Следующим этапом построения управленческого учета является выбор эффективных методик учета снабженческо-сбытовых затрат.
Анализ точек зрения ведущих ученых-экономистов и специалистов в области управленческого учета показывает, что большинство из них рекомендуют западноевропейские калькуляционные подсистемы (методики учета затрат и исчисления себестоимости продукции), в том числе директ-костинг. При выборе той или иной методики калькулирования акцент следует сделать на управлении косвенными затратами и определении рентабельности продаж. В связи с этим оптимальной является методика ABC, позволяющая точно рассчитать величины косвенных затрат по товарным группам, определить выгодность покупателей или поставщиков. При разработке форм бюджетов необходимо отражать в них все существенные показатели, характеризующие деятельность организации. Например, в бюджете закупок и товарных запасов должны быть приведены следующие показатели: объем товарных запасов на начало периода; объем товарооборота (в сумме); объем прочего выбытия товаров; величина потребности в товарах; величина закупки товаров; объем товарных запасов на конец периода.
Теория управленческого учета на первый план выдвигает вопросы организации учета издержек. Управленческий учет снабженческо-сбытовой деятельности промышленных предприятий включает в качестве своей основной задачи эффективное функционирование служб и отделов управления процессов снабжения и сбыта на основе сформированной и обработанной в соответствии с целевыми установками информации при оптимальном уровне расходов.
Управление затратами сопряжено с классификацией затрат, связанных с созданием и хранением материалов.
В соответствии с целями управления группировка основана на следующих принципах:
1) по компонентам затрат;
2) по степени воздействия;
3) по отношению к объему поставок;
4) по видам работ;
5) по местам возникновения затрат.
По компонентам затраты подразделяют на затраты на поддержание запасов и затраты, связанные с размером партий, затраты, связанные с дефицитом запасов.
К затратам на поддержание запасов, то есть связанным с владением запасами относят:
1. Коммерческие затраты: проценты; страхование; налоги на капитал, вложенный в запасы (налог на имущество).
2. Затраты на хранение: содержание складов; операции по перемещению запасов.
3. Затраты, связанные с риском потерь вследствие: устаревания; порчи; замены одного вида материала на складе другим; замедления темпов потребления данного продукта.
4. Возможности получения прибыли путем вложения средств в следующих альтернативных направлениях:
а) увеличение производственной мощности;
б) снижение стоимости продукции;
в) капиталовложения в другие предприятия;
г) выплата дивидендов.
Затраты, связанные с размером партий, то есть затраты, пропорциональные количеству заказанных партий, а не количеству выпускаемых изделий включают: затраты на выдачу и закрытие заказов, ведение соответствующих переговоров, подготовка производства: наладка оборудования; испытание первого образца изделия; брак, полученный при наладке оборудования; потери времени на период освоения операций, потеря мощности при изменении видов работ, затраты на перемещение партий, оперативное планирование и расходы, связанные с ускорением оборота оборотных средств, риск исчерпания запасов.
Общая годовая сумма перечисленных затрат в расчете на единицу материалов пропорциональна количеству выданных заказов.
Затраты, связанные с дефицитом запасов, то есть возникающие при отсутствии необходимых материалов включают:
1. затраты на ускорение доставки поступающих материалов:
а) расходы на связь;
б) расходы на разъезды;
в) оплата агента;
г) дополнительные расходы, связанные с малыми размерами партий;
д) премии за быструю доставку изделий, а также связанные с малыми размерами партий.
2. затраты, связанные с ускорением движения заказов на предприятии:
а) затраты на изменение графика очередности заказов;
б) дополнительные затраты, связанные с дроблением партий.
3. затраты на ускорение поставки отгружаемых материалов:
а) расходы на связь;
б) расходы на перевозку товаров отдельными партиями;
в) премии за быструю транспортировку.
4. Коммерческие убытки и расходы: потеря прибылей и рост доли накладных расходов, который связан с сокращением объема продаж из-за отсутствия требуемых товаров:
а) конкуренты данного предприятия получают возможность установить связи с ее заказчиками;
б) заказчики побуждаются к размещению заказов у других поставщиков;
в) трата времени на восстановление отношений с клиентами, которое можно было бы использовать для заключения новых соглашений;
г) необходимость дополнительных расходов на поощрение мероприятий по сохранению объема продаж. Общая годовая сумма этих потерь пропорциональна количеству товаров, запасы которых исчерпаны полностью или почти полностью.
Отдельно выделяют затраты на управление запасами:
1. Затраты на обучение технического персонала и управленческого аппарата.
2. Затраты на содержание технического персонала и конторских служащих.
По степени воздействия на общую сумму затрат их группируют в регулируемые и нерегулируемые.
К регулируемым относятся затраты, величина которых находится в прямой зависимости от воздействия на них менеджера. В данном случае ответственными за эти затраты являются заведующие складами, менеджеры групп закупки материалов, групп подготовки производства и контроля за издержками производства, групп оформления заказов.
В тех случаях, когда менеджеры не могут влиять на величину затрат, затраты классифицируются как нерегулируемые. Например, затраты на содержание персонала управления складом, амортизация складских помещений и др.
По отношению к объему поставок выделяют вмененные и релевантные затраты.
Вмененные издержки - это инвестиции в запасы. Большие предприятия вынуждены вкладывать оборотные средства в создание крупных активов. Вмененные издержки отражаются на прибыли, которая могла бы быть получена, если бы средства не были иммобилизованы при инвестировании в запасы, а использованы по другим направлениям. К ним относятся издержки, которые зависят от количества купленных единиц запаса. В связи с этим важна информация о вмененных издержках, чтобы инвестиции не становились неоправданно большими и приносили доход.
Релевантные - это издержки, связанные с хранением запасов и выполнением заказа.
В стоимость хранения запасов обычно входят вмененные потери по инвестициям в запасы, дополнительные расходы по страхованию, дополнительные затраты на складское хранение и стоимость хранения запасов, дополнительные расходы на обработку материала, затраты вследствие морального износа и ухудшения характеристик запасов.
В релевантные затраты на хранение включают только те статьи, которые меняются в зависимости от уровня запасов. Например, затраты на складское хранение и стоимость хранения запасов состоят только из тех расходов, которые будут меняться с изменением количества заказанных единиц запаса. Заработная плата кладовщика, амортизация оборудования и постоянная арендная плата за оборудование и здания не относятся к релевантным затратам, потому что на них не оказывает влияние изменение уровня запасов.
Релевантные затраты хранения запасов для таких статей, как расходы на обработку материалов, издержки вследствие морального износа и ухудшения характеристик материалов, трудно учесть, но эти затраты не являются важными для принятия решения об инвестициях. Обычно стоимость хранения запасов выражается в процентах на 1 руб. обычных инвестиций.
Стоимость выполнения заказа, как правило, включает в себя канцелярские расходы на подготовку заказа на поставку, получение предметов поставки и плату по счету. Если стоимость выполнения заказа одинакова для всех вариантов создания запасов, то она не является релевантной. В этом случае данные о дополнительных расходах на размещение заказа используются при обобщении затрат.
По видам работ издержки классифицируют в соответствии с технологией хранения запасов: погрузо-разгрузочные, транспортные работы, сортировка, складирование, физико-химические анализы и др. Классификация по видам работ закладывается в основу построения смет затрат и системы контроля за издержками. Однако эта группировка не позволяет с достаточной степенью достоверности подготовить информацию для организации системы контроля по центрам ответственности, так как один и тот же вид работ будет выполняться для разных мест одним или несколькими исполнителями, внутренними подразделениями и внешними подрядчиками. В соответствии с этим классификация затрат по видам работ дополняется группировкой по местам возникновения затрат.
Классификация затрат по местам их возникновения зависит от организационной структуры управления и поэтому на каждом предприятии разрабатывается своя номенклатура статей. В создании системы обеспечения информацией разных уровней управления важное место отводится выбору показателей деятельности снабженческо-заготовительных служб.
Финансово-сбытовая деятельность как часть общей системы производства также сопровождается затратами. В состав этой категории затрат входят: затраты, связанные со сбытом продукции; комиссионные сборы (отчисления), уплачиваемые сбытовым и другим посредническим предприятиям; затраты на сбор и распространение текущей маркетинговой информации; затраты по маркетинговым исследованиям; оплата маркетинговых услуг сторонних фирм; рекламные расходы; представительские расходы; другие расходы, связанные с финансово-сбытовой деятельностью.