Делопроизводитель имеет право:
1. Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;
2. Запрашивать для руководителя ДОУ от педагогического состава необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки выполнения поручений.
3. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;
4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью дошкольного учреждения;
6. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;
7. На защиту профессиональной чести и достоинства;
8. На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;
9. На ежегодный оплачиваемый отпуск.
Делопроизводитель несет ответственность:
- за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и граждански законодательством РФ;
- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;
- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;
- за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин става и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;
- за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;
- за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством.
Таким образом, делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется заведующей детского сада, выполняет поручения руководителя и информирует его о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из часовой рабочей недели и утвержденному руководителем МДОУ.
§2. Основные управленческие документы в МДОУ №19
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании»[24] получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.
Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами[25].
В управленческой деятельности МДОУ №19 можно выделить следующие виды документов:
- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
- документы по личному составу;
- предложения, заявления, жалобы граждан;
- финансово-бухгалтерские документы;
- технико-технологические документы;
- контрольно-ревизионные документы.
Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы: организующие деятельность МДОУ №19 (организационно-правовые документы - договор между МДОУ и учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, свидетельство о государственной аккредитации, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции; документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата; технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности (приложение 7, 8), личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы – письма (приложение 9), протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком).
Деятельность любого дошкольного образовательного учреждения, в том числе, и МДОУ №19 по управлению документацией достаточно специфична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Процессы работы с документами распределены между заведующим детским садом и старшим воспитателем[26].
Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:
- организация документооборота;
- контроль исполнения документов;
- составление номенклатуры дел;
- архивное хранение документов[27].
Организация делопроизводства в МДОУ №19 имеет свою специфику, которая определяется:
- отсутствием службы документационного обеспечения;
- незначительным объемом документооборота;
- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников;
- отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении;
- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.
Рассмотрим подробнее особенности оформления разных видов документов в МДОУ № 19.
1. Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.
Организационная документация — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников[28].
В состав организационных документов МДОУ №19 учреждения входят:
- Устав;
- договор с учредителем;
- должностные инструкции сотрудников;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка.
Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности[29]. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ №19, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.
Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:
- общие положения;
- цели и предмет деятельности;
- организация образовательного процесса;
- участники образовательного процесса;
- управление учреждением;
- финансовая и хозяйственная деятельность;