А также установлен единый в целях бухгалтерского и налогового учета порядок учета транспортных расходов на доставку товаров до момента передачи их в продажу в составе расходов на продажу отчетного периода.
Глава III. Система внутреннего и внешнего контроля товарных операций
3.1 Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация товарно-материальных ценностей ( ТМЦ ) и денежных средств – это периодическая проверка их наличия, состояния и оценки. Имеющиеся у организации ТМЦ могут не соответствовать данным бухгалтерского учета.
На предприятии могут быть выявлены злоупотребления, допущенные при учете, – хищения, обсчеты и т.д. Инвентаризация, таким образом, позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальность данных учета, а также предотвращает такие негативные явления, как хищения ТМЦ и денежных средств работниками предприятия.
Кроме того, при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и при их отражении в бухгалтерском учете допускаются различные ошибки, описки, неточности и исправления. Поэтому проверять полноту и достоверность бухгалтерского учета нужно – только в ходе полной инвентаризации можно установить, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактическим объему и стоимости имущества организации.
Федеральным законом № 129-ФЗ , а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:
– при реорганизации или ликвидации организации;
– при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
– если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию проводят в следующих случаях:
– при смене руководителя коллектива или бригадира;
– при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;
– по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.
Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.
Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.
Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, могут осуществляться и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей. Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:
– у вновь принятых на работу материально ответственных лиц;
– при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;
– при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.
В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ и денежных средств. При этом проверяются товары, которые принадлежат организации на правах собственности, приобретаемые по договору комиссии, а также неучтенные. Такая инвентаризация называется сплошной.
По решению руководителя может проводиться выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная (ревизионная) комиссия, которая, во-первых, проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости проводит контрольные посылы товаров.
Она проверяет документальное оформление фактов (когда поступившее имущество не соответствует условиям договора по количеству, качеству или ассортименту), определяет причины списания имущества.
Во-вторых, комиссия готовит и обеспечивает инвентаризацию, инструктирует членов рабочих инвентаризационных комиссий, проводит контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения в межинвентаризационный период.
Кроме того, она проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачетов по пересортице ценностей в складах. При необходимости (например, при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации) комиссия проводит (по поручению руководителя предприятия) повторные сплошные инвентаризации и вносит предложения о порядке урегулирования выявленных недостач и потерь от порчи ТМЦ.
При наличии в организации ревизионной комиссии и небольшом объеме работы по инвентаризации можно поручить ее проведение данной комиссии. Если же объем работы большой, то для одновременного проведения инвентаризации на всем предприятии создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Они оправданы, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или осуществляет свою деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях).
Руководитель организации своим приказом утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. Этот приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов ( распоряжений) о проведении инвентаризации ( ф. № ИНВ-23 ).
В ходе инвентаризации не только пересчитывается количество и общая стоимость ТМЦ и денежных средств, но и проверяется правильность их оценки.
Учитывая важность такой проверки, в инвентаризационную комиссию целесообразно включать специалистов, обладающих необходимой квалификацией для проведения инвентаризации. Участие таких специалистов позволит избежать ошибок, сокрытия фактов возникновения пересортицы продукции, а также хищений и злоупотреблений.
Члены инвентаризационных комиссий, которые вносят в описи заведомо неправильные данные о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
О том, как проводить инвентаризацию и как оформить ее результаты, подробно описано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Результаты инвентаризации будут признаны действительными только в том случае, если соблюдается процедура ее проведения.
Инвентаризация имущества осуществляется по его местонахождению и материально ответственному лицу. Если при ее проведении отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации признаются недействительными. Обязательным условием является присутствие при проверке фактического наличия имущества материально ответственных лиц.