Аудитор в своей работе обязан пользоваться нормативными, законодательными и методическими разработками. При аудите кассовых операций используют следующие нормативные акты и методические рекомендации:
1. Закон ПМР « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» № 467-З-III от 17.08.2004 года.
2. Приказ Министерства финансов ПМР №89 от 03-04-2009 «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета в бюджетных организациях и инструкции по его применению» с приложениями
3. Указ Президента ПМР №235 от 13-05-2004 «Об утверждении Положения о применении контрольно-кассовых аппаратов при осуществлении наличных денежных расчетов»
4.Указ Президента Приднестровской Молдавской Республики «Об утверждении Положения О командировании в зарубежные страны работников организаций Приднестровской Молдавской Республики»
5. Закон «О бухгалтерском учете» . от 18 октября 1999 года, N 204-3.
6. Положение "О бухгалтерском учете и отчетности Приднестровской Республики", утвержденное Приказом Министерства экономики и финансов № 67 от 02.06.93г.,
7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержденные приказом Министра экономики N 66 от 2 ноября 2000г.
8. Инструкция по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации: Приложение к приказу Министерства экономики ПМР от 16 июня 2006 г. №383
Аудит не заменяет функции государственного контроля. Это доверительная работа аудитора с руководителем с целью выявления достоверности отчетности и соответствия совершенных хозяйственных операций нормативным актам, действующим на территории ПМР. Нормативная и методическая база, как и весь бухгалтерский учет подвижна и постоянно меняется в зависимости от требований.
При проверке первичных документов просматривается соответствие по заполнению реквизитов. Исправления в денежных документах не допускается. Приходные и расходные ордера обязательно подлежат гашению штампами "получено", "погашено" с указанием даты. Все ордера на приход и расход денежных средств фиксируются в журналах регистрации с присуждением номера и отражением краткой характеристики.
Аудитор проверяет тождество аналитического и синтетического учета.
Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен её спланировать. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель. Полученные результаты оформляются с помощью таблицы.
Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением денег и других ценностей в кассе предприятия. Аудитор с помощью вопросника оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры.
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассет предприятия являются:
- отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных инвентаризаций кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей в кассе;
- отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
- наличие признаков формального проведения инвентаризаций (участие в комиссии одних и тех же лиц, отсутствие актов по итогам проверки, проведение ревизий на отчетные даты, когда кассир готовиться заранее);
- кассовые ордера подписываются другими лицами, на то не уполномоченными;
- отсутствие договоров материальной ответственности;
- формальная инвентаризация кассы при смене кассира.
Ответственность за ведение кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассиров. Поэтому аудитор опрашивает всех ответственных лиц. Вопросник распечатывается в необходимом количестве. На каждом проставляется должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым предполагается беседа.
Результаты опроса ответственных лиц могут быть разными.
Кассир не знает о приказе на проведение внезапных инвентаризаций, руководитель не знает о необходимости заключения договора материальной ответственности. Несовпадение в ответах на поставленные вопросы аудитором также могут свидетельствовать о слабых сторонах внутреннего контроля. По результатам опроса, аудитор может планировать проверку кассовых операций и намечает состав процедур. Каждая процедура направлена на выявление определенного рода нарушений, нестыковок в первичных документах, аналитическом и синтетическом учете.
Основные нарушения в области кассовых операций:
- Прямое хищение денежных средств:
А) ничем незамаскированное;
Б) Замаскированное , неоформленными документами и расписками.
- Неоприходование и присвоение денежных сумм:
а) из банка;
б) от физических и юридических лиц по приходным ордерам.
- Излишнее списание денег в кассе:
а) повторное использование одних и тех же документов;
б) неправильный подсчет итогов.
- Списание сумм без оснований по подложным документам.
- Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
- Присвоение сумм, законно начисленных другим лицам и предприятиям.
- Присвоение депонированной заработной платы.
- Присвоение сумм, начисленных другим организациям или физическим лицам.
- Расчеты суммами денежных средств, превышающих предельную величину.
- Расчеты с населением без применения кассовых аппаратов.
- Без регистрации кассовых аппаратов в налоговых органах.
- Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.
На основании составленного плана аудиторской проверки аудитор разрабатывает методы обработки данных.
Аудиторы и аудиторские фирмы в своей деятельности опираются на нормативную и законодательную базы. Законодательные акты регулируют взаимоотношения аудитора с предприятием в порядке заключенного Договора, определения круга вопросов по проверке, отражению результатов проверки в аудиторском заключении.
Аудитор и аудиторские фирмы обязаны:
- Неукоснительно соблюдать при осуществлении аудиторской деятельности требований законодательства Р.Ф.
- Немедленно сообщать заказчику:
а) о невозможности своего участия в аудиторской проверке;
б) о необходимости привлечения к участию в проверке дополнительных аудиторов в связи с большим объемом работ;
- Квалифицированно проводить аудиторскую проверку, оказывать иные аудиторские услуги;
- Обеспечить сохранность документов, привлекаемых для участия в проверке, не разглашать тайну их содержания без согласия заказчика.
Руководители или иные должностные лица обязаны создавать все условия аудитору для организации и проведении на должном уровне проверки, предоставлять все необходимые документы, давать устные и письменные объяснения, замечания по результатам проверки.
Данные проверок аудитор отражает в рабочих документах. Рабочий документ имеет произвольную форму, в которой отражаются отчеты, выводы, предложения. Подробности в рабочих документах не должны расходиться с подтвержденными отчетными финансовыми данными. Кроме того, выводы в рабочих документах должны иметь четкий обоснованный не двусмысленный характер. Рабочий документ является основанием для аудиторского заключения. Они охраняются как коммерческая тайна и доступ к ним возможен только по разрешению руководителя.
Аудиторские процедуры выявления отдельных видов нарушений очень разнообразны.
Одним из таких метод является инвентаризация кассы. Инвентаризацию кассы проводить необходимо в момент выхода на предприятие аудитора или в сроки, утвержденные проверяющим лицом.
При этом, желательно сделать внезапную ревизию кассы. Инвентаризация проводится согласно Порядку ведения кассовых операций и Методическим указаниям по проведению инвентаризаций. Подлежат обязательному пересчету не только наличные денежные средства, но и почтовые марки, марки госпошлин, путевки, бланки строгой отчетности, проездные билеты и т.д. Фактическое наличие бланков строгой отчетности ведется по видам бланков, видам акций , по местам их хранения.
Для проведения инвентаризации назначается приказом руководителя комиссия, в состав которой входит председатель, главный бухгалтер и кассир, но в нее могут войти и сам аудитор или его ассистенты.
Порядок проведения инвентаризации.
При наличии на предприятии нескольких касс председатель опечатывает их.Кассир на дату проведения инвентаризации в присутствии членов комиссии составляет отчет о кассовых операциях за последний день с указанием всех приходных, расходных ордеров. Эта расписка включается в заглавную часть Акта инвентаризации (Приложение 1) .Отчет подписывается главным бухгалтером. Проводится пересчет ценностей дважды - сначала кассиром, а затем главным бухгалтером или членом комиссии.По окончанию пересчета ценностей, суммы сопоставляются с данными их остатка на счетах синтетического учета.
Комиссия оформляет результаты проверки Актом, который подписывается членами .Акт составляется в трех экземплярах. Один передается в бухгалтерию, другой храниться у аудитора, третий передается кассиру.
В случае обнаружения недостачи аудитор требует от кассира письменного об аудиторской проверки и инвентаризации кассы обнаружена крупная недостача, то аудитор предлагает освободить кассира от занимаемой должности.
Аудитор планирует свою работу, чтобы своевременно и качественно провести проверку бухгалтерской отчетности, законности и достоверности хозяйственно-финансовой деятельности и правильности их отражения.
При планировании предусматривается:
1.Получение необходимой информации о бухгалтерском учете;
2.Определение содержания, времени проведения и объемов процедур, подлежащих контролю;