Приведенный выше текст соглашения о сохранности коммерческой тайны, по мнению юристов, оставляет многие вопросы без ответа. На практике для охраны коммерческой тайны фирмы ее служащими как во время работы в ней, так и после увольнения, используются более детально проработанные соглашения. Важно, чтобы условия сохранения коммерческой тайны бывшим сотрудником фирмы были реальными по времени, оставляя ему возможность подыскать достойно оплачиваемую работу.
Использование контрактов о сохранении коммерческой тайны позволяет обеспечить формальную юридическую защиту коммерческой информации, к которой имеет или имел доступ персонал фирмы.
Однако коммерческие тайны полностью или частично могут стать известны деловым партнерам вашей фирмы в процессе обмена с ними необходимой для совместной работы информацией. Следовательно, они должны принять на себя обязательства по защите ваших коммерческих тайн, равно как и вы должны поступить таким же образом в отношении их. Это традиционная для делового мира практика, но и она должна подкрепляться письменными обязательствами.
Соглашение о сохранности коммерческой информации[14]
Здесь и далее "Доверяющий" или Ваше имя, здесь и далее "Доверенный" желают рассмотреть возможность для чего необходимо, чтобы Доверенный имел доступ к информации о ______________________________.
Эта информация составляет коммерческую тайну Доверяющего и раскрывается только в заранее оговоренных целях. Доверенный обязуется сохранять в секрете эту информацию и не использовать ее в других целях. Доверенный обязуется ознакомить под роспись с этим Соглашением всех своих сотрудников, которые получат доступ к данной информации. По окончании переговоров (или сотрудничества) Доверенный сразу же вернет все материалы, содержащие данную информацию, Доверяющему.
Это соглашение не относится к информации, законным владельцем которой является Доверенный, или информации, полученной им у третьих лиц.
Дата
Подписи
Готовя документы на приобретение каких-либо товаров или услуг, размещая заказы на них, следует в соответствующих соглашениях или договорах обязательно указать, что продавец (поставщик) обязуется содержать в секрете всю предоставленную ему в связи с данным заказом вашу информацию. По исполнении заказа все документы фирмы, содержащие секретную информацию, он обязуется возвратить во взаимообусловленные сроки.
Рекомендуется на документах с конфиденциальной информацией, адресуемой поставщикам фирмы, ставить штамп, который свидетельствовал бы о том, что изложенные в документе сведения являются частной собственностью фирмы и требуют соответствующей защиты и своевременного возвращения владельцу.
Соглашение о сохранении коммерческой информации следует подписать и с теми партнерами, которые предоставляют фирме разного рода сервисные услуги (ремонт оборудования, уборка помещений и т. п.).
Если фирма прибегает к услугам торговых посредников или нанимает торговый персонал, то и в этом случае единственной возможностью сохранения коммерческих секретов будет подписание с ними соответствующего контракта.
Нет иных путей для сохранения коммерческих секретов производимой (реализуемой) фирмой продукции (товаров) в общении с контрагентом, кроме как заключение соответствующего соглашения о сохранении коммерческой тайны. Такие сведения могут быть нужны ему, например, для того, чтобы оценить ваши возможности по наращиванию производства данного вида продукции (товара), и краткое соглашение о сохранении тайны заставит его беречь полученную информацию.
Таким же образом охраняются коммерческие тайны третьей стороны, в частности вашего поставщика.
Деловые партнеры могут высказать пожелание о предоставлении им всей коммерческой информации для оценки реального состояния ваших дел. На предварительной стадии обсуждения сделки следует воздерживаться от детального обсуждения вашей охраняемой информации. Это возможно лишь после подписания соглашения о сохранении тайны.
В целом же защита коммерческих тайн фирмы в общении с дружественными, лояльными лицами, или же занимающими по отношению к вашему бизнесу нейтральную позицию, осуществляется на основе заключения соответствующих соглашений, прямо предписанных в нормах права, либо так или иначе основанных на них.
Даже тщательно охраняемые тайны фирмы могут стать известны вашим конкурентам из обычных публикаций для широкой публики, если пустить это дело на самотек. Поэтому один из сотрудников должен предварительно просматривать готовящиеся к печати брошюры, рекламные объявления, пресс-релизы и иные материалы, предназначенные для симпозиумов, конгрессов, выставок, а также выступления, научные и иные публикации сотрудников вашей фирмы. Он должен руководствоваться простым, но достаточно эффективным правилом, суть которого состоит в том, чтобы в максимально возможной степени раздробить, разобщить по времени и по авторам ту строго охраняемую коммерческую- информацию, без которой невозможно опубликование упомянутых выше работ. Все это существенно препятствует сбору секретной информации о фирме конкурентами или недоброжелателями. Конечно, этот барьер преодолим, но лишь посредством очень больших затрат.
Трудно найти золотую середину между стремлением сохранить коммерческую тайну и желанием использовать в рекламных целях наиболее впечатляющие данные из строго охраняемой информации, особенно те из них, которые, несомненно, помогли бы расширить сбыт производимых товаров и услуг.
Рассмотрим теперь вопрос о том, где и как предприниматель может получить необходимые ему сведения о клиентах и конкурентах, дающие ему возможность нормально работать в условиях рыночной экономики. Известно, что обладание такими сведениями по суки своей есть один из элементов системы превентивных мер по борьбе с промышленным шпионажем.
В капиталистических странах сведения о клиентах принято считать не коммерческой тайной фирмы, а, скорее, ее капиталом. Поэтому список клиентов фирмы и иные сведения о них составляются, в первую очередь, усилиями руководителя и эта информация не доверяется даже его ближайшему окружению.
На каждого клиента фирмы накапливается информация, где отражаются его привычки, характерные черты поведения, его интересы в личной жизни, о предоставляемых ему фирмой привилегиях. Отражаются сведения о его требованиях к качеству и количеству товаров и услуг, какие режимы доставки товаров применялись, какова периодичность поставок, сведения об особенностях платы и иных специфических чертах контрактов с данным клиентом. Здесь отражаются те сведения, которые определяют прибыльность всей операции с ним, какие предполагаются объемы сделок, частота поставок.
Сведения о деятельности фирмы и ее руководителях собирают в различных экономических газетах и журналах, справочниках, выпытывают у биржевиков, покупают у частных детективов.
Осведомленность о наиболее выгодных клиентах конкурента дает шанс победить в состязании с ним, если вам удастся "переманить" его клиентуру. Здесь на первый план выступает персонифицированная информация о клиентах, сведения о симпатиях и антипатиях, об их привязанностях, дружеских связях в среде предпринимателей и их конкурентах, которые влияют на принятие ими решений о поддержке деловых отношений с вашей фирмой или об их прекращении.
Сбор информации о клиентах и конкурентах должен быть упорядочен самым тщательным образом, и эта информация должна находиться только у руководства фирмы.
Сотрудники фирмы, продвигающие на рынок ее продукцию, должны представить письменные отчеты о конкретных клиентах по каждому факту продаж. В этих отчетах должны быть отражены перспективы будущих сделок.
Если вашей фирме по силам затраты на содержащие аналитического отдела, изучающего конъюнктуру рынка, клиентов, конкурентов, то и в этом случае следует распределять такого рода конфиденциальную информацию среди сотрудников.
Документация об этом должна быть строго секретной, а персонал, работающий с ней, должно соблюдать правила обращения с секретными документами. Все служащие, работающие непосредственно с клиентами, должны дать письменные обязательства сохранять коммерческие тайны фирмы.
Аналитический отдел или отдел маркетинга, изучая клиентов, должен одновременно собирать и анализировать сведения о конкурентах. Для этого должна быть разработана программа действий каждого сотрудника отдела. Следует четко знать, какие сведения надо получить и где они концентрируются. Кто и каким образом может добыть эти сведения с наименьшими затратами. Какие трудности могут возникнуть при этом и как их следует преодолевать. Обязательно следует фиксировать: где, когда и как получена данная информация, кем конкретно и что по ней сделано.
В наших условиях добывание достоверной информации о клиентах и конкурентах - предмет постоянной головной боли. Рынок, его информационные структуры - еще в стадии формирования, притом на самых первых ступенях. По этой причине решение проблемы, вероятнее всего, может осуществляться:
• собственными силами (создание отделов маркетинга, изучения спроса и т. п.);
• получением за плату нужной информации у тех коммерческих структур, которые ею располагают (банки, страховые компании, биржи-, частные детективные агентства и т. п.);
• обращением за помощью, разумеется, платной, к службам промышленной контрразведки, к частным сыскным агентствам и т. п.
Предприниматель осуществляет выбор сам, но в любом случае выбор этот потребуется сделать, потому что система превентивных мер, обеспечивающая безопасность фирмы, без исчерпывающей информации о ее клиентах и конкурентах существовать не может, а сама фирма в таких условиях обречена на проигрыш в конкурентной борьбе.