Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.
Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.
Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.
Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-приглашения и т.д.
Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию.
Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.[7]
| | |
| |
 |
Заключение
Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.
В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму, в качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует большое количество видов служебных писем и каждое имеет свои особенности, но порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены в макете.
В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.
Список используемой литературы:
1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.
2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142.
3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186
4. Секретарское дело М., 1996 с.187-198
[1] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.44-47.
[2] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.183-184.
[3] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.
[4] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.185-186.
[5] Секретарское дело М.,1996. С.187-198
[6] Кирчанова М.В.., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства .М.: Инфра-М.,1997 с.141.
[7] Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997, с.52-58.