По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи технических средств.
По области применения документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.
Типовыеприменяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.
Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых в организациях, выписывается большое число документов, обработка которых требует больших затрат труда бухгалтерских работников.
Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.
Унификация документов — это разработка единых форм документов для учета однородных операций в различных организациях.
Создание унифицированных документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.
Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является вторым этапом учетных работ.
Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах. Они предназначены для систематизации и накопления информации, принятых к учету первичных документов в денежном и (или) количественном выражении. Таблицы могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек, машинограмм.
Регистры предназначены для накапливания, группировки и систематизации по счетам однородных хозяйственных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и используются для составления установленных форм отчетности. Поэтому они должны содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за их ведение.
Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лl1ц, участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.
Арифметическая проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также пр авильности отражения количественных показателей.
Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.
После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.
Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка – это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов. Таксировка - перевод натуральных показателей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы - путем их перечеркивания.
После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименование организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с законом Республики Беларусь от 6.10.1994 г. «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности.
4.2. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ
Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.
Инвентаризация - способ определения фактического наличия имущества (активов) и обязательств (пассивов) путем сверки с данными бухгалтерского учета на определенную дату.
Различают следующие виды инвентаризации: полную, частичную, периодическую, выборочную и необходимую.
Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых органов, при ее проведении проверяется наличие всего имущества организaции. Частичная проверка - в течение года и охватывает какой-либо один вид средств организации (денежные средства в кассе, материалы на складе и т. д.).
Периодическая инвентаризация проходит в конкретные сроки и в зависимости от вида и характера имущества. Выборочная - на отдельных участках производства или у каждого материально ответственного лица, при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности.
Необходимая инвентаризация осуществляется при смене руководителя организации, материально ответственного лица, а также при выявлении фактов хищения, стихийных бедствий.
В соответствии с законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества государственной унитарной организации в аренду, его купле-продаже;
- при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации;
- перед составлением бухгалтерской отчетности;
- при смене руководителя организации или материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
- в случае возникновения непреодолимых сил, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;
- по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на это органов.
Для проведения инвентаризации в организациях создается специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:
- руководитель организации или его заместитель (председатель рабочего органа по проведению инвентаризации);
- главные специалисты по отраслям и производствам;
- руководители структурных подразделений;
- главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом;
- представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.
Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распределяются по группам, за которыми распределяются объекты инвентаризации. Перед инвентаризацией руководитель совместно с главным бухгалтером обязаны:
- за месяц до начала оповестить под расписку всех членов рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов;
- проинструктировать о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.
Материально ответственные лица к началу инвентаризации сдают в бухгалтерию отчеты о движении продуктов и материалов, денежных средств с приложением всех первичных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на (дату)». После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу инвентаризации по учетным данным, а материально ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.
Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. Используются шариковые ручки или чернила, писать следует четко и ясно, не допускаются незаполненные строки. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах и т. д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее - в их сдаче.
По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.