– Принцип системності. Необхідно встановлювати такі зв’язки між структурними елементами системи, які забезпечують її сумісність та взаємодію з іншими системами. Отже, усі зв’язки, елементи, функції та проблеми управління й діяльності мають розглядатися як єдине ціле.
– Принцип розвитку (відкритості).Програмне забезпечення має створюватися з урахуванням можливостей поповнення й оновлення її функцій та складу без порушення функціонування ПЗ.
– Принцип стандартизації. Під час створення систем мають бути раціонально застосовані типові, уніфіковані й стандартизовані елементи, проектні рішення, пакети прикладних програм тощо. Система та її елементи потребують стандартизації, щоб можна було мінімізувати всі види витрат, уніфікувати прийоми, методи та інструкції, якими керується персонал.
– Принцип ефективності. Досягнення раціонального співвідношення між витратами на ПЗ і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати, отримані від автоматизації, які не завжди і необов’язково мають набирати грошової форми, це може бути час (вірніше його економія), певні зручності, нові функції, імідж і т. ін.
Окрім розглянутих основних можна додатково визначити, ще деякі принципи створення й функціонування автоматизована система бухгалтерського обліку.
– Принцип нових задач. Визначаючи перелік задач, які підлягають включенню в АС, слід враховувати основні технологічні операції обробки документів та завдання щодо забезпечення повноти, вчасності й оптимальності прийняття рішень, які раніше не виконувались через обмежені можливості обробки інформації.
– Принцип надійності. Система має нормально функціонувати в разі виходу з ладу технічних засобів. Саме з метою додержання цього принципу в АС дублюють інформацію, технічні засоби, застосовують джерела безперебійного живлення тощо.
– Принцип єдиної інформаційної бази. Застосування єдиної системи класифікації та єдиної системи кодування, одних і тих самих структурних одиниць економічної інформації.
Програмне забезпечення (ПЗ) підприємства повинно відповідати наступним вимогам:
– бути надійним, тобто при використанні ПЗ створена інформація повинна бути точною, доступною для користувача і надаватися йому без затримки;
– бути продуктивним (потреба дотримуватись її випливає зі значної нерівномірності надходження потоків інформації, яку слід обробляти в певні проміжки часу і жорстких вимог до термінів її обробки);
– мати високий рівень адаптивності (із часом робота підприємств змінюється, виникають нові види діяльності та послуг. Тому існуюче ПЗ має бути придатним для модифікації та розширення);
– важливою є також і вимога щодо зручності, простоти та ефективності експлуатації ПЗ. Підприємства насамперед обирають ПЗ, яке легко встановлювати, використовувати й обслуговувати.
5.3 Обґрунтування вибору програмного забезпечення для автоматизації обліку і аналізу активі
При виборі систем автоматизації бухгалтерського обліку доцільно враховувати ряд критеріїв:
– система повинна бути інтегрованою, тобто зміни в одній її частині (наприклад, зміни запасів на складі) повинні автоматично змінювати показники в інших її розділах (зміни в бухгалтерських проводках);
– система повинна давати керівнику можливість отримувати оперативну інформацію в об’ємі, достатньому для прийняття оперативних рішень;
– система повинна бути зручна в використання і легка в засвоюванні, щоб рядовий співробітник міг навчитися за її допомогою виконувати свої обов’язки за максимально короткий час;
– в системі повинна бути закладена можливість без допомоги програміста редагувати всі необхідні звіти і документи, змінювати їх форму і створювати власні формати;
– в системі повинні бути закладені процедури контролю, які б зводили помилки до мінімуму;
– в системі повинна бути передбачена можливість відслідковування того, хто і коли вніс зміни і який запис був до цих змін;
– в системі повинні бути присутні надійні програми захисту даних і функції розподілу прав доступу.
Вибір програмного забезпечення бухгалтерського обліку, яке не відповідає розмірам підприємства, призведе до фінансових втрат, і, можливо, буде мати важкі психологічні наслідки. Це пояснюється тим, що програмне забезпечення бухгалтерського обліку чітко поділяється за категоріями користувачів (розмірами підприємств) і, відповідно, за ціною (вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для середнього за розмірами підприємства на один-два порядки вища за вартість програмного забезпечення бухгалтерського обліку для малих за розмірами підприємств і, в сою чергу, на один-два порядки нижча для великих підприємств).
При визначені величини підприємства для бухгалтерії ключовими є два параметри: денний потік документів і чисельність облікового персоналу, говорячи про яку, потрібно мати на увазі, що вони працюють одночасно і повний робочий день.
При виборі системи автоматизації користувачі обов’язково повинні враховувати ряд факторів, які умовно можна назвати “інфраструктурою продукту”.
До них потрібно віднести:
– наявність регіональних філій і регіональної партнерської мережі, здатні надати якісні послуги споживачам;
– наявність спеціалізованих галузевих рішень;
– можливість підтримки з боку провідних аудиторських і консалтингових фірм;
– цінову політику.
Отже, підприємству ТОВ „Лан” можна порекомендувати для автоматизації бухгалтерського обліку програмний пакет “1С: Підприємство 7.7” оскільки він підтримує потужний аналітичний облік, кількісний та валютний облік, облік праці та заробітної плати, інші операції, а також мають високий рівень пристосування до середніх за розмірами підприємств.
У додатку наведено прайс-лист вартості програмного продукту „1С: Підприємство 7.7”. У вартість перерахованих програмних продуктів входить безкоштовна установка на комп’ютер та 2 години навчання, консультації чи наладки. Програмні продукти підтримуються телефонною лінією консультацій та безкоштовним поновленням (звітів, інформаційних баз, конфігурацій) на протязі усього терміну використання програми.
5.4 Загальна характеристика обраного програмного забезпечення
Лідером на ринку бухгалтерського програмного забезпечення можна по праву вважати програму „1С: Підприємство”. Це універсальна бухгалтерська програма, яка ідеально підходить для ведення як простого, так і складного обліку.
Основою програми „1С: Підприємство” є журнал господарських операцій. Всі операції підприємства вводяться в нього у вигляді бухгалтерських проводок або документів. Проводки можуть автоматично формуватися після введення документу. При введенні інформації програма дозволяє одержувати оперативні дані про залишки товарів на складі, заборгованості підприємств, залишки коштів на рахунках, в касі і ін. Використовуючи режим формування довільних звітів, можна змінювати існуючі і створювати власні звіти і довідки як для внутрішнього обліку, так і для зовнішньої звітності. Почати роботу з програмою можна з самих простих операцій типу друку платіжних доручень, введення проводок, а більш складніші функції засвоювати поступово.
„1С: Підприємство” – найбільш розповсюджений у м. Вінниці і Вінницькій області програмний продукт, сервісне обслуговування підприємству можуть надати багато фірм м. Вінниці.
„1С-Бухгалтерiя” може бути налагоджена безпосередньо бухгалтером на особливості ведення бухгалтерського обліку на пiдприємствi, тобто на будь-яку зміну законодавства або форми звiтностi. Одного разу засвоївши унiверсальнi можливості програми, бухгалтер зможе автоматизувати рiзноманiтнi розділи обліку: „Каса”, „Банк”, „Матеріали”, „Товари”, „Заробітна плата” тощо. Основні особливості "1С:Бухгалтерії": ведення синтетичного і аналітичного обліку з врахуванням потреб підприємства; можливість ведення кількісного і багатовалютного обліку; отримання всієї необхідної звітності і різноманітних документів по синтетичному і аналітичному обліку; повна налагоджуваність: можливість змінювати і доповнювати план рахунків, систему проводок, наладки аналітичного обліку, форми первинних документів, форми звітності; можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.
Вихідними даними для програми є проводки, що заносяться в журнал господарських операцій. У програму варто вводити всі проводки, що відбивають господарську діяльність підприємства. Програма розрахована на збереження великої кількості проводок. Програма дозволяє проводити:
Ручне введення проводок: при введенні в журнал вказується дата, кореспонденція рахунків, сума і зміст операції. Якщо по зазначеним рахункам ведеться аналітичний облік, то програма зажадає ввести ознаки аналітичного обліку (субконто). Якщо по рахункам проводки ведеться кількісний і/чи валютний облік, то програма зажадає ввести кількість і/чи суму у валюті.
Використання типових операцій дозволить автоматизувати введення стандартних чи часто використовувані операції. При введенні типової операції створюються одна чи кілька проводок, причому суми цих проводок можуть обчислюватися автоматично.
Використання режиму „Документи і розрахунки” надає ще більш універсальні і гнучкі засоби для введення документів і проведення бухгалтерських розрахунків. За допомогою цього режиму в журнал операції вводяться дані про деякий документ (платіжне доручення, рахунок, накладна і т.д.) чи розрахунок (переоцінки валюти) і зв'язані з ним проводки, що автоматично розраховуються по заданих формулах. Відповідний документ можна відразу роздрукувати. При цьому можна згодом змінити реквізити документа чи вихідні дані розрахунку (кількість відпущеного товару в накладній, погодинну ставку в розрахунку зарплати і т.д.), і програма перерахує всі зв'язані з документом проводки.