Облік і аналіз активів в бухгалтерському обліку (стр. 20 из 23)

Перенесення проводок дозволяє імпортувати дані, підготовлені в інших чи програмах створені на інших комп'ютерах.

На підставі введених проводок програма формує звітність: оборотно-сальдову відомість по рахунках і/чи субрахункам; шахматку; аналіз рахунка, що містить підсумки по кореспонденціях цього рахунка з усіма рахунками; обороти рахунка. утримуючий сальдо й оборот по дебету і кредиту рахунка й оборот з іншими рахунками за зазначені місяці чи квартали; журнал-ордер і відомість по рахунку, що виводить ті ж дані, що оборот рахунку, але в деталізації по датах чи навіть по окремих проводках; зведені проводки – підсумки по усіх використовуваних кореспонденціях; аналіз рахунка по датах – залишки, обороти і кореспонденції з іншими рахунками за кожну дату звітного періоду; звіт по журналі операції – вибірка проводок з журналу операції по визначених рахункам, кореспонденціям і іншим ознакам; карточку рахунка – усі проводки з даним рахунком – дозволяє одержати касову книгу, виписку з банку і т.д.

Документи можуть містити зведення за місяць, квартал, чи рік будь-який інший період часу. Програма надає можливості по створенню звітів довільної форми. У комплект постачання входить набір звітів для податкової інспекції: баланс, додатки до нього, розрахунки податків і т.д.

При найпростішому використанні „1С: Підприємства” бухгалтер може обмежитися тільки веденням синтетичного обліку. При цьому він може вводити проводки і на їхній основі одержувати оборотно-сальдові відомості, картки рахунків, головну книгу, касу, обробляти банківські документи, друкувати платіжні документи і видавати звіти для податкових органів. Однак цілком можливості програми „1С: Підприємство” розкриваються при веденні аналітичного обліку. У цьому випадку в програмі передбачена можливість відслідковувати розрахунки з конкретними покупцями і постачальниками, враховувати наявність і рух товарів і основних засобів, виконання договорів, розрахунки по зарплаті і з підзвітними особами і т.д. Варто відмітити, що в „1С: Підприємстві” синтетичний і аналітичний облік тісно пов'язані один з одним. Так, при введенні проводок програма запитує реквізити як синтетичного, так і аналітичного обліку. Користувач може з однаковою легкістю одержувати звіти як по синтетичному, так і по аналітичному обліку.

„1С: Підприємство” дозволяє розділити роботу між декількома бухгалтерами, що працюють на різних комп'ютерах. За допомогою засобів переносу проводок усі введені проводки можуть бити скопійовані на комп'ютер, на якому підводяться підсумки і формується звітність.

Для підвищення зручності роботи користувачів „1С: Підприємство” включає: систему контекстної допомоги з описом можливих дій у кожнім режимі; меню дій, що містить зведення про дії, доступних у поточному режимі і що дозволяє вибрати кожне з них; функцію ведення страхових (резервних) копій інформації; засобу ведення архіву документів; убудований текстовий редактор і редактор документів довільної форми (що дозволяє використовувати в документах різні шрифти, рамки, заливання і т.д.); калькулятор з можливістю використання в ньому залишків і оборотів по рахунках і субконто; табло і табло рахунків, що дозволяють відслідковувати потрібні зведення (підсумки, обороти і т.д.) у процесі роботи.

5.5 Постановка задачі обліку активів

Розглянемо реалізацію в комп’ютерній бухгалтерії обліку активів на прикладі обліку виробничих запасів.

В бухгалтерському обліку надходження виробничих запасів, їх рух та витрачання оформлюються одними і тими ж документами та відображаються ідентичними господарськими операціями.

Для обліку запасів у типовій конфігурації, відповідно до інструкції №291, призначений 2-й клас рахунків (додаток10), який містить рахунки для відображення оборотних матеріальних активів підприємства, що перебувають на різних стадіях операційного циклу. Усі рахунки є активними. За дебетом цих рахунків відображається надходження запасів, за кредитом – їх вибуття.

Настройка плану рахунків типової конфігурації передбачає ведення кількісного обліку на всіх субрахунках рахунку 20. Аналітичний облік на кожному субрахунку ведеться в трьох незалежних розрізах: по виду оборотних активів (“Номенклатура”), по матеріально-відповідальним особам („Співробітники”) і по документам (“Документ”).

Важлива особливість настройки аналітичного обліку – типова конфігурація передбачає ведення обліку на рахунку 20, як в кількісному, так і в натуральному виразі.

Перевірити це можна звернувшись до плану рахунків в режимі конфігурування. Якщо по черзі звернутися до кожного виду субконто, прикріпленого до рахунку, то можна впевнитися, що для кожного виду субконто встановлено два признаки: „Учт по сумме” і „Учт по количеству”.

В користувача, в залежності від особливості організації ведення обліку матеріалів, є широкі можливості по реорганізації існуючої системи аналітичного обліку. Для цього необхідно виконати такі дії: створити новий довідник; створити новий вид субконто, тип якого визначити як відповідний довідник; в настройці робочого плану рахунків для рахунку 20 встановити в якості одного із аналітичних при знаків – відповідний субконто.

Облік малоцінних і швидкозношуваних предметів ведеться на рахунку 22, на якому передбачений кількісний облік та аналітичний облік в розрізі номенклатури та матеріально-відповідальних осіб.

Кожному використаному для організації аналітичного обліку матеріалів і МШП виду субконто відповідають однойменні довідники. Довідники мають такі найбільш важливі характеристики: довідники є трирівневими; довідники незалежні; кодування елементів здійснюється незалежно всередині кожної групи; тип коду – числовий; для введення і редагування елементів передбачена спеціальна форма діалогу.

Якщо на підприємстві є встановлена номенклатура матеріалів і МШП, то дані про ці об‘єкти обліку доцільно ввести в довідник „Номенклатура” заздалегідь, до введення господарських операцій. Допускається введення даних про придбані матеріали і МШП безпосередньо в процесі введення господарських операцій і документів.

Довідник містить в собі інформацію про номенклатуру товарно-матеріальних цінностей з якої працює підприємство (товари, матеріали, паливо, готова продукція та інше). Використовується для ведення аналітичного обліку та в більшості документів конфігурації. У формі довідника можна викликати параметри конкретного елемента номенклатури, які є в довіднику, або створювати нові види номенклатури.

При створенні нові одиниці номенклатури у вікні необхідно ввести такі параметри: код (формується автоматично), скорочена назва товарно-матеріальних цінностей; повна назва номенклатури; в графі вид ТМЦ вибирається відповідний вид (послуга, товар, матеріал тощо); реквізит ПДВ визначає ставку податку для автоматичної обробки, реквізит одиниця виміру вводиться із довідника „Класифікатор одиниць виміру”, якщо необхідної одиниці виміру немає, то її можна створити у довіднику; в реквізит „Прибуткова ціна” вводиться вартість одиниці номенклатури, як правило документом, що виконує прибуткування; реквізит „Ціна реалізації” визначає звичайну ціну, по якій планується продавати відповідний товар чи матеріал. Додатково можна вказувати валюту ціни реалізації, за якою буде вестися облік. В додатку приведено сформовану структуру довідника „Номенклатура” для ведення виробничих запасів в ТОВ „Лан”.

Облік придбання запасів тісно пов'язаний з обліком ПДВ. У зв'язку з операціями з придбання товарів, робіт, послуг у платників ПДВ виникає право на податковий кредит. При цьому датою виникнення права на податковий кредит є перша з подій, визначених п. 7.5 ст. 7 Закону про ПДВ. Для коректного обліку податкового кредиту необхідно точно визначати дату виникнення першої події для кожної операції придбання, яка в загальному випадку може містити часткові оплати і (або) надходження. Прийнятий у конфігурації механізм обліку розрахунків з контрагентами в розрізі окремих операцій дозволяє це робити автоматично.

У конфігурації замовленням зазвичай є перший документ у ланцюжку документів, що відображає операцію придбання або продажу. У поданих нижче прикладах ланцюжків документів, що супроводжують операції придбання, перший документ є замовленням, на яке мають посилатися інші (рис. 1).

Рис. 1. Приклади ланцюжків документів, що супроводжують операції придбання запасів.

У цьому випадку програма автоматично відстежуватиме першу подію при обліку ПДВ.

Документи, якими в конфігурації може відображатися надходження запасів і формування їх первісної вартості: „Прибуткова накладна”, „Авансовий звіт”. Розглянемо порядок відображення операції придбання запасів (інструменту) підприємством ТОВ „Лан” в комп’ютерній бухгалтерії:

1. Для реалізації задачі використовується документ „Прибуткова накладна”, який можна викликати із меню „Документи – Складські документи – Прибуткова накладна”.

2. Після звернення до документу на екрані розвернеться вікно з його діалоговою формою. В заголовочну частину вводяться обов’язкові реквізити. Дата і номер документу проставляються автоматично.

3. В табличну частину документу вводяться дані про кожний предмет, який необхідно оприбуткувати.

4. Після введення всієї необхідної інформації документ зберігають натиском кнопки „Ок”, підтверджують необхідність його збереження і проведення.

В програмі передбачено створення паперового варіанту документу „Прибуткова накладна”. Для його отримання натискують екранну кнопку „Документ” в електронній формі (додаток 11).

В результаті введення документу в довіднику „Номенклатура” три з’явиться записи про об’єкти, що надійшли. В довіднику вказується покупна вартість без ПДВ (додаток 12).