными от оценок их остатков на конец определенного отчетного периода (месяца, квартала, года).
Оценка имущества производится на определенные даты совершения хозяйственных операций, в результате которых осуществляется его принятие к учету в организации. Такими датами могут быть:
дата вступления во владение - получения права собственности на имущество;