Служебная должность - первичный элемент структуры управления, отражающий сложившуюся систему разделения и кооперации труда внутри организации. Эффективность труда каждого работника во многом зависит от того, насколько четко определены его должностные обязанности, права, ответственность, служебные взаимоотношения. Все эти сведения отражаются в соответствующем документе - должностной инструкции.
Должностные инструкции - необходимое и действенное средство управления. Наличие должностных инструкций позволяет:
исключить дублирование при выполнении определенных видов работ;
обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;
дать объективную оценку деятельности работника;
обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него обязанностей.
При разработке должностных инструкций используются названия должностей, предусмотренные в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), изданном Министерством труда России в 1995 г., а также должностные квалификационные характеристики, содержащиеся в сборнике Министерства труда России "Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих" (1996 г.), разработаном во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992 г. №785 "0 дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки".
Перечень общеотраслевых должностей, на которые разработаны тарифно-квалификационные характеристики, содержит наиболее типичные для бюджетных отраслей должности, тарификация которых является сквозной в бюджетной сфере. В перечень включены характеристики должностей руководителей, характеристики должностей специалистов и характеристики должностей технических исполнителей.
По ряду должностей руководителей, предусмотренных в перечне (начальник отдела, главный специалист, руководитель учреждения, организации, предприятия), содержание выполняемых работ и требования к знаниям должны быть определены особо для каждой из отраслей бюджетной сферы.
В основу подготовки тарифно-квалификационных характеристик положены действующие в настоящее время характеристики квалификационного справочника должностей, доработанные с учетом происходящих изменений в содержании труда и требующейся квалификации работников.
В связи с введением поразрядной системы дифференциации оплаты труда осуществлен переход от квалификационной к тарифно-квалификационной характеристике посредством включения в ее состав раздела "Требования к квалификации по разрядам оплаты труда", исходя из которых должна проводиться тарификация служащих.
Приведенные по общеотраслевым должностям служащих требования к квалификации по разрядам оплаты, установленные в соответствии с принятыми критериями, следует использовать в качестве аналога при разработке соответствующих требований по специфическим отраслевым должностям руководителей, специалистов и других служащих, с тем чтобы соблюсти единые методические подходы, предусмотренные ЕТС.
В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 20 января 1994 г. № 7 тарифно-квалификационные характеристики должностей служащих (руководителей, специалистов и технических исполнителей) являются нормативными документами, способствующими обеспечению рационального разделения труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, единства в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований.
Тарифно-квалификационные характеристики служат основой при разработке должностных инструкций для исполнителей и содержат три раздела.
В разделе "Должностные обязанности" перечислены основные функции, которыми могут быть полностью или частично наделены работники, занимающие конкретные должности.
В разделе "Должен знать" содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных актов, положений, инструкций и других руководящих и нормативных документов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.
В разделе "Требования к квалификации по разрядам оплаты определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы, дифференцированные по каждому разряду или диапазону разрядов.
Дифференциация требований к квалификации по разрядам оплаты обусловлена различиями в сложности выполняемых работ, исходя из уровня ответственности, разнообразия функций и других факторов, определяющих сложность выполняемых должностных обязанностей.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень основных, наиболее часто встречающихся работ исходя из сложившегося в отраслях экономики разделения и кооперации труда. Конкретный перечень должностных обязанностей работников устанавливается должностными инструкциями, которые разрабатываются и утверждаются в установленном порядке. При необходимости обязанности, включенные в характеристику по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мер по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей работников по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных характеристиками для других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует иной специальности, квалификации, изменения должностного наименования.
Отнесение к разрядам оплаты руководителей предприятий, учреждений, организаций, структурных подразделений, находящихся на бюджетном финансировании, осуществляется на основе группировки по оплате труда руководителей исходя из масштаба и сложности руководства.
Группы по оплате труда для руководителей устанавливаются в зависимости от технико-экономических показателей, характеризующих их работу, а также от таких факторов, влияющих на труд руководителя, как численность подчиненного персонала, техническая вооруженность и др.
Показатели для отнесения учреждений, организаций, предприятий и структурных подразделений, находящихся на бюджетном финансировании, к группам по оплате труда руководителей устанавливаются соответствующими министерствами и ведомствами.
Тарифно-квалификационные характеристики распространяются на работников учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственной принадлежности. В них представлены наиболее характерные для той или иной должности виды работ. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. Одновременно определяются требования к необходимому профилю подготовки работников.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации специалистов, а также заместителей руководителей подразделений определяются на основе соответствующих тарифно-квалификационных характеристик.
Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям тарифно-квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией согласно действующему положению о порядке проведения аттестации руководителей, специалистов и других служащих учреждения, организации, предприятия.
Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации по разрядам оплаты, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии могут быть в порядке исключения назначены на соответствующие должности. Им допустимо устанавливать разряд оплаты в пределах предусмотренного диапазона разрядов для данной должности наравне с лицами, имеющими специальную подготовку и стаж работы.
Разрабатывая должностные инструкции, важно соблюдать единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности изложения текста. Инструкции должны содержать перечень всех обязанностей и полномочий работника в кратких и четких формулировках с однозначным толкованием, учитывать меняющиеся условия деятельности организации. Как нормативный документ должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника и его взаимоотношения с другими сотрудниками предприятия. Инструкцию разрабатывает руководитель структурного подразделения, он же и подписывает. При отсутствии структурных подразделений текст инструкции составляет специалист, занимающий данную должность, соответственно он и подписывает.
Должностные инструкции относятся к документам, подлежащим утверждению, и, как правило, утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяющей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку.