На ГУИПП “Полиграфист” хранение, расходование и учет денежный средств ведется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в ПМР. Согласно этому документу свободные денежные средства организации хранятся в учреждении банка. Для осуществления расчетом наличными деньгами на предприятии имеется касса и кассовая книга установленного порядка. Прием денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам ( Приложение 3). Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это. Квитанция выдается на руки сдавшему деньги, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, подписанным главным бухгалтером. Физическому лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанная главным бухгалтером и кассиром. Заполнение приходного и расходного кассовых ордеров производится четко и ясно, не допускаются помарки и исправления.
Расходный кассовый ордер (Приложение 4) применяется для оформления выдачи денег из кассы как при ручной обработке ,так и при обработке информации при помощи средств оргтехники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Заработная плата, пособия по нетрудоспособности, премии на ГУИПП “Полиграфист” выдаются по платежным и рассчетно-платежным ведомостям.
Бланк строгой отчетности квитанция состоит из двух частей - “Квитанция” и “Корешок квитанции”. Клиенту выдается “Квитанция”, а “Корешок” остается у материально-ответственного лица в документах дня. Этот документ имеет номер, состоящий из шести арабских цифр.
Учет и хранение бланков строгой отчетности ведется в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами по работе с денежными документами на территории ПМР.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (Приложение 5) , которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в этом документе итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге.
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет. При проверке операций с подотчетными лицами особое внимание уделяется срокам выдачи денежных средств подотчетным лицам и сроки предоставления авансовых отчетов. Если сроки просрочены, то по данным суммам начисляется подоходный налог и производятся отчисления Единого социального налога.
2.2. Перечень аудиторских процедур.
Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:
- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
- проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
- проверка правильности документального оформления операций;
- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
- аудиторская проверка правильности списания денег;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины;
- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
- оформление результатов проверки.
При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:
- отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.
Составляется примерный перечень вопросов для определения качества внутреннего контроля в организации:
1. Хранятся ли деньги в несгораемом сейфе?
2. Имеется ли сигнализация в помещении кассы?
3. Заключен ли договор с вневедомственной охраной?
4. Сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке?
5. Имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия? (где и у кого хранятся дубликаты ключей)
6. Инкассируется ли данная организация?
7. Снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально?
8. Проводятся ли внезапные проверки в кассе?
9. Присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе?
10. Проверяет ли отчеты кассира главный бухгалтер?
11. Снимаются ли остатки денежных средств в кассе на конец года?
12. Регистрируются ли приходные документы в журналах?
13. Присваивает ли кассир номера приходным и расходным документам денежных средств?
14. Составляет ли кассир приходные и расходные документы денежных средств?
15. Производятся ли записи в отчете кассира: ежедневно или по мере накопления документов?
16. Кроме денежных средств в кассе хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок в дома отдыха и санаторий?
17. По движению валютных средств в кассе составляются ли отдельные отчеты?
18. Вся ли сдается в банк выручка, поступившая в кассу?
19. Практикуется ли получение денег от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира)?
20. Нужны ли две подписи на документах отражающих выдачу денег из кассы?
21. Практикуется ли выдача денег из кассы за одной подписью (руководителя, главного бухгалтера)?
22. Разработана ли (по дебету, кредиту счета 50) наиболее характерная корреспонденция счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия?
23. Сверяет ли бухгалтер данные ведомости по реализации материальных ценностей, работ, услуг с данными денежных средств, поступившими в кассу?
24. Датируются ли приходные, расходные кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанной в них?
25. Сдает ли кассир в бухгалтерию ежедневно кассовые отчеты?
26. Проверить операции по счету 57;
27. Проверить оприходование сумм (остатков) на счета в банке;
28. Проверить операции по приобретению и выдаче путевок (источник приобретения, невозмещаемая часть, полнота объема поступления в кассу средств за путевки);
2.3.Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций.
При проведении кассовых операций часто допускаются следующие ошибки:
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- выплаты подотчётным лицам на основании оправ дательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчётов;
- несоблюдение лимита расчёта наличными деньга ми между юридическими лицами;
- проведение расчётов с населением без применения контрольно-кассовых машин;
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
- арифметические ошибки при подсчёте оборотов и остатков в учётных регистрах ручном ведении учета.
- неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
- неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
- излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;
- списание сумм без оснований и по подложным документам;
- искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
- типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров: - не указывается название организации; - не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года; - неправильно указывается или не указывается дата; - не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет; - после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»; - отсутствуют необходимые подписи и печати; - отсутствуют росписи получателей денежных средств.
- типичные ошибки при заполнении кассовой книги: не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет; не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня; ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка; иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.
- грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.