- оценки личностно-профессиональных качеств педагогов;
- описания форм работы с родителями;
- анализа диагностики готовности детей к обучению в школе, приведения справки на выпускников;
- анализа выполнения программы за предшествующие три года[49].
Ежегодно в образовательную программу вносятся коррективы в зависимости от выбранных на год задач и произошедших изменений (предметно-развивающая среда, качественный состав воспитанников и преподавателей).
Кроме этого, в МДОУ №19:
- осуществляется перспективное планирование;
- осуществляется оперативное планирование;
- воспитатели имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;
- освобожденные специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей;
- тематические планы воспитателей и освобожденных специалистов скоординированы по содержанию.
Годовой план согласован в управлении образования и утвержден заведующим. В годовом плане обычно отражаются:
- расстановка кадров на учебный год;
- анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
- формы работы по этим задачам;
- методические разработки педагогов по выбранным направлениям;
- анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;
- изменения в предметно-развивающей среде ДОУ;
- участие в окружных и городских мероприятиях;
- качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;
- данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;
- запланированные годовые задачи и мероприятия[50].
В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для ДОУ, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений — контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются[51].
Информационно-справочная документация содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениии и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению[52].
§ 3. Оперативное и архивное хранение документов
При работе с документами делопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.
В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный документ, устанавливающий типовой состав дел, единую их индексацию[53]. Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».
Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:
1. используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
2. определяет сроки хранения документов;
3. используется для построения информационно-поисковой системы;
4. имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.
Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательном учреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела[54]. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[55].
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения[56].
При формировании дел следует придерживаться определенных правил:
- в дело подшиваются только исполненные документы;
- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);
- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);
- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;
- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).
Хранение документов в МДОУ №19 на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ – один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.
Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.
Все дела в МДОУ №19 хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).
Хранение дел осуществляется по следующим правилам:
- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;
- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);
- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;
- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.
При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.
Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).