Галина Ермолова, ведущий специалист
В современных условиях хозяйственных отношений, многие организации столкнулись с хроническими неплатежами своих контрагентов. Длительное время накапливается дебиторская задолженность. Самостоятельная работа организации-кредитора с многочисленными должниками, при отсутствии комплексного анализа дебиторской задолженности, может оказаться абсолютно неэффективной. Ненадлежащее оформление деловой и бухгалтерской документации, недостатки ведения бухгалтерского учета, нарушение требований к делопроизводству, оформлению, накоплению и хранению документов строгой отчетности могут привести к тому, что дебиторская задолженность может оказаться нереальной для взыскания, либо по ней может истечь трехлетний срок исковой давности.
При указанном развитии событий организациям рекомендуется (в целях экономии временных, а также денежных ресурсов), прежде чем приступить к взысканию дебиторской задолженности, провести инвентаризацию финансовых обязательств организации. Тем более, эта инвентаризация является первым и очень важным этапом в процессе построения эффективной системы управления дебиторской задолженностью. Ведь только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическому объему обязательств организации, а также установить возможность взыскания дебиторской задолженности в досудебном и судебном порядке.
По результатам инвентаризации специалистами юридического отдела также формируются пакеты документов, необходимых для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке или осуществляется подробный анализ причин невозможности взыскания задолженности, что и является основанием для списания этих сумм.
Таким образом, целями проведения инвентаризации организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» являются:
- проверка полноты отражения в бухгалтерском учете организации всех обязательств;
- установление фактического наличия дебиторской задолженности организации;
- выявление предприятий, которые фактически не являются дебиторами организации;
- подготовка пакетов документов по дебиторам организации, необходимых для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке;
- подготовка предложений по списанию дебиторской задолженности в силу невозможности ее взыскания: в результате отсутствия первичных документов, а также в результате истечения сроков исковой давности и отказа должника от погашения задолженности на основании данного факта;
- приведение данных бухгалтерского учета организации в соответствие с результатами инвентаризации;
- построение в организации эффективной системы управления дебиторской задолженностью.
Порядок проведения – подготовительные действия.
Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. От правильности ее проведения и надлежащего оформления ее результатов зависит и успешность дальнейших мероприятий организации, направленных на внедрение эффективной системы управления дебиторской задолженностью.
Инвентаризация обязательств коммерческих организаций является не только важным общехозяйственным мероприятием, но и элементом учетной политики. Согласно п. 3 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» (далее по тексту Закон), а так же п.п.8 и 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утв. приказом Министерства финансов РФ от 29.07.1998 г. №34н (далее по тексту Приказ) при формировании учетной политики утверждается и порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации.
Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике. Механизм проведения инвентаризации определяется в соответствии с положениями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 г. №49 (далее по тексту Методические указания), а также Закона.
Согласно данным Методическим указаниям инвентаризации подлежат все виды финансовых обязательств. В Положении по ведению бухгалтерского учета уточняется, что под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением тех случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продажи, а также в случаях предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений;
- в случаях стихийных бедствий, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
- при смене руководителя коллектива (в случае коллективной материальной ответственности), при выбытии из коллектива более 50% ее членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива.
Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если
соблюдена процедура ее проведения. Как правило, любая инвентаризация состоит из следующих этапов:
1. подготовительные мероприятия - издание приказа о проведении инвентаризации, назначении инвентаризационной комиссии, определение сроков проведения инвентаризации, определение объема работы (утверждение списка дебиторов), организационное обеспечение деятельности;
2. основной этап деятельности (документальная проверка) - сбор первичной документации, анализ представленных документов, сопоставление данных, истребование дополнительных документов;
3. заключительный этап - оформление результатов инвентаризации, проверка достоверности данных, полученных в результате инвентаризации, согласовательные мероприятия, подписание акта выполненных работ;
4. выводы по итогам инвентаризации - подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации, приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, списание дебиторской задолженности.
При инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» проводится документальная проверка, при которой наличие финансовых обязательств подтверждается непосредственно первичными документами.
В соответствии со ст. 12 Приказа все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (ст. 15 Приказа).
Таким образом, все положения, отраженные в бухгалтерском учете, должны быть подтверждены первичными документами, которые доказывают наличие или отсутствие дебиторской задолженности, а именно:
- договор (или иной документ, из которого можно сделать вывод о том, что между сторонами было достигнуто согласие по выполнению того или иного обязательства),
- документы, подтверждающие выполнение сторонами принятых на себя обязательств (счета – фактуры, платежные поручения, накладные, квитанции в приеме груза, доверенности, акты выполненных работ и т.д.),
- дополнительные документы, отражающие текущее состояние взаимоотношений между сторонами, а также подтверждающие признание одной из сторон наличия задолженности (акты сверок взаиморасчетов, претензионные письма, ответы на данные претензии и т.д.).
Кроме того, в соответствии со ст. 65 АПК РФ: «каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которое оно ссылается как на основание своих требований и возражений…». Следовательно, при взыскании дебиторской задолженности в судебном порядке, необходимо будет предоставить в суд именно первичную документацию, обосновывающую требования кредитора.
Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии:
- постоянно действующая, в организационно-контрольные функции которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период;
- рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
- разовые комиссии – в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости – по проверке и выборочной инвентаризации.