Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной материальной ответственности.
3. ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ЛИМИТА ОСТАТКА НАЛИЧНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ
Следующим пунктом проверки правильности ведения учета наличных денежных средств является проверка соблюдения предприятием установлен-ного лимита денежных средств.
Лимит остатка денег в кассе – это предельное значение количества денег в кассе, которое может оставаться в ней на конец дня. Он зависит от среднедневного поступления денег в кассу.
Лимит денежных средств устанавливается предприятию обслуживаю-щим банком по согласованию с руководителями предприятия. Предприятие ежегодно рассчитывает потребность в наличных денежных средствах и подает в банк заявку. Расчет производится следующим образом:
1. Поступление денег за 3 мес. (квартал) – 700000 руб.
2. Количество рабочих дней кассы за 3 мес. (квартал) – 50 дней.
3. Среднедневное поступление 700000руб/50дн=14000 руб.
4. Испрашиваемый лимит у банка – 25000 руб.
5. Установленный лимит – 17000-20000 руб.
Изменение в пользу увеличения лимита остатка денег в кассе:
разбиваем 700000 руб. за квартал по месяцам:
за 1мес. – 100000 руб.,
за 2 мес. – 300000 руб.,
за 3 мес. – 300000 руб. при 15 днях работы кассы лимит = 20000руб. и доказываем управляющему банка что нужно не 17000 руб., а 20000 руб. т.к. среднедневное поступление денег 14000руб.
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная денежная наличность – сверхлимитной.
К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации.
Если отсутствует справка банка об установлении лимита остатка кассы или выявлены случаи превышения лимита, аудитор предупреждает клиента о возможных штрафных санкциях, установленных Указом Президента РФ от 23.05.94 №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей», а именно
· не соблюден действующий порядок хранения свободных денежных средств, и сумма наличных денег в кассе превышает установленный лимит - штраф в трехкратном размере суммы, превышающей установленный лимит
· на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством Российской Федерации размере минимальной месячной оплаты труда.
Аудитору целесообразно составить следующую вспомогательную таблицу:
Табл.3.1.
Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе
Выявлены расхождения да_______________________________________
Нет_______________________________________
| Дата | Фактический остаток | Отклонения от лимита | Дата | Фактический остаток | Отклонения от лимита |
| ИТОГО |
Сумма штрафа за превышение лимита____________________________________
4.ПРОВЕРКА СОБЛЮДЕНИЯ ЛИМИТА РАСЧЕТОВ НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ
Следующим пунктом проверки является контроль за соблюдением предприятием предельного размера расчета наличными деньгами.
При проверке расчетов наличными деньгами между юридическими лицами следует установить, всегда ли были соблюдены предельные суммы расчетов, установленные указанием ЦБ РФ от 14.11.01 №1050-У. Предельный размер расчета наличными деньгами в РФ 60000 руб. по одной сделке в день с юридическим лицом.
Определение понятия «сделка» приведено в статье 153 ГК РФ. Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. В соответствии со ст. 154 ГК РФ сделки оформляются в форме договоров. Это означает, что в договоре, по которому предусмотрен платеж наличными денежными средствами, должна быть указана сумма, не превышающая 60 тыс. руб. Причем на каждую сделку оформляется один договор. Таким образом, следует проконтролировать не только соблюдение лимита сумм платежей при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но также и платежные условия договоров.
Указом Президента РФ от 23.05.94 №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» предусмотрены следующие меры ответственности за несоблюдение расчетной дисциплины:
· за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа.
В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.
5. ПРОВЕРКА ПРАВИЛЬНОСТИ И ПОЛНОТЫ ОПРИХОДОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
организации в оплату каких-либо услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.
Аудитор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность утери. Испорченные чеки погашаются надписью «аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
Направления использования денежных средств и их целевое назначение организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм. Согласно действующему законодательству меры ответственности к организации, допустившим нецелевое использование денег, полученных в банке, не предусмотрены. Однако коммерческие банки могут проверять целевое использование организациями полученных в банках денежных средств и при необходимости предъявлять к ним соответствующие требования.
Аудитор должен тщательно проверить полноту оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства. При этом следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг).
В соответствии с Указом Президента РФ от 23.05.94 №1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей», если денежная наличность неприходована в кассу налагается штраф в трехкратном размере неоприходо-ванной суммы.
С целью облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег рекомендуется накапливать необходимые сведения в ведомости следующей формы :
Таблица 5.1.
Контроль полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов предприятия в банке
| Номер чека | Дата выписки чека | Сумма по чеку, руб. | По выписке банка | Оприходовано по кассе | Отклонения | ||||
| Дата получения | Сумма, руб. | Дата | № ордера | Сумма, руб. | дни | Сумма, руб. | |||
Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписки банка, в которой отражено поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости следующей формы:
Таблица 5.2.
| Списано по кассе | Зачислено на счет согласно выписок банка | Отклонения | ||||
| Дата | № расходного | Сумма, руб. | дата | Сумма, руб. | дни | Сумма, руб. |
6. ПРОВЕРКА РАСХОДОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ
Аудиторская практика показывает, что наибольшее число нарушений при расходовании средств из кассы связано с денежными выплатами работникам и подотчетными суммами.
Заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись «по доверенности», а саму доверенность прикрепляет к ведомости.