За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи. Перший грунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. Комп’ютерна система бухгалтерського обліку пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об’єднання функцій збирання і обробки інформації (фізичний обіг документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Такий спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну структуру управління. при цьому ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.
Мал. 2.2. Характеристика підходів до створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку
Другий, значно ефективніший підхід до впровадження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, передбачає раціоналізацію організаційної структури підприємства і бухгалтерії. Організаційна структура оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв’язків, які раніше були економічно недоцільними.
В дорожньому підприємстві організація бухгалтерського обліку із застосуванням комп’ютеризованих робочих місць (КРМ) на нижчому рівні складається з КРМ працівників первинного обліку: КРМ комірника з обліку матеріальних цінностей, КРМ з обліку виробітку працівників на ділянках основного та допоміжного виробництв, КРМ спеціаліста з обліку виконаних робіт тощо. Інформація на підставі введених даних передається каналами зв’язку до бухгалтерії. Наступні рівні відносяться до бухгалтерії та містять КРМ з ділянок обліку і окремих синтетичних рахунків (облік основних засобів та нематеріальних активів, облік виробничих запасів, облік оплати праці, облік розрахункових операцій, облік витрат на виробництво тощо. Бухгалтери контролюють введені дані, перевіряють їх повноту і достовірність.
Зважаючи на це ,перспективною є така структура бухгалтерії, при якій в її складі замість облікових підрозділів з ділянок обліку виділяються два основні відділи: відділ інформаційної системи та контрольний відділ, підпорядковані головному бухгалтеру.
Перший відділ – інформаційний, забезпечує взаємозв’язок із структурними підрозділами підприємства і складається з групи працівників, до якої належать інженери-програмісти та бухгалтери-консультанти, що допомагають технічним працівникам вводити первинну інформацію. Таким чином, до працівників першого сектору належать працівники, які забезпечують поповнення інформаційної бази даних та поточне налагодження комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. До другого відділу – контрольного - належить група бухгалтерів контролерів, які безпосередньо не вводять облікову інформацію до бази даних, але здійснюють контроль за правильністю її введення і при необхідності, коригують. Окрім наведених функцій до компетенції контролерів входить розробка і перевірка виконання облікової політики, складання внутрішніх та зовнішніх звітів, кошторисів і контроль за їх виконанням, оцінка нормативних і фактичних даних.
Під організацією бухгалтерського обліку слід розуміти цілеспрямовану діяльність керівників підприємства по створенню та постійному впорядкуванню і вдосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення внутрішніх та зовнішніх по відношенню до підприємства користувачів необхідною інформацією.
Розповсюдження інформаційних технологій у 90-х роках призвело до суттєвих змін в організації виробництва, праці та управління. З одного боку, високотехнологічне середовище руйнує сталі ієрархічні структури в економіці та управлінні, створюючи на їх місцях більш гнучкі та пристосовані до нестабільного середовища, а з іншого – використання інформаційних систем в управлінні різними соціальними та виробничими механізмами призводить до інтеграції способів ведення фінансів, діловодства, управління, обліку.
З впровадженням комп’ютерної техніки бухгалтерський облік змінюється. Застосування комп’ютерів впливає на зміст праці облікового персоналу: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.
Розвиток форм бухгалтерського обліку обумовлений трьома факторами:
· необхідністю широкого розподілу праці між обліковими працівниками;
· потребою ведення детального аналітичного обліку;
· необхідністю швидкого одержання підсумкової інформації.
Форма обліку, реалізована на базі сучасної комп’ютерної техніки та засобів комунікації (комп’ютерно-комунікаційна форма обліку), знаходить своє конкретне втілення в програмах для комп’ютеризації облікових робіт, оскільки порядок введення, спосіб і послідовність обробки даних, формування зведених облікових алгоритмів.
При застосуванні комп’ютерів обліковий регістр складається з:
· комп’ютерної бази даних, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;
· бухгалтерських рахунків, які представлені комірками оперативної пам’яті комп’ютера, що слугують для систематизації та узагальнення інформації;
· відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації.
При придбанні програмного забезпечення для бухгалтерії потрібно проводити всебічну оцінку доступних на ринку програмних продуктів. Наведений перелік вимог до програмного забезпечення, а також його класифікація дозволяють об’єктивно порівнювати функціональні можливості бухгалтерських програм.
Для побудови комп’ютерних систем бухгалтерського обліку використовують різні підходи. Найефективнішим є підхід, який передбачає раціоналізацію організаційної структури дорожнього підприємства і його бухгалтерії. Вона оптимізується таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект.
При безкомп’ютерних способах обробки облікової інформації найбільш доцільна побудова бухгалтерії за принципом централізації. При організації бухгалтерського обліку в умовах його комп’ютеризації основна тенденція полягає в накопиченні та централізованій обробці облікових даних і децентралізованому введенні первинної інформації та використанні підсумкових облікових показників.
При побудові структури бухгалтерії одним з найважливіших факторів є можливість здійснення контролю за точністю облікових даних і надійність інформаційних зв’язків як всередині бухгалтерії, так і між бухгалтерією та підрозділами дорожнього підприємства. Зважаючи на це, перспективною є побудова структури бухгалтерії при застосуванні комп’ютерів, що складається з двох основних відділів: відділу інформаційної системи та відділу контролюю.
Проблема оперативного зведення облікових даних ефективно вирішується при застосуванні комп’ютерних форм обліку. Але для підприємств, які мають в своєму складі географічно відокремлені підрозділи, що саме характерно для дорожніх підприємств, для об’єднання облікової інформації можна використовувати мережу Internet, зокрема електронну пошту, інтегровану до Internet-у чи відокремлену в самостійну службу.
Перспективним напрямком у створенні комп’ютерних систем бухгалтерського обліку є використання мережевих комп’ютерних систем. Побудова комп’ютерного робочого місця бухгалтерів на базі мережевих комп’ютерів замість персональних дозволить підприємству заощадити значні кошти на обладнанні кожного робочого місця.
В організації комп’ютерного обліку великі перспективи має використання Internet-технологій. Перевагою таких технологій є можливість модернізувати програмне і апаратне забезпечення без суттєвих змін в структурі обчислювальної системи. А також використовувати широкий діапазон технічних засобів з різною обчислювальною потужністю. Дієвим засобом підвищення кваліфікації облікових працівників є створення спеціально впорядкованих бухгалтерських бібліотек на чолі з бібліотекарем-бухгалтером. Такі спеціалізовані бібліотеки доцільно створювати на Internet-серверах.
1. Автоматизация бухгалтерского учета /Г.Корабельников (сост.). – М.:Главбух, 1998. – 111 с.
2. Волков Н.Г. Бухгалтерский учет в строительстве: [Учебник для студентов вузов]. – Львов: Вища школа. Изд-во при Львов. ун-те, 1984. – 272 с., І л. вклад.
3. Завгородній В.П., Савченко В.Я. Бухгалтерський облік, контроль і аудит в умовах ринку. – 2-е вид. К.: Фірма «ДІ-КСІ», 1997. - 832 с. - Рос.
4. Івахненков С.В. Організація бухгалтерського обліку в умовах застосування комп’ютерної техніки (на прикладі підприємств Житомирської області): Автореферат дисертації канд. екон. наук: 08.06.04) Національний аграрний ун-т. – К., 1999. – 19 с.
5. Капитальное строительство и ремонт. Бухучет и налогообложение: новые типовые рекомендации по планированию и учету себестоимости строительных работ. – М.: ДИС, 1997. – 368 с.
6. Лучко М.Р., Остап’юк М.Я. Основи побудови АРМ бухгалтера /Тернопільський ін-т народного госп-ва. – К., 1993. – 60 с.