6. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно – методических материалов по делопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и т.п.;
7. проведение инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений и экспертной комиссии подведомственных организаций.
Экспертные комиссии являются коллегиальным органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.
Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению.
Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.
При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:
1. Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность организации по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады и так далее).
2. Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и сбыту, административно-хозяйственным вопросом и так далее).
3. Документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной рабочим и служащим и так далее).
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства затем таких функциональных структурных подразделений, как производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее).
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:
1. перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
2. перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
3. перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего загодом окончания дела.
Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело реформируется, и документы постоянного храпения отделяются от документов временного хранения.
Если вделе содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.
В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.
В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет.
2.2 Оформление дел
Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.
Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и сроков хранения проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего, выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела и нумерацию листов.
Если при нумерации было допущено много ошибок, все ошибочные номера зачеркивают наклонной чертой так, чтобы они были видны, и листы нумеруются заново. При небольшом количестве ошибок нумерацию листов исправляют. На пропущенных листах ставят номер предыдущего листа с буквой «а», «б», «в» и т.д.
На некоторые категории дел составляется внутренняя опись документов. Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в прокола или переплетаются. Документы подшивают таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения реквизитов документов. Если левое поле не соответствует ГОСТу, то к документу слева подклеивают полоску плотной бумаги, за которую документ и подшивают.
Таблица 2.1 Форма обложки дел постоянного и длительного сроков хранения
Код госархива__________
Код учреждения________
(наименование государственного архива)
(наименование учреждения и структурного подразделения)
________________ДЕЛО № __________ том № (заголовок дела)
Картон для обложек дел постоянного хранения идокументов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранностьдокументов.
Наиболее ценные в историческом и художественном, отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы), проставляется также: дата дела; количество листов в деле; архивный шифр дела.
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события отраженные в документах, должны быть раскрыты. Если в деле имеются особо ценные документы, документы – приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данным заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу производственного года, в соответствии с номенклатурой может быть уточнен по решению экспертной комиссии учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда описи и номер дела.