На рабочем месте расчетчика основным направлением аналитического учета является организация учета начислении по каждому конкретному работнику.
В настоящее время на предприятиях и в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета: по расчетно-платежным ведомостям, раздельно по расчетным и платежным ведомостям и по составленным машинным способом листкам «расчет заработной платы» (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.
Первые два варианта используются в условиях ручной обработки документации, а последний - в условиях автоматизации учета.
В СПК «Степное» применяют отдельно расчетные и платежные ведомости.
В соответствии с действующим Трудовым Кодексом заработная плата может выдаваться работающим два раза в месяц, в сроки, установленные в коллективном договоре.
Если заработная плата выдается два раза в месяц, то за его первую половину либо выдается аванс, либо делается полный расчет. Чаще выдается аванс. Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в процентном отношении к окладу или средней заработной плате за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной за соответствующий период. Обычно аванс устанавливается на уровне 40% от месячного заработка, учитывая, что удержания составляют примерно 10 процентов от начисленной суммы. В анализируемом предприятии аванс не выплачивается.
Многочисленные документы по учету выработки и заработной платы поступают в бухгалтерию или на вычислительный центр из производственных подразделений по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.
Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный лист - та же расчетная ведомость только на одного человека).
Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:
- табель учета использования рабочего времени;
- накопительные карточки заработной платы. Такая карточка используется для исчисления заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника на месяц. В нее из нарядов, маршрутных листов или других документов переносится заработок за тот или иной период, например, за день;
- справки-расчеты на отдельные виды доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;
- исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;
- платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.
Платёжная ведомость составляется по структурным подразделениям СПК «Степное».
В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки:
табельный номер, Ф.И.О., сумма к выдаче, расписка в получении.
Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором открыт их личный счет.
Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.
Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.О. работника специальным штампом иди от руки делается отметка «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими.
На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы выданной наличными и депонированной заработной платы.
На депонентские суммы составляется реестр невыданной заработной платы.
Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.
Вся, не выданная в указанные сроки заработная плата, подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты и обязан выдать их по первому требованию предприятия.
В бухгалтерии предприятия учет депонентских сумм ведется в Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год. Учет ведется в разрезе производственных подразделений (цехов, отделов). Сумма задолженности по невиданной заработной плате числится в учете и течение трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных операций. Возможно, организовать учет депонированной заработной платы и на основании реестров не выданной заработной платы, в которых предусмотрены для этого соответствующие графы.
Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным ордером, либо выполняющей его функции отрезной частью листка книги учета депонированных сумм. Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется либо расходным ордером, либо платежной ведомостью.
В специальных графах документа записываются суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы по её видам, а также указываются начисленные пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, премии за счёт фондов экономического стимулирования. После подсчёта общей суммы, начисленной за месяц, в ведомости отражают также суммы удержаний в бюджет, по исполнительным листам и другие виды удержаний. Затем определяют сальдо на конец месяца по каждому работнику и суммы, подлежащие выплате. Расчётно-платёжная ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем.
При выдаче из кассы заработной платы составляют платёжную ведомость, где записывают Ф.И.О. работника, его табельный номер и суммы к получению. В ведомости должны быть подписи руководителя хозяйства и главного бухгалтера, разрешающие выдачу денег из кассы. Деньги из кассы выдаёт кассир под расписку получателя или по доверенности. Неполученная в сроки заработная плата относится в счёт расчётов с депонентами. В платёжной ведомости в этом случае против фамилии лица, не получившего сумму, ставится отметка «депонировано». О выданной из кассы сумме заработной платы делаются соответствующие отметки в расчётно-платёжных ведомостях. Расчётно-платёжная ведомость, составленная на отделениях и в других подразделениях, подписывается управляющим отделения или руководителем подразделения и бухгалтером. После проверки главным бухгалтером ведомость утверждает руководитель хозяйства.
Аналитический учёт расчётов с депонентами по суммам своевременно не выданной оплаты труда ведут в ведомости учёта депонированной оплаты труда.
Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и др. выплаты), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачу причитающихся сумм работникам. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате.
Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме учета ограничиваются следующими журналами-ордерами:
- оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журнале-ордере № 10. В нем отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции, т.е. отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26 и в кредит 70, а также отнесенные в дебет счетов 08,69,91.
- оборот по дебету счета 70, т.е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находит отражение в журнале - ордере № 1 - суммы ранее выданного аванса (кредит счета 50), в журнале – ордере № 8 -суммы удержанных налогов (сч.68), погашение ранее предоставленных займов и кредитов (сч.73), а также алименты и прочие платежи (сч. 76).
Обобщающим реестром, в котором группируются все затраты производства по объектам учёта затрат для калькуляции себестоимости, являются лицевые счета подразделений (производственный расчёт) и сводные лицевые счета по хозяйству в целом.
В лицевых счетах затраты группируются по установленным статьям, но поскольку они различны, в лицевых счетах их записывают от руки. Также, в лицевых счетах обеспечивается группировка по видам производства, объёмам затрат и корреспондирующим счетам.
Сводные лицевые счета по хозяйству в целом составляют при наличии нескольких однородных подразделений (растениеводство, животноводство).
Таблица 3.1. Хозяйственные операции по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в СПК «Степное»
С-до по Кт сч.70 на 1.01.2004 г. 1033тыс. руб.
| Содержание хозяйственных операций | Сумма, тыс.руб. | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Начислена зарплата: | |||
| работникам растениеводства | 1242,0 | 20/1 | 70 |
| работникам животноводства | 355,0 | 20/2 | 70 |
| работникам подсобных промышленных предприятий | 146,0 | 20/3 | 70 |
| работникам вспомогательных производств | 163,0 | 23 | 70 |
| общепроизводственному персоналу | 234,0 | 25 | 70 |
| общехозяйственному персоналу | 170,0 | 26 | 70 |
| работникам обслуживающих производств | 82,0 | 29 | 70 |
| работникам, занятым на прочих работах | 192,0 | 97,44 | 70 |
| Начислены пособия по временной нетрудоспособности | 56,0 | 69 | 70 |
| Начислены отпускные | 288,0 | 20,96 | 70 |
| Итого: | 2928,0 | - | - |
| Удержано из заработной платы: | |||
| налог с доходов физических лиц | 382,0 | 70 | 68 |
| проф. взносы | 28,7 | 70 | 76 |
| сберкасса | 8,2 | 70 | 76 |
| по исполнительным листам | 76,7 | 70 | 76 |
| Выдана заработная плата | 2008,7 | 70 | 50 |
С-до по Кт сч.70 на 1.01.2005 г. 347 тыс. руб.