1.5. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ФОРМИ
І ФУНКЦІЇ АУДИТОРСЬКИХ СЛУЖБ
Здійснення аудиторської діяльності покладається на аудиторські фірми та самостійних (одноосібних) аудиторів, які мають ліцензію на право займатись аудиторською діяльністю.
Аудиторська фірма — основна структурна одиниця аудиторської служби. Це організація, яка має ліцензію на право здійснення аудиторської діяльності на території України і займається наданням аудиторських послуг, що дозволяються Законом України про аудиторську діяльність. Аудиторські фірми можуть створюватись на основі будь-яких форм власності. До складу аудиторської фірми можна залучати спеціалістів, які не є аудиторами, але загальний розмір частки засновників (учасників, акціонерів) цих осіб у статутному фонді не може перевищувати 30 %. Аудиторська фірма має право на існування, якщо у ній працює хоча б один аудитор. Керівником аудиторської фірми може бути тільки дипломований аудитор. Плата за аудиторські послуги визначається в договорі між аудиторською фірмою і клієнтом (підприємством, фірмою, комерційним банком тощо). Прибуток (доход) від аудиторської діяльності оподатковується згідно з чинним законодавством. Витрати на проведення аудиту підприємства відносять на собівартість продукції, робіт та послуг.
Аудитори та інші фахівці, які вирішили створити аудиторську фірму, повинні прийняти про це рішення на зборах, і також одночасно обговорити питання про мету і види діяльності, розмір внесків до статутного фонду та інші фінансові і майнові питання, про права і обов'язки учасників фірми (акціонерного товариства), органи управління і їх функції тощо. Після узгодження членами майбутньої фірми організаційних питань складають, засновницькі документи: засновницький договір і статут (додаток 1).
У засновницькому договорі вказують: місце і дату його складання; перелік усіх членів із зазначенням їх адресі:
найменування фірми; мету і види діяльності фірми та її юридичну адресу;
розмір статутного фонду, загальний і індивідуальний вклад кожного члена в його створення; права і обов'язки членів фірми (акціонерного товариства);
розподіл і використання прибутку; умови і порядок ліквідації фірми. Цей договір підписують усі члени-засновники, підписи яких засвідчує нотаріальна контора. Тут же на зборах приймають статут фірми (акціонерного товариства), в якому визначають організаційні і правові засади аудиторської діяльності згідно із чинним законодавством. Зокрема, тут передбачаються такі обов'язкові пункти: склад учасників і засновників, місцезнаходження, мета і види діяльності;
майно, фонди і прибуток фірми (склад, джерела майна, розмір статутного фонду);
порядок поповнення чи зменшення статутного фонду;
права і обов'язки засновників; порядок використання прибутку та створення резервних фондів; організація і оплата праці; органи управління та їх функції і компетенція; контроль за діяльністю фірми; припинення діяльності і ліквідація фірми.
Статут підлягає реєстрації в місцевих органах влади, а також у державній податковій інспекції, відділі статистики, управлінні Пенсійним фондом. Статут подають в установу банку, де передбачається відкрити рахунок.
Аудит проводиться на підставі договору між аудитором (аудиторською фірмою) та замовником. Аудиторські послуги у вигляді, консультацій можуть надаватися на підставі договору, письмового або усного звернення замовника. У договорі на проведення та надання інших аудиторських послуг передбачаються предмет і термін .виконання послуг, їх обсяг, розмір і умови оплати, відповідальність сторін (додаток 2). Підприємства і організації, які підлягають обов'язковому аудиту, зобов'язані до і грудня поточного року повідомити відповідним податковим інспекціям про укладання договору на аудиторську перевірку.
Замовник має право вільного вибору аудитора (аудиторської фірми), він зобов'язаний створити аудитору належні умови для виконання аудиту.
Важливою умовою успішного функціонування аудиторської фірми є науково обгрунтована система управління. Вона включає насамперед керівництво трудовим колективом, проведення організаційної роботи по підбору і визначенню функціональних обов'язків працівників на робочих місцях, своєчасне забезпечення робочого процесу, його планування, облік, контроль, матеріальне стимулювання та ін. Тут зупинимось на окремих питаннях, що стосуються специфіки аудиторської діяльності.
Важливою функцією управління є прогнозування. При створенні аудиторської фірми яеобхідно визначити мету і завдання, розробити стратегію (програму) діяльності фірми на тривалий період і на найближчу перспективу. Насамперед важливо чітко продумати напрями діяльності фірми (аудиторських послуг), сферу діяльності (галузь, регіони), кадрове забезпечення, створення матеріально-технічної бази, налагодження ділових контактів з різними органами і структурами для вирішення поставлених завдань.
Виходячи із цього, розробляють організаційну структуру аудиторської фірми, в якій передбачають відділи (наприклад, аудиту, консалтингу, методичний тощо), інші підрозділи. основні функції відділів і підрозділів, функціональні обов'язки працівників, підбирають керівників підрозділів, визначають кількісний і якісний склад фахівців. При цьому слід мати на увазі, що для успішного функціонування фірми. крім аудиторів, потрібні працівники різних спеціальностей: бухгалтери, юристи, фахівці по роботі з комп'ютером, фінансисти, обслуговуючий персонал (секретар-друкарка, водій та ін.). Всі ці питання пов'язують з майбутнім статутом фірми.
Особливе значення має формування нормативної бази. Для цього доцільно призначити відповідального працівника, який би займався систематизацією нормативних актів за тематичною ознакою в хронологічному порядку їх надходження, спеціальної літератури, вів картотеку нормативних документів, постійно інформував про нові надходження, при необхідності тиражував найважливішу інформацію. У великих фірмах інколи створюють спеціальний підрозділ, який займається розробкою методичних рекомендацій і навіть виданням періодичної преси (наприклад, аудиторська фірма «Аналітик»). Реалізація методичних розробок і рекомендацій, крім того, може забезпечити фірмі значні доходи.
Необхідною умовою успішного функціонування є створення матеріально-технічної бази: підбір приміщення під офіс, транспортне забезпечення, придбання сучасної оргтехніки (телефони, факси тощо), комп'ютерів, офісних меблів тощо.
Оперативне управління і організація аудиторської діяльності охоплює безпосередньо технологію і техніку проведення перевірок та надання інших послуг. Особливо відповідальним є пошук клієнтури, налагодження постійних контактів з клієнтами-замовниками, своєчасне укладення з ними договорів, розробка поточних графіків обслуговування клієнтів і контроль за виконанням договірних зобов'язань, розподіл виконання договорів між аудиторами з врахуванням їх досвіду і спеціалізації. Одночасно потрібно забезпечити облік виконання договорів щодо виконавців. V спеціальному журналі реєструють дату укладення і номер договору з клієнтами, суму гонорару, дату акта на виконання робіт, прізвище аудитора—виконавця робіт. Ці дані використовують не лише для контролю за виконанням договорів, але й бухгалтерського обліку виконаних робіт і розрахунків з клієнтами-замовниками, нарахування оплати праці аудиторам та ін.
Облік фінансової діяльності забезпечує бухгалтерія фірми. Бухгалтер складає звітність у встановленому порядку, веде облік касових, банківських операцій, а також облік витрат виробництва і фінансових результатів. Дані обліку і звітності систематично аналізують, виявляють відхилення від кошторису, з'ясовують причини перевитрат і приймають відповідні управлінські рішення про усунення негативних наслідків, розробляють заходи до поліпшення організації діяльності фірми.
Невід'ємною функцією управління аудиторською діяльністю на всіх етапах і ділянках роботи є контроль. Він включає спостереження керівників фірми за роботою персоналу, виконанням планів, графіків, кошторисів фірми. Контроль за якістю аудиторських перевірок та інших послуг необхідно здійснювати, керуючись відповідними стандартами і правилами. Тому їх розробка і конкретизація на базі загальноприйнятих і діючих стандартів є відповідальним і особливо важливим завданням. Засобом контролю можуть служити робочі документи аудитора (акти перевірок, розрахункові таблиці, робочі відомості вибірок необхідних даних тощо). На підставі проведеного контролю приймаються відповідні рішення і здійснюються коригуючі заходи.
Мотивація, як етап управління повинна бути спрямована на поєднання особистих інтересів та інтересів фірми з урахуванням перспективи її розвитку.
Вирішальним є фактор оплати праці. Важливе значення має визначення правильного співвідношення між фондами споживання і нагромадження, вибір найефективнішої системи оплати праці. Одночасно потрібно у працівників фірми стимулювати й виховувати інтерес і за іншими критеріями - імідж фірми, можливості розвитку інтелектуальних здібностей та їх реалізація, просування по службі (кар'єра), творчий підхід до роботи, моральне стимулювання і схвалення результатів роботи, забезпечення нормального психологічного клімату у колективі, взаємоповага і виручка тощо.
Ефективне управління аудиторською діяльністю, його систематичне вдосконалення сприятиме підвищенню продуктивності праці аудиторів, забезпечить стабільне становище фірмі і її конкурентоспроможність.