Завершающий этап работы с документами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[57]. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.
Задачи экспертизы:
- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;
- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения.
Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости – с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.
Таким образом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности МДОУ №19, можно сделать следующие выводы:
1. Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.
3. Система делопроизводства в данном муниципальном дошкольном образовательном учреждении, несомненно, требует совершенствования: необходимо разработать должностную инструкцию для делопроизводителя, а также инструкцию по делопроизводству.
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МДОУ №19
§ 1. Разработка должностной инструкции делопроизводителя
Разработка должностной инструкции делопроизводителя является одним из приоритетных направлений совершенствования документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19. Этот документ позволит организовать ведение документационного обеспечения управленческой деятельности на уровне современных требований.
Должностная инструкция — это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника учреждения[58]. В делопроизводстве учреждения должностные инструкции составляют систему обязательных локальных актов и являются действенным средством управления воспитательно-образовательным процессом, поскольку выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Должностные инструкции позволяют четко разграничить обязанности и права работников; исключить параллелизм в выполнении их функций; обеспечить взаимосвязь работников, занимающих различные и похожие должности[59]. Кроме того, они помогают объективно оценить деятельность работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия при необходимости.
В инструкции функции детализируются и распределяются между работниками таким образом, чтобы не было дублирования работ, и сохранялась последовательность их выполнения и взаимосвязи по должности. Кроме того, каждый работник дошкольного учреждения наделяется правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей и являющимися детализацией прав, предоставленных органами самоуправления учреждениям в целом.
Должностные инструкции разрабатываются на все включенные в штатное расписание должности и объявляются каждому сотруднику под роспись при заключении трудового договора[60]. Ежегодно должностные инструкции претерпевают изменения и дополнения в соответствии с реализацией Программы развития, Образовательной программы, Годового плана и экспериментальной деятельности учреждения. Изменения и дополнения к должностным инструкциям обсуждаются ежегодно на заседании Совета педагогов в августе, и затем руководителем на начало учебного года издается приказ «О должностных инструкциях». В разработке должностных инструкций принимают участие руководитель учреждения и руководители структурных подразделений (заместитель руководителя, заместитель по АХЧ, руководитель медико-психолого-педагогической службы, руководитель структурного подразделения — пищеблока, главный бухгалтер).
Должностная инструкция заканчивается перечнем основных нормативных документов, которые используются при составлении того или иного раздела инструкции для того, чтобы работник знал, к какому документу можно обратиться в спорных ситуациях[61]. Каждая должностная инструкция согласовывается с председателем Совета учреждения для совместного с администрацией контроля за выполнением должностных обязанностей. Председатель Совета учреждения имеет право внести свои дополнения. После этого каждая должностная инструкция утверждается руководителем учреждения.
Утвержденные инструкции доводятся до сведения каждого работника. Потом с его подписью: «Ознакомлен» и датой в двух экземплярах они отправляются в личное дело и выдаются на руки работнику. Кроме этого, у руководителя имеется отдельная папка с перечнем и полным набором всех должностных инструкций по учреждению. Папка №1 в делопроизводстве дошкольного образовательного учреждения № 19 называется «Должностные инструкции». Каждая инструкция имеет свой порядковый номер, поэтому их перечень выглядит следующим образом: первая цифра — это номер папки, а вторая — номер инструкции в этой папке. Перечень должностных инструкций утверждается внутренним приказом руководителя. Номер этого приказа можно указать и на бланке каждой должностной инструкции, и на бланке перечня инструкций.
Для составления должностной инструкции делопроизводителя были проанализированы все виды работ, выполняемые делопроизводителем, что позволило сформулировать комплекс требований, предъявляемых к данной должности (приложение10). Нормативной основой для разработки, данной должностной инструкции являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37 (в редакции от 20.06.02.).
2. Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении, утвержденное постановлением Правительства РФ от 12.09.2008 № 666.
3. Тарифно-квалификационные характеристики (требования) по должностям работников учреждений образования, утвержденные приказом Минобразования РФ и Госкомвуза РФ от 31.08.95 № 463/1268.
4. Постановление Минтруда РФ от 17 августа 1995 года №46 «О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик (требований) но должностям работников учреждений образования Российской Федерации (в ред. от 22.11.95).
5. Примерные рекомендации по организации службы охраны труда и образовательных учреждениях системы Минобразования РФ от 27.08.95 № 92.
6. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (руководитель,специалист, младший обслуживающий персонал, технический исполнитель).
Должностная инструкция должна содержать набор обязательных реквизитов: наименование организации, дата и номер документа, заголовок к тексту, место составления или издания документа, текст, визы согласования, гриф утверждения, подпись.
Структура текста должностной инструкции установлена ГСДОУ, в этой связи текст данного документа состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
Раздел «Общие положения» содержит основные сведения о должности (требования к образованию и квалификации), наименование подразделения, в котором работает сотрудник, нормативные и законодательные документы, которыми он руководствуется в своей деятельности, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности.