1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения – заведующего МДОУ №19.
1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в МДОУ №19 возлагается на делопроизводителя - сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет прохождения документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Основные понятия
2.1. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.2.2. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти.2.3. Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Общества.2.4. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.2.5. Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.2.6. Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.2.7. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.2.8. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.2.9. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.2.10. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.2.11. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.2.12. Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.2.13. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.2.14. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.2.15. Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.2.16. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.2.17. Объем документооборота - количество документов, поступивших в Общество и созданных им за определенный период.2.18. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.2.19. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения.2.20. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов.2.21. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Общества.2.22. Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.3. Создание документов в МДОУ №19
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы МДОУ №19 должны, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.2. В МДОУ №19 применяются следующие бланки:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в МДОУ №19, утверждаются заведующим МДОУ №19.
3.1.2. Бланки письма не подлежат учету.
3.1.3. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) заведующего МДОУ №19. Соответствующие предложения вносятся делопроизводителем вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.4. Бланки письма изготавливаются МДОУ №19 самостоятельно с помощью компьютерной техники. Разработанные бланки (общий бланк организации, угловой бланк письма, продольный бланк письма, продольный бланк письма заведующего МДОУ №19, бланк конкретного вида документа – приказа) находятся в приложении.
3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МДОУ №19.
При подготовке организационно-распорядительных документов делопроизводитель МДОУ №19 оформляет реквизиты документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3.2.1. Код организации.
Код МДОУ №19 указывается на бланке письма учреждения. Код МДОУ №19 проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).
Основной государственный регистрационный номер юридического лица указывают на бланке письма МДОУ №19. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) учреждения проставляют в соответствии с документами, выданными регистрирующим органом.
3.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) указывается на бланке письма МДОУ №19 в соответствии с документами, выданными регистрирующим органом.
3.2.4. Наименование организации.
Наименование МДОУ №19 должно соответствовать его наименованию, указанному в уставе. Наименование предприятия располагают ниже организационно правовой формы учреждения.
3.2.5. Справочные данные об организации.
Справочные данные о МДОУ №19 включают: почтовый адрес, номер телефона.
3.2.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого МДОУ №19, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
3.2.7. Код формы документа.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
3.2.8. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатают ограничительные отметки для проставления даты: ___. _____.______
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2010
3.2.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, регистрационный номер приказа дополняется постфиксом, обозначающим разновидность приказа:
- ОД – приказ по основной деятельности;
- ЛС – приказ по личному составу;
- КМ – приказы о направлении работников в командировку.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
3.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.2.11. Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается по форме: г. Россошь.
3.2.12. Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
В состав реквизита «Адресат» может при необходимости входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей установленной Правилами оказания услуг почтовой связи последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс.
3.2.13. Гриф утверждения документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МДОУ №19
______________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
___.____._______
3.2.14. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.