Как показывает практика, значительная утечка коммерческой информации происходит в ходе ведения переговоров. Это объясняется разными причинами: неверно понимаемый престиж, неумение правильно отрекламировать свою продукцию и т. д. Большую роль играет умение ведения переговоров. Сотрудник должен четко знать, какую информацию он имеет право сообщить партнеру по переговорам, а какую - нет. Необходимо учить проведению рекламы по методу "черного ящика", т. е. можно сообщить параметры изделия, полученный результат, а как он получен - секрет фирмы. Сотрудник должен понимать, что от успешно проведенных переговоров зависит не только процветание фирмы, но и его личное благополучие.
Ключевая роль в структуре подразделения, занимающегося защитой коммерческой тайны, должна отводиться аналитической службе. Современное предприятие, функционирующее в условиях рыночной экономики, разумеется, не может позволить себе засекречивать всю информацию. Это слишком дорого и невыгодно: определенная часть сведений должна использоваться в рекламе, к тому же большое количество засекреченных материалов создает помехи в работе.
В то же время специалисты в области стратегического планирования и управления производством относят сбор информации о конкурентных фирмах и компаниях к обычному маркетингу, также как и информацию о потенциальных потребителях, репутации фирмы, государственном регулировании на рынке и т. п.
Существуют три основных направления сбора информации.
I. Информация о рынке:
29. цена, условия договоров, спецификация продукта, скидки;
30. объем, тенденция и прогноз сбыта конкретного продукта;
31. доля на рынке и тенденция ее изменения;
32. рыночная политика и планы;
33. отношение с потребителями и репутация;
34. численность и расстановка торговых агентов;
35. каналы, политика и методы сбыта;
36. постановка рекламы.
II. Информация о производстве продукции:
29. оценка качества и эффективности;
30. номенклатура изделий;
31. технология и оборудование;
32. уровень издержек;
33. производственные мощности;
34. способ упаковки;
35. доставка;
36. размещение и размер производственных подразделений и складов;
37. возможности проведения научно-исследовательских работ.
III. Информация об организационных особенностях и финансах:
• выявление лиц, принимающих ключевые решения;
• философия лиц, принимающих ключевые решения;
• программы расширения и приобретений;
• главные проблемы и возможности их решения;
• программа проведения научно-исследовательских работ.
Приведенные направления охватывают практически все аспекты деятельности предприятия, фирмы или компании. И пытаться защитить коммерческую тайну, накладывая ограничения на доступ к информации по перечисленным направлениям, вряд ли возможно, но оказывать противодействие соперникам по конкурентной борьбе на рынке просто необходимо. Вот здесь-то аналитические подразделения и должны сыграть свою роль в определении ключевой информации, выявлении возможных каналов утечки, поиске путей ее защиты.
С формированием в Россиирыночных отношений руководители частных фирм явнее других работодателей осознали значение квалифицированного персонала для развития и процветания своих компаний. Важную роль в оценке пригодности кандидата на вакантную должность стал играть уже не только уровень профессиональной подготовки, но и моральные качества работника.
На какие вопросы работодатель обычно желает получить ответ:
• не имеет ли кандидат на вакантную должность вредных наклонностей (алкоголизм, наркомания);
• но скрывает ли сведения о совершенных в прошлом уголовно наказуемых деяниях;
• верно ли сообщил данные о прежних местах работы;
• лоялен ли по отношению к руководству фирмы;
• не имеет ли каких-либо связей с конкурирующими фирмами;
• не вынашивает ли криминальные замыслы.
Эффективность использования полиграфа для получения ответов на эти и другие подобные вопросы подтверждается как на Западе, так и уже имеющимся опытом в отечественном бизнесе.
Помимо проверки на благонадежность сотрудников коммерческой фирмы, получающих доступ к государственным секретам, контрразведывательные органы формируют систему безопасности фирмы, включая программу защиты, вводят ее в штат своих сотрудников.
Наша экономика находится лишь на этапе становления рыночных отношений, поэтому для коммерческих структур, не связанных с выполнением оборонных заказов, состояние защиты от промышленного шпионажа выглядит удручающим.
Что можно рекомендовать руководителю, начинающему создавать систему безопасности па своей фирме? Прежде всего, знать, что это обойдется недешево. Поручить создание системы безопасности профессионалам, только им, и никому более. Сразу же следует подумать о безопасности наиболее важных секретов, утечка которых способна нанести ущерб, значительно превышающий затраты на их защиту. При этом надо установить:
• какая информация нуждается в защите;
• кого она может заинтересовать;
• каков "срок жизни" этих секретов;
• во что обойдется их защита.
Затем следует подготовить план по охране коммерческой тайны. Основываясь на зарубежном опыте, он должен состоять из двух разделов:
• предотвращение похищения секретной информации;
• предотвращение утечки секретной информации. Для этого требуется:
• определить, какая коммерческая информация является секретом фирмы;
• установить места ее накопления;
• выявить потенциальные каналы утечки информации;
• получить консультацию по перекрытию этих каналов у специалистов;
• проанализировать соотношение затрат по использованию различных систем, обеспечивающих защиту секретной информации, и выбрать наиболее приемлемую;
• назначить людей, ответственных за каждый участок этой системы;
• составить график проверки состояния дел на участках. Система обеспечения безопасности фирмы включает в себя следующие организационные мероприятия:
• контроль помещений и оборудования (обеспечение безопасности производственных и конторских помещений, охрана фото- и иного копировального оборудования, контроль за посетителями);
• работа с персоналом (беседы при приеме на работу, ознакомление вновь принятых с правилами защиты информации, обучение сохранению коммерческой тайны, стимулирование соблюдения коммерческой тайны, работа с сотрудниками, подозреваемыми в хищении секретной информации, беседы с увольняющимися);
• организация работы с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов других фирм);
• работа с конфиденциальной информацией, накопленной в компьютерах фирмы (создание системы защиты электронной информации от несанкционированного доступа, обеспечение контроля за пользованием ЭВМ);
• защита коммерческих тайн фирмы в процессе заключения контрактов (здесь важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе).
Вышеизложенный план является примерным. Однако, во всех случаях защиты коммерческой тайны необходимо обратить особое внимание на документы, поскольку в нашей стране основные объемы коммерческой информации хранят в документах.
Руководитель должен упорядочить процессы фиксации секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя.
При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует соблюдать определенные правила, которые сводятся к нижеследующим:
• строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к секретным документам;
• назначение ответственных лиц за контролем секретного делопроизводства и наделение их соответствующими полномочиями;
• разработка инструкции (памятка) по работе с секретными документами, ознакомление с ней соответствующих сотрудников фирмы;
• контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;
• введение системы материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к секретной информации;
• внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;
• личный контроль со стороны руководителя фирмы за службами внутренней безопасности и секретного делопроизводства.
Существуют различные способы ведения секретного делопроизводства, которые направлены на предотвращение утечки содержащихся в документах коммерческих секретов. Как уже было указано выше, документы, содержащие коммерческую тайну, подразделяются по степени, секретности имеющейся в них информации и снабжаются соответствующим грифом секретности.
Грамотно поставленная работа с документами поможет защитить их от постороннего глаза. Не следует держать на столе сразу несколько документов, до к тому же различных по степени значимости.
При работе с документами не отлучайтесь из комнаты, а если приходится выходить, то не забудьте закрыть дверь.
Посторонних к документам допускать не следует. Документы, которые правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиденциальных бумаг. По окончании работы наиболее важные документы убираются в сейф, менее важные - в специальные контейнеры. Те и другие следует опечатать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности фирмы.
При пересылке документов следует иметь в виду, что использование телемониторов-игл позволяет через не проклеенные уголки конвертов прочитать содержимое делового письма, не вскрывая его. Поэтому конверты с документами целесообразно дополнительно проклеить скотчем.