4.7.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, не проставляется.
4.7.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
4.7.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в картотеке, находящейся в кабинете делопроизводителя.
4.7.6. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей МДОУ №19, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
4.7.7. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.8. Организация поисковой системы по документам
4.8.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений МДОУ №19 создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются, как правило, в традиционном виде.
4.8.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
4.8.3. При традиционной карточной составляются следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
4.9. Контроль исполнения документов
4.9.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
4.9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается заведующим МДОУ №19.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) «Контроль».
4.9.3. Контроль исполнения обеспечивается сотрудником ответственным за делопроизводство, или лицом назначенным приказом заведующего.
4.9.4. Работники, обеспечивающие контроль исполнения документов, еженедельно представляют заведующему МДОУ №19 и старшему воспитателю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной заведующим МДОУ №19.
5. Документальный фонд МДОУ №19
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других уполномоченных органов.
5.1. Составление номенклатуры дел
5.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых МДОУ №19, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом МДОУ №19, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности предприятия, их виды, состав и содержание.
5.1.3. В МДОУ №19 составляется единая номенклатура дел.
5.1.4. Номенклатура дел составляется (не позднее 15 ноября текущего года) делопроизводителем, подписывается заведующим МДОУ №19.
5.1.5. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.
5.1.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
5.1.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры МДОУ №19.
5.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел МДОУ №19 являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой предприятия.
5.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МДОУ №19.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
5.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Обществе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, согласно штатному расписанию. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название предприятия или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности МДОУ №19 (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Белгородским государственным университетом по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами районов Белгородской области по вопросам финансирования дошкольных образовательных учреждений
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.