Документооборот фирмы стандарты (стр. 10 из 10)

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов н видов изделий одинакового функционального назначении. Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций н задач.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческоготруда, повысит общую культуру управления.Унификация н стандартизация документов— основные направлениясовершенствования документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

термины и определения,используемые при работе с управленческой информацией;

организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации н стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства,

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом. Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят национальные организации по стандартизации рядастран, различныемеждународные организации, Национальные стандарты на документы существуют в Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванныедействительными потребностями управления, и состав документов организации может быть значительно сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе н закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к ихсоставлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают своезакрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в Деятельности организации.

Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.

Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.

Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.

Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота Москомприроды.

Структура системы включает восемь основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:

АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета, подготовки различных отчетов и справок.

АРМ администратора системы - предназначено для осуществления административного управления работой системы - рабочее место Начальника Организационного управления Москомприроды.

АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций руководства.

АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов.

АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).

АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их прохождению для руководства Москомприроды.

АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации исходящей корреспонденции.

АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.

Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на рис.1

рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота Москомприроды

Список используемой литературы

Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

"Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996

Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995

Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)