- круг работников, участвующих в формировании информации на предприятии, и наличие у них ответственности за порученное дело;
- наличие упорядоченных взаимоотношений между ними по ведению дел и формированию информации;
- наличие технических средств контроля;
- наличие технологии контроля;
- контролируемые параметры.
Из беседы с работниками бухгалтерской службы установлено, что:
рабочие места бухгалтерии полностью автоматизированы. Все применяемые алгоритмы расчетов по оплате труда соответствуют требованиям нормативной документации;
Из беседы с главным бухгалтером установлено, что:
- контроль за работой расчетной группы осуществляется только на конечной стадии расчетов заработной платы, т.е. при составлении чека и подписания ведомостей на выдачу заработной платы.
- Для составления программы проверки и выбора процедур сбора аудиторских доказательств целесообразно составить вопросник аудитора по выделенным комплексам задач (табл.3).
Таблица 3. "Тесты проверки состояния системы внутреннего контроля и учета расчетов с персоналом по оплате труда»
| № п/п | Содержание вопроса | Вариант ответа | Примечание | |||
| да | нет | нет ответа | ||||
| 1. Соблюдение положений законодательства о труде | ||||||
| 1.2.3.4.5.6.7.8. | Применяются ли типовые формы документов по учету личного состава :Личные карточки (ф № Т-2)Приказ о предоставлении отпуска (ф № Т-6)Приказ о переводе на другую работу (ф №15)Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф № Т-8)Ведутся ли на рабочих трудовые книжкиПроверяется ли отделом кадров соответствие применяемых окладов и разрядов рабочих, установленных в штатном расписанииВедутся ли в отделах табели учета рабочего времени | +++++++ | Штатное расписание сверяет бухгалтерия с данными лицевых счетов | |||
| 2. Учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам | ||||||
| 1.2.3.4.5. | Применяются ли на предприятии утвержденные отделом кадров нормы и расценки по видам работИспользуются ли типовые формы первичных документовОрганизовано ли гашение (проставлением отметки об оплате) первичных документовПрименяются ли ПК для выполнения расчетов по сдельной оплате трудаПрименяются ли наряды на бригаду | ++++ | + | |||
| 3. Учет и начисление повременных и других видов оплат | ||||||
| 1.2. | Ведутся ли расчеты по начислению повременных видов оплат согласно табелю рабочего времениПроверяет ли отдел кадров или внутренний аудитор правильность расчетов по начислениям различных видов оплат | +++ | ||||
| 3. | Применяются ли ПК для выполнения расчетов по начислению заработной платы | |||||
| 4. Расчеты удержаний из заработной платы физических лиц | ||||||
| 1.2..1.2.2.2.3. | Применяется ли ПК для расчета удержанийПроставлены ли в лицевых счетах данные для правильного исчисления удержаний:НДФЛИсполнительных листовПрочих удержаний | ++++ | ||||
| 5. Аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний) | ||||||
| 1.1.11.22.3. | Какие ведутся документы по аналитическому учету: Расчетно-платежные ведомости Лицевые счетаОрганизовано ли архивное хранение документов по аналитическому учету с работающимиПрименяются ли ПК для ведения аналитического учета | +++ | + | |||
| 6, 7. Сводные расчеты по заработной плате, расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с ФОТ | ||||||
| 1.2.3.4. | Имеют ли сквозную нумерацию расчетно-платежные ведомостиСопоставляются ли начисления на оплату труда с данными отчетов по социальному, медицинскому страхованию и пенсионному фондуПрименяются ли ПК для сводных расчетов по оплате трудаИмеются ли на предприятии задержки с расчетами и выплатами по оплате труда | ++ | + | |||
| 8. Расчеты по депонированной заработной плате | ||||||
| 1.2.3. | Ведется ли на предприятии книга учета депонированной заработной платеПроизводится ли отнесение депонированных сумм на сч. 91 «прочие доходы и расходы» по истечении срока исковой давности | +++ | Нет таких случаев | |||
| Применяются ли ПК для расчетов по депонированной заработной плате | ||||||
По данным заполненного теста можно охарактеризовать организацию системы внутреннего контроля на хорошем уровне. Для учета операций по оплате труда применяются ПК, что значительно повышает возможность сопоставления данных. Также по данным теста можно сказать, что организация системы бухгалтерского учета операций по оплате труда отвечает требованиям оперативности и достоверности, но полностью рассчитывать на систему внутреннего контроля нельзя.
Правильность оформления работников проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям и договорам. Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами: Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ).
В рамках этих документов трудовые отношения могут быть оформлены одним из трех основных способов:
1. трудовым договором (контрактом),
2. коллективным договором или
3. договором гражданско-правового характера.
Трудовой договор (контракт) - соглашение между трудящимся и работодателем, по которому одна сторона обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а другая - выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными договорами организации и соглашением сторон. Трудовым договором не могут устанавливаться условия, противоречащие КЗоТ РФ (условия увольнения, установление взысканий, порядок рассмотрения индивидуальных споров, введение материальной ответственности, не предусмотренной ст. 121 КЗоТ РФ).[34]
Трудовые отношения с совместителями также оформляются трудовым соглашением. При этом общая продолжительность рабочего времени в месяц не может превышать половины месячной нормы, предусмотренной для соответствующих категорий работников. В процессе проверки необходимо удостовериться по табелю учета рабочего времени в том, что данная норма соблюдается.
Коллективный договор и другие локальные нормативные акты регулируют трудовые отношения наравне с трудовым соглашением (контрактом). К локальным нормативным актам относятся Положение о системе оплаты труда, Положение о премировании и другие, в которых фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию организации.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключается с физическими лицами, которые могут быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без образования юридического лица. При проверке необходимо выявить суть договора, с тем, чтобы отличить трудовой договор от договора ГПХ, что важно при начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом договоров ГПХ являются определенный результат труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее трудовой договор, подпадает под действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам ГПХ эти льготы не предоставляются.
При проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью организации, а также первичных документов, которыми должны оформляться прием на работу (форма N Т-1), перевод работника из одного структурного подразделения в другое (форма N Т-5), предоставление работнику отпуска (форма N Т-6), увольнение с работы (форма N Т-8). На каждого работника заполняется Личная карточка (форма N Т-2)[7].
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ[36] все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В данное время действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата России "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", которые обязательны для применения юридическими лицами всех форм собственности. Организации при необходимости могут вносить в данные формы, детализирующие и уточняющие изменения, а также дополняющие реквизиты, но основные реквизиты форм должны быть сохранены без изменений. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Налоговые органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц за указанное нарушение.
При проверке документального оформления договоров ГПХ аудитор должен выборочно проверить наличие договоров, заполненных с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также смет, доверенностей и актов выполненных работ. Следует иметь в виду, что если договор с предпринимателем на выполнение работ, требующих лицензии (договор перевозки, договор на оказание аудиторских услуг), заключен при ее отсутствии, то он может быть признан ничтожным
Из применяемых систем оплаты труда в основном применяется сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников предприятия. При повышенной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок (должностных окладов), а при сдельной – правильность применения норм и расценок.
Учет рабочего времени, соблюдение установленного режима работы и начисления заработной платы работающих, состоящих на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.)