Кроме того, при инвентаризации следует определить просроченную дебиторскую задолженность, то есть задолженность, по которой истек срок исковой давности, установленный законодательством в три года (ст. 196 ГК РФ)[2]. По результатам проведенной инвентаризации просроченная дебиторская задолженность подлежит списанию.
После тщательного анализа собранных первичных документов сотрудники, входящие в состав инвентаризационной комиссии должны сопоставить полученные в результате анализа сведения по характеру взаиморасчетов с организациями – дебиторами и данными бухгалтерского учета.
Окончательным этапам основной деятельности по инвентаризации является письменное истребование у руководителя организации дополнительных документов, необходимых для осуществления инвентаризации финансовых обязательств организации. Данный этап деятельности является необходимым именно в том случае, когда между сотрудниками бухгалтерии и членами инвентаризационной комиссии возникли разногласия по предварительным итогам инвентаризации. В запросе целесообразно указать:
- документы, которые должны быть предоставлены,
- внутренние службы организации, в которых данные документы могут находиться,
- сроки, в течение которых данные документы должны быть предоставлены.
И лишь после получения ответа на вышеуказанный запрос персональный состав инвентаризационной комиссии может преступать к заключительному этапу инвентаризации – оформление ее результатов.
Оформление результатов инвентаризации.
После того, как основной этап деятельности по инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» будет завершен, ответ на запрос о предоставлении дополнительных документов получен сотрудники, входящие в состав инвентаризационной комиссии преступают к заключительному этапу деятельности, а именно окончательному оформлению результатов инвентаризации.
Сведения о фактическом наличии первичных документов, отражающих дебиторскую задолженность организаций и о том, что учтенные финансовые обязательства являются реальными, записываются в инвентаризационные описи, которые должны быть составлены не менее чем в двух экземплярах. Перечень реквизитов инвентаризационной описи и ведомости нормативными документами специально не установлен. В связи с этим, считаем, что к числу таких реквизитов могут относиться:
- наименование документа (инвентаризационная опись, акт и т.п.),
- основания проведения инвентаризации (приказ, распоряжение, договор и т.д.),
- указание, какое именно имущество или обязательство инвентаризируется (дебиторская задолженность),
- местонахождение инвентаризируемого имущества,
- на каких балансовых или забалансовых счетах учитывается инвентаризируемое имущество,
- даты начала и окончания инвентаризации,
- список членов инвентаризационной комиссии.
В соответствии с п. 2.9. Методических указаний инвентаризационные описи могут заполняться как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. В последнем случае описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Согласно п. 2.10. Методических указаний инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии.
Кроме того, по результатам инвентаризации дебиторской задолженности составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами[3]. В данном акте должна быть отражена информация по всем организациям-дебиторам, по которым инвентаризировались первичные документы. Акт, также как и инвентаризационная опись, должен быть подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе - наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом наличии финансовых обязательств, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации.
После оформления результатов инвентаризации сотрудники, входящие в состав инвентаризационной комиссии передают руководителю отчет об итогах инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность». При передаче вышеуказанного пакета документов целесообразно составлять акт приема – передачи документации.
Выводы по итогам инвентаризации.
В соответствии с п.5 ст. 8 Закона все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков и изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – в годовом бухгалтерском отчете.
Выявленные в результате инвентаризации первичные документы, подтверждающие, что организация фактически не является дебитором, подлежат оприходованию по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Дебиторская задолженность, которая не оплачена покупателями в срок и по которой предположительно организация не получит заемные средства, называют сомнительной или безнадежной. Исходя из общепринятой практики признания задолженности безнадежной, можно выделить ряд явных индикаторов частичной или полной невозможности погашения долга:
- банкротство должника;
- ликвидация предприятия – должника;
- исчезновение должника;
- наличие нескольких неудачных попыток взыскания задолженности;
- вынесение постановления об окончании исполнительного производства;
- истечении срока давности по долгу.
В соответствии со ст.77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном ст. 70 настоящего положения.
Безнадежные долги представляют собой одну из основных проблем для организации. Налогоплательщик вправе создавать резервы по сомнительным долгам в порядке, предусмотренном ст. 266 НК РФ. Суммы отчислений в эти резервы включаются в состав внереализационных расходов на последний день отчетного (налогового) периода. Сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последний день отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности. При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ. Расходы в целях налогообложения прибыли должны быть обоснованны.
По нашему мнению, экономическая оправданность создания резерва по сомнительным долгам в целях налогообложения прибыли должна пониматься в том смысле, что создание данного резерва должно быть нормально необходимым и обусловленным отсутствием у организации-кредитора специальных средств, позволяющих кредитору оперативно влиять на должника, побуждая последнего к надлежащему исполнению своего обязательства, в том числе погашению дебиторской задолженности.
Закрепив в учетной политике предприятия создание резерва по сомнительным долгам, организация:
- во-первых, регулярно проводит инвентаризацию дебиторской задолженности на отчетный (налоговый) период;
- во-вторых, законно минимизирует налог на прибыль, что позволяет усилить контроль за дебиторской задолженностью и высвободить оборотные денежные средства.
Таким образом, отчет об итогах инвентаризации дебиторской задолженности организации, если при его составлении соблюдены все необходимые законодательные требования, является основанием для списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, а также задолженности нереальной для взыскания.
В заключении хотелось бы отметить, что работа по инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность», является первичным и очень важным мероприятием для организации, стремящейся построить эффективную систему управления дебиторской задолженностью.
Наряду с такими методами управления, как построение оптимальной для организации договорной работы, применение инструментов по урегулированию просроченной задолженности, по снижению рисков неплатежа, по внедрению информационных систем и т.д., инвентаризация финансовых обязательств организации, несомненно, приведет к снижению рисков неплатежей со стороны недобросовестных контрагентов, обеспечит увеличение конкурентоспособности организации, минимизирует затраты на обслуживание заемного капитала, увеличит фактическую выручку, рентабельность и ликвидность оборотных средств, а значит и финансовую устойчивость компании.
Список литературы
[1] Уступка права требования является одним из способов перемены лиц в обязательстве, который законодательно регулируется главой 24 ГК РФ.
[2] Здесь необходимо учитывать, что ст. 196 ГК РФ установлен общий срок исковой давности, однако для некоторых обязательств законом могут быть установлены и иные сроки (ст.197 ГК РФ).
[3] Унифицированная форма №ИНВ-17 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88.