Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
«БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
Дипломная работа
АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ДЕТСКОГО САДА 19 – ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА Г.РОССОШИ РОССОШАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ)
студентки дневного отделения 5 курса 070606 группы
Киселевой Ирины Николаевны
Научный руководитель
к.и.н., ст.преподаватель Сергиенко М.А.
Рецензент: к.и.н. Орехова М.С.
БЕЛГОРОД, 2011
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА МУНИЦИПАЛЬНОГО ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТРА РАЗВИТИЯ РЕБЕНКА – ДЕТСКОГО САДА №19
§ 1. История создания, основные направления и организация деятельности МДОУ №19
§ 2. Организационно-правовой статус МДОУ №19
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МДОУ №19
§ 1. Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство
§ 2. Основные управленческие документы МДОУ №19
§ 3. Оперативное и архивное хранение документов
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19
§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.
Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.
Степень изученности проблемы. При написании дипломной работы использовались законодательные и нормативно-методические документы, опубликованные и неопубликованные источники, справочная, исследовательская, научная литература, периодические издания и специальная литература.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д.
Кроме того, при написании дипломной работы были использованы учебные пособия В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, JI.A. Дорониной[1], которые содержат информацию, необходимую для делопроизводителей о правилах составления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нор- мативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представлены справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя.
В учебных пособиях Л.М. Маневцевой, Т.С. Орловой, Е.П. Смирновой[2] представлены примеры заполнения основных документов учреждения: приказов о приеме, переводе, увольнении работников, справок по персоналу, командировочных удостоверений; приведены образцы оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и рабочих, а также примеры должностных инструкций работников. Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р 6.30—2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек и дает ответы на основные вопросы организации работы с документами по персоналу.
Так же были использованы публикации в периодических изданиях - таких, как журнал «Делопроизводство»[3], который целесообразно использовать в процессе изучения организации делопроизводства и путей его совершенствования. Тщательно разработанная тематическая группировка библиографических записей делает легко обозримым весь массив статей. При необходимости можно получить исчерпывающую информацию о степени освещенности и разработанности тех или иных тем. Ценно то, что эти сведения весьма полно раскрыты в обзорно-аналитических статьях составителя, вошедших в структуру указателей содержания. Следует отметить публикации в журнале «Секретарское дело»[4], которые послужили одним из направлений определения актуальности задач для документирования управленческой деятельности учреждения.
В качестве объекта исследования документационное обеспечение деятельности дошкольных образовательных учреждений.
Предметом исследования является документационное обеспечение управления детского сада №19 – Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области.
Целью данной работы является изучение организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления детского сада №19 – Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области с учетом современной ситуации.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
- изучить историю создания, основные направления и организацию деятельности МДОУ №19, а также организационно-правовой статус учреждения;
- рассмотреть организацию делопроизводства в данном учреждении: проанализировать основные управленческие документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;
- разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности МДОУ №19.
Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации[5], регулирующий общие принципы документационного обеспечения деятельности юридических лиц; Трудовой кодекс Российской Федерации[6]; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[7], определяющий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[8]; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9]; Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов[10].
Методическую базу исследования составили: Государственная система документационного обеспечения управления, которая устанавливает единые требования к документирования и организации работы с документами; Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[11], а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98[12], в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[13]. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Требования, определяющие общие принципы управления документацией в организациях.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ»[14], Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений[15] и др.