Одной из важнейших задач планирования затрат в управленческом учете является правильный выбор системы основных плановых показателей. Сложность ее решения в общественном питании связана в основном с тем, что в организациях отрасли реализуется широкий ассортимент разнообразных по стоимости и по трудоемкости изделий. При этом планирование производства хотя бы основных наименований блюд и кулинарных изделий в натуральном выражении практически невозможно: необходимость ежедневно реализовать выпущенную продукцию заставляет предприятие общественного питания организовывать производство применительно к условиям снабжения сырьем, колебаниям спроса, изменениям торговой конъюнктуры и т.п. В связи с этим затрудняется, а нередко и искажается оценка объема производственно-торговой деятельности организаций и темпов его роста, величины и производительности затраченного труда и, соответственно, экономических результатов работы.
Следует отметить, что в течение многих лет система плановых показателей в общественном питании подвергалась критическому анализу, велись научные исследования и практические эксперименты по ее совершенствованию, в результате чего был принят показатель нормативной стоимости обработки (НСО). Этот показатель выражает объем деятельности организации в виде суммы трудовых и материальных затрат на выпуск запланированных видов продукции (по установленным нормативам) вне зависимости от стоимости используемого сырья.
Вместе с тем, для формирования управленческих решений важно не только своевременно и правильно учитывать затраты, но и осуществлять их анализ.
Важными условиями организации анализа по центрам затрат являются: возможность нормирования и установления задания по снижению затрат производства, а также получение учетной информации о фактической величине затрат по каждому центру затрат. В зависимости от типа центра затрат и характера выполняемых им функций решается вопрос о видах затрат для планирования и контроля. Главное внимание, как правило, должно быть направлено на выявление отклонений по статьям затрат и по местам их возникновения.
Решение поставленных задач осуществляется путем внедрения децентрализованной системы управления ,которая предполагает распределение (делегирование) ответственности между менеджерами при управлении, планировании и контроле затрат и результатов деятельности подразделения в зависимости от организационной структуры предприятия. (От поваров, барменов, кладовщиков до непосредственно директоров предприятия).
Например, исходя из имеющегося в кладовой предприятия сырья, возможностей производства и реализации готовых изделий, заведующий кондитерским цехом (собственник, кондитер) составляет план - заказ (заявку) на изготовление кондитерских и других изделий. Отпуск сырья и готовых изделий производится также с разрешения руководителя (собственника) предприятия, предпринимателя и оформляется накладной.
На основании утвержденного плана - заказа заведующий цехом по установленным нормам (рецептурам) определяет количество сырья, подлежащего отпуску из кладовой.
В зависимости от конкретных условий работы (наличия помещений для хранения сырья непосредственно в цехе, отсутствия кладовых), а также с учетом сроков хранения сырья план - заказ может составляться на 1 - 2 - 3 и т.п. дней с получением сырья и продуктов полностью на весь планируемый период.
Отпуск работникам цеха всех предусмотренных рецептурами продуктов (основных и вспомогательных) должен производиться строго по установленным нормам.
Все производимые организацией действия по производству продукции, потреблению на ее производства сырья отражаются в специально предназначенных для этого первичных документах.
Сдача готовых изделий в кладовую (экспедицию) оформляется дневным заборным листом или накладной.
Данные анализа затрат необходимы управленческому персоналу для принятия на данном этапе решений, направленных на рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов. При этом анализ затрат должен проводиться с учетом специфики данной отрасли.
Отпуск продуктов и товаров из кладовой в производство осуществляется на основании требований (форма ОП-3) и оформляется накладными (форма ОП-4), которые подписываются заведующим производством и утверждаются руководителем организации. Отпуск продуктов на производство производится на основании плана-меню (форма ОП-22) с учетом имеющихся остатков продуктов от прошлых получений.
Анализ затрат в организациях общественного питания должен быть дополнен анализом оборота общественного питания, который является одним из основных показателей хозяйственной деятельности этих организаций. Важными показателями (расчетными коэффициентами) для анализа предприятий общественного питания являются показатели оборачиваемости готовой продукции, наличие незавершенного производства, сроки поступления сырья и материалов (Показатели должны быть не высокими, так как предприятия общественного питания занимаются производством и реализацией продукции с коротким сроком годности).
При анализе затрат предприятий общественного питания следует обращать внимание не только на изменение структурных составляющих, но и на изменение удельного веса каждой составляющей по отношению к итогу.
Политика управления затратами должна быть направлена на снижение их уровня в обороте общественного питания, в связи с этим документооборот на предприятиях общественного питания должен быть налажен, для принятия своевременных необходимых управленческих решений.
Таким образом, внедрение управленческого анализа в организациях общественного питания может способствовать снижению затрат и повышению эффективности работы как организации в целом, так и отдельных ее подразделений: цехов, участков, рабочих мест.
Кроме того, внедрение управленческого анализа в организациях общественного питания позволяет принимать тактические управленческие решения, составлять прогнозы и делать оценки, рассчитанные на длительный период времени.
4.2 Планирование и прогнозирование затрат в общественном питании
Сущность оперативного планирования в организациях общественного питания заключается в составлении производственной программы предприятия.
Оперативное планирование производства должно включать в себя следующие элементы:
· составление планового меню на неделю, декаду (цикличное меню), разработка на его основе плана-меню, отражающего дневную производственную программу организации; составление и утверждение меню;
· расчет потребности в продуктах для приготовления блюд, предусмотренных планом-меню, и составление требования на сырье;
· оформление требования-накладной на отпуск продуктов из кладовой на производство и получение сырья;
· распределение сырья между цехами и определение заданий поварам в соответствии с планом-меню.
Одной из важнейших задач планирования является правильный выбор системы основных плановых показателей. Сложность ее решения в общественном питании связана в основном с тем, что в организациях отрасли реализуется широкий ассортимент разнообразных по стоимости и по трудоемкости изделий. При этом планирование производства хотя бы основных наименований блюд и кулинарных изделий в натуральном выражении практически невозможно: необходимость ежедневно реализовать выпущенную продукцию заставляет предприятие общественного питания организовывать производство применительно к условиям снабжения сырьем, колебаниям спроса, изменениям торговой конъюнктуры и т.п. В связи с этим затрудняется, а нередко и искажается оценка объема производственно-торговой деятельности организаций и темпов его роста, величины и производительности затраченного труда и, соответственно, экономических результатов работы.
Следует отметить, что в течение многих лет система плановых показателей в общественном питании подвергалась критическому анализу, велись научные исследования и практические эксперименты по ее совершенствованию, в результате чего был принят показатель нормативной стоимости обработки (НСО). Этот показатель выражает объем деятельности организации в виде суммы трудовых и материальных затрат на выпуск запланированных видов продукции (по установленным нормативам) вне зависимости от стоимости используемого сырья. В условиях применения НСО все запланированные и фактически выпущенные предприятием блюда, кулинарные изделия, реализованные покупные товары переводились в соответствии с разработанными нормативами трудовых и материальных затрат в нормативную стоимость обработки (для этого количество изделий в натуральных единицах умножают на нормативы стоимости обработки в рублях за единицу и получают общую нормативную стоимость обработки продукции в рублях).
Анализ результатов применения данного показателя в исследуемых организациях показывает, что выполнение и перевыполнение плана нормативной стоимости обработки не может быть достигнуто ни за счет использования более дорогостоящего сырья, ни за счет выпуска нетрудоемких изделий. В связи с этим целесообразнее вернуться к оценке результатов производственно-торговой деятельности организаций общественного питания в зависимости от выполнения плана нормативной стоимости обработки.
Наряду с оперативным планированием в условиях рыночной экономики в общественном питании повышается роль прогнозирования и перспективного планирования затрат.
В настоящее время основным фактором развития организаций общественного питания является, прежде всего, рост потребности в ресторанах, кафе, бистро. Это необходимо в максимально возможной мере учитывать в перспективных планах.
Как подтверждает передовая практика, назрела необходимость создания и применения эффективно действующей системы технико-экономических нормативов. Однако в общественном питании до сих пор не разработана и не применяется нормативная база для анализа и планирования таких основных показателей хозяйственной деятельности, как товарооборот, оборот продукции собственного производства, прибыль. Основой планирования этих показателей до сих пор служит фактически достигнутый их уровень, что отрицательно влияет на конечные показатели работы организаций общественного питания.