МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА
Факультет коммуникативных технологий
Кафедра истории и документоведения
о практике по организации и технологии документационного обеспечения управления
Оглавление
документооборот деловой экспертиза архив
ВВЕДЕНИЕ
1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
3.1 Организация документооборота
3.2 Построение информационно-поисковой системы
3.3 Классификация и систематизация документов. Формирование дел
3.4 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив
4. ОПТИМИЗАЦИЯ ДОУ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
Тема "Методология документационного обеспечения управления" актуальна и представляет интерес, как для специалистов документационного обеспечения управления, так и для руководителей организаций, предприятий, учреждений. Одной из важных задач деятельности предприятия и является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.
Практическая значимость данной курсовой работы состоит в следующих аспектах:
1) учит автора данной работы профессиональным навыкам, что поможет в овладении будущей специальностью; способствует развитию логического мышления и совершенствованию навыков анализа и синтеза информации, развивает коммуникативные навыки при общении с людьми;
2) разовьет и усовершенствует работу с документами практикующих специалистов службы документационного обеспечения управления Семеновского районной эксплуатационной газовой службы в собственной ежедневной деятельности по документационному обеспечению управления.
Задачи данной работы изучить документирование деятельности организации, организации работы с документами (документооборот, построение информационно-поисковой системы, классификация и систематизация документов, формирование дел, экспертиза ценности документов, подготовка дел к сдаче в архив), оптимизация деятельности организации.
Цель практики по организации и технологии ДОУ- закрепление и углубление полученных теоретических знаний и приобретение практических навыков работы по избранной специальности.
В данной работе были использованы такие нормативно-правовые источники как Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст (по состоянию на 1 сентября 2010 г), Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.) и другие федеральные законы, на которые опирался студент при прохождении практики и дальнейшему созданию отчета по практике.
Также были использованы литература, непосредственно относящаяся к данной теме, такие как учебное пособие Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций; Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления; Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления и другие.
1. ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ И СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ
В 2002 году Нижегородская область отметила юбилей. 45 лет назад в Нижний Новгород пришёл газ. Тогда же был образован трест "Горгаз", позже переименованый в ТПП "Нижегородскоблгаз", который в 1994 году был преобразован в ОАО "Нижегородоблгаз".
В настоящее время ОАО "Нижегородоблгаз" выполняет функции эксплуатационной организации.
В связи с солидным возрастом газовых коммуникаций большое внимание уделяется их профилактике и перекладкам.
Подразделение ОАО "Нижегородоблгаз" - аварийно-диспетчерская служба "04" - осуществляет круглосуточное оперативное обслуживание газовых сетей и газового оборудования. Большое внимание уделяется работе с персоналом. В ОАО "Нижегородоблгаз" работает учебный центр для молодых специалистов и повышения квалификации.
Для удобства потребтелей в ОАО "Нижегородоблгаз" организована группа единого заказчика, которая выполняет все работы по подготовке проектно-сметной документации и согласовании "под ключ".
С вхождением в состав газового холдинга предприятие возрождает былую силу. Два года подряд ОАО "Нижегородоблгаз" награждалось дипломом ОАО "Росгазификация" II и III степени как лучшее предприятие газового хозяйства России.
Предприятие также отмечено Свидетельством добросовестного налогоплательщика Министерства по налогам и сборам РФ, а также Штандартом губернатора. В состав предприятия входит пять филиалов по всей Нижегородской области, в том числе филиал №4 г.Бор. В этот филиал входят Семеновская районная эксплуатационная газовая служба, а также Краснобаковская, Воскресенская, Городецкая служба.
Графическая схема делопроизводственной службы Семеновской районной газового участка
| Начальник службы |
| Секретарь службы |
Численный состав делопроизводственной службы составляет один человек, так как штат рассматриваемой организация составляет сорок пять человек, что позволяет секретарю справляться со своими обязанностями и контролировать весь делопроизводственный процесс согласно своей должностной инструкции.
Рабочее место секретаря оборудовано современной офисной техникой: персональным компьютером, телефоном, факсом, принтером со сканером и ксероксом. Пространство достаточно эргономично, вся техника находится под рукой. У секретаря есть электронная почта, текстовый редактор Word, также работник использует электронную систему документооборота под названием "ДЕЛО". Данная система позволяет контролировать процесс документооборота не только в службе, но и во всей организации ОАО "Нижегородоблгаз". Документы присылаются "Сверху" для их дальнейшего исполнения, а уже в данном структурном подразделении ставится отметка об их исполнении.
Все документы, поступившие к секретарю регистрируются в журнале регистрации, на самом документе ставится номер и дата входящего, исходящего документа. Дальше документ отправляется либо на рассмотрение руководителю (если он относится к входящей документации), либо подшивается в папку и хранится в организации.
Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:
1. правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;
2. организовать документооборот;
3. обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативную базу делопроизводства составляют:
1. законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
2. указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
3. нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
4. технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
5. унифицированные системы документации;
7. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.
Основными видами документации, которая использует для работы Семеновская районная эксплуатационная газовая служба являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты различных обследований газовых систем, уведомления о состоянии газовых сетей, на отключения и т.д. при этом уведомления печатаются на специальном бланке данной службы, в котором ставится отметка о получении уведомления сторонней организацией. Распоряжения также печатаются на специальных бланках. Основным источником документов является "головной" филиал ОАО "Нижегородоблгаз" г.Бор. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке , название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении. Правильность документов не всегда соответствует стандартам и ГОСТам, так например достаточно часто нарушается ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Реквизиты расположены не по стандарту, что является грубым нарушением ГОСТа. Как изначально был забит шаблон, не соответствующий ГОСТу, так он за все время работы организации существенно не менялся. В основном нарушены правила расположения реквизитов в документе.