Бухгалтерский баланс – это способ экономической группировки и обобщения информации об активах и обязательствах организации по составу, размещению и источникам их образования в денежной оценке на определенную дату, как правило, на 1-е число месяца.
Бухгалтерская отчетность представляет собой систему показателей, характеризующих производственно-хозяйственную и финансовую жизнь организации за определенный период (месяц, квартал, год). Показатели отчетности используются для анализа финансового состояния организации, подготовки, обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, для оценки положения организации на рынке.
Важнейшие элементы метода бухгалтерского учета – документация и инвентаризация, счета и двойная запись, денежная оценка и калькуляция, периодическая отчетность – органично связаны между собой, взаимно дополняют друг друга, составляя содержание учетного процесса.
Одна из особенностей бухгалтерского учета, в отличие от других видов учета, – его документированность. Документ является основой построения всей системы бухгалтерского учета и представляет собой письменное распоряжение о выполнении хозяйственных операций или письменное доказательство свершения этих операций.
Первичные учетные документы, используемые для отражения хозяйственных операций организации, весьма разнообразны. Для уяснения отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их классифицируют по различным признакам (табл. 3.1).
В каждом документе содержатся сведения о характере совершенного факта хозяйственной жизни. Эти сведения называются реквизитами документа.
Обязательные реквизиты:
– наименование документа (формы);
– код формы;
– дата составления документа;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц, их расшифровки.
При отсутствии одного из этих реквизитов документ может быть признан не действительным.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме).
По форме документы подразделяются на типовые и специализированные.
Типовые документы содержат такой состав и размещение реквизитов, которые предназначены для регистрации однородных, широко распространенных операций, имеющих место в большинстве организаций.
Для некоторых организаций применяют специализированные формы документов, т.е. такие первичные учетные документы, которые могут быть использованы только для одной группы организаций. Например, ведомость учета выработки станков в организациях текстильной промышленности.
Для снижения трудоемкости учета, его рациональности проводится унификация и стандартизация учетных первичных документов.
Каждый документ должен быть тщательно проверен. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документирования операций, логическая увязка отдельных показателей). После проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая включает таксировку, группировку и составление проводок (контировок).
Таксировка (расценка) представляет собой умножение количества на цену за единицу в самом первичном документе.
Группировка включает составление группировочных ведомостей по данным сгруппированных первичных документов однородных по экономическому содержанию. Такие группировочные ведомости составляют по приходу и расходу материалов, по заработной плате, общепроизводственным и общехозяйственным расходам и т.д. в разрезе наименований и направлений в использовании ресурсов за определенный истекший период.
Контировка выражается в указании в первичных документах корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции.
Организованная система создания, проверки, обработки и регистрации всех первичных учетных документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Основным этапами документооборота являются:
– составление документов при выполнении хозяйственных операций;
– прием документов бухгалтерией;
– отражение данных документов в системе учетных записей;
– передача документов в архив.
Правильное построение документооборота требует продвижения документов непрерывным потоком. В связи с этим разрабатывают график движения.
Ответственность за соблюдения графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Первичные учетные документы после их обработки и совершения учетных записей в регистры должны быть сохранены. В большинстве случаев срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет, для некоторых – более 5 лет. Например, для документов по заработной плате срок хранения 75 лет.
Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Существуют хозяйственные процессы, не поддающиеся повседневной регистрации и документированию в момент их совершения. К ним относятся, например, потери материальных ценностей в результате естественной убыли, ошибок при оформлении и проведении операций и др. Данные о таких и аналогичных фактах могут быть выявлены при помощи инвентаризации.
Инвентаризация – это способ бухгалтерского учета, обеспечивающий достоверность учетных данных путем сверки фактических остатков ценностей и расчетов с данными учета и осуществления контроля за сохранностью собственности организации.
В зависимости от классификации признаков различают различные виды инвентаризаций (табл. 3.2).
Проведение инвентаризации обязательно:
– при передачи средств в аренду, выкупе, продаже;
– при смене форм собственности (преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия);
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче ценностей;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на рабочую или постоянно действующую комиссию, которая создается и утверждается руководителем организации из представителей администрации, специалистов. Рабочие инвентаризационной комиссии производят обмер, взвешивание, пересчет ценностей и фактические остатки по каждому наименованию ценностей вносят в инвентаризационные описи (ведомости). По данным инвентаризационных описей в бухгалтерии составляется сличительная ведомость по выявленным расхождениям.
Отражение в учете результатов инвентаризации. Излишнее имущество приходуется по рыночным ценам на финансовые результаты.
Недостача и порча товарно-материальных ценностей в пределах действующих норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача и порча имущества сверх норм естественной убыли по рыночным ценам списывается на материально-ответственное лицо.
Если материально-ответственное лицо не установлено или судом отказано о взыскании (частично или полностью) недостачи, убытки списываются на финансовые результаты организации.
Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Денежная оценка представляет собой способ стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета для определения показателей производственно-финансовой деятельности организации. При помощи денежной оценки натуральные показатели (факты) переводятся в стоимостные, что позволяет отражать их в бухгалтерском учете. Только после оценки хозяйственный факт становится объектом бухгалтерского учета.
Правила оценки имущества, поступившего на предприятие различными способами, отличаются. Так, оценка имущества, приобретенного за плату, осуществляется путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, полученного безвозмездно, – по рыночной стоимости на дату оприходования имущества; имущества, произведенного в самой организации, – по стоимости его изготовления.
Общие правила оценки средств для всех предприятий установлены законодательно.
Основные средства и нематериальные активы отражаются в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим затратам их приобретения, изготовления, сооружения. Сумма начисленной амортизации учитывается отдельно. В бухгалтерском балансе эти активы отражаются по остаточной стоимости – первоначальная стоимость за вычетом суммы начисленной амортизации за период эксплуатации объектов.