4. Если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.
5. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и тому подобное), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.
В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Хранение трудовых книжек
Согласно пункту 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Такой порядок хранения бланков трудовых книжек установлен в соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105.
В случае, если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчен, они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение 2 лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.