Форма ведения учета
Для того чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах учета и в отчетности, предприятиями ведутся регистры бухучета, которые создают основу формы бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета принято понимать определенное сочетание построения и взаимосвязи регистров, а также порядок и способы регистрации и группировки в них учетной информации. На практике получили распространение несколько форм ведения учета – журнально-ордерная, мемориально-ордерная, «Журнал-Главная», упрощенная и автоматизированная учетные системы.
При журнально-ордерной форме учетные данные систематизируются в специальных регистрах – журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту бухгалтерских счетов, и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов.
Мемориально-ордерная форма предполагает составление мемориальных ордеров, которые отражаются в регистрационном журнале, а затем в Главной книге.
«Журнал-Главная» позволяет совмещать хронологическую и систематическую регистрацию мемориальных ордеров, т. е. она заменяет и регистрационный журнал, и Главную книгу.
Субъекты малого предпринимательства могут осуществлять учет по упрощенной системе (не относится к упрощенной системе налогообложения), предусмотренной для них Типовыми рекомендациями.
На сегодняшний день во многих организациях бухгалтерский учет ведется компьютерным способом с применением специализированной программы (1С, Парус, БЭСТ, и другие).
Применение учетных регистров предусмотрено и в налоговом законодательстве. В целях налогообложения разрешается использовать регистры бухучета. Если же в них содержится недостаточно информации для определения налоговой базы, то налогоплательщик вправе дополнять применяемые регистры бухучета необходимыми реквизитами. Либо в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ организация самостоятельно формирует регистры налогового учета.
Формы первичных учетных документов
В случае если предприятие осуществляет хозяйственные операции, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также в случае применения форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности (в первую очередь, это актуально для организаций, имеющих сложную внутреннюю структуру и разветвленную сеть филиалов), ему необходимо составить и утвердить приложениями к учетной политике такие формы. При этом первичные документы должны содержать ряд обязательных реквизитов, предусмотренных в Законе № 129-ФЗ: наименование документа, дата составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Нельзя забывать и о том, что законодательство, разрешая вводить дополнительные реквизиты в унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций), не предусматривает удаления «лишних» из них («Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации» - Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 №20). Этот момент важен, поскольку на практике не раз возникали споры с налоговыми органами на тему соответствия документа требованиям законодательства, а, значит, и принятия его к учету.
В соответствии с Федеральным Законом о применении контрольно-кассовой техники организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности. Следовательно, в учетной политике необходимо определить перечень бланков строгой отчетности, используемых в организации, и порядок их учета.
Также заметим, что формы внешней бухгалтерской отчетности, которые утверждены приказом Минфина России N 67н, носят рекомендательный характер. Поэтому организация может применять их, а может разработать на основе минфиновских образцов собственные формы отчетности. Решение о применении отчетных форм, рекомендованных главным финансовым ведомством, закрепляется в учетной политике. А если предприятие разрабатывает свои формы, то они утверждаются в составе приложений.
Согласно нормам Закона «О коммерческой тайне» фирма оформляет Перечень документов с грифом «коммерческая тайна» и лиц, допущенных к работе с этими документами.
Также к учетной политике прилагается перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 3 ст. 9 Закона №129-ФЗ).
Исходя из требований НК РФ, учет на предприятии ведется на основании первичных документов и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы и расходы (ст. 248, 252, 313).
В соответствии со ст. 17 Закона № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. А в целях исчисления налогов общий срок, в течение которого налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы, составляет четыре года (ст. 23 НК РФ).
Система внутреннего контроля
В соответствии с ФПСАД №8 система внутреннего контроля – это «совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности».
При постановке внутреннего контроля руководству фирмы следует исходить из принципа: организационно-техническая сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.
Система внутреннего контроля включает в себя контрольную среду, которая состоит из таких элементов: наличие и особенности работы ревизионной комиссии (ревизора), службы внутреннего аудита; порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей; порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей; распределение ответственности и полномочий и др.
Средства внутрихозяйственного контроля содействуют достижению следующих целей:
1) осуществление хозяйственных операций по общему или специальному разрешению руководства;
2) учет всех операций своевременно и в соответствии с принятой учетной политикой;
3) возможность доступа к активам и записям только по разрешению руководства;
4) осуществление расходов организации и использование прибыли с учетом установленных ограничений;
5) регулярное сопоставление учтенных активов с активами, имеющимися в наличии, т. е. проведение инвентаризации.
Инвентаризация активов и обязательств организации
В соответствии со ст. 12 Закона № 129-ФЗ инвентаризация в обязательном порядке проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (инвентаризация ОС может производиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет), при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества, при реорганизации или ликвидации организации, при передаче имущества в аренду (продаже), в случае стихийного бедствия и т.д. При этом фирма имеет право организовать и дополнительные инвентаризации. В учетной политике необходимо отразить количество плановых инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых в ходе каждой из них.
График документооборота
Организации, руководствуюсь Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, самостоятельно формируют график документооборота, который может быть представлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков реализации этих работ (табл. 1).
Пример графика документооборота
Таблица 1
| Наименованиедокумента | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передачав архив | |||||||||
| Количествоэкземпляров | Ответственныйза выписку | Ответственныйза оформление | Ответственныйза исполнение | Срок исполнения | Ответственный за проверку | Кто представляет | Порядокпредставления | Срокпредставления | Кто исполняет | Срок исполнения | Кто исполняет | Срок передачи | |
| Требование | 2 | цех | бухгалтерия | склад | Ежедневно(до … часов) | бухгалтерия | 1 экз. – цех 2 экз. - склад | При отчете при реестре | Ежедневно(до… часов) | бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | По истеченииквартала |
Аналогичные требования организация вправе распространить на оформление документооборота в налоговом учете, закрепив их в учетной политике.
Методическая часть учетной политики включает в себя совокупность способов ведения учета по конкретным направлениям.
Рассмотрим основные из них.
Нематериальные активы
В состав учетной политики входит информация о принятых организацией сроках полезного использования нематериальных активов. В настоящее время п. 26 ПБУ 14/2007 устанавливает, что срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к учету исходя из срока действия прав организации на результат интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации и периода контроля над активом. Кроме того, во внимание должен приниматься срок эксплуатации нематериального актива, ожидаемый срок, в течение которого фирма может получить экономические выгоды (доход).