Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом заведующего МДОУ №19.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В частности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов МДОУ №19, совершенствования и повышения эффективности его деятельности.
В разделе «Основные понятия» обозначены определения основных понятий, используемых в Инструкции по делопроизводству.
Название третьего раздела: «Создание документов». Этот раздел включает в себя три подраздела.
Первый подраздел называется «Бланки документов» в нем рассматривается порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлению бланков. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа[81]. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом заведующего детским садом. Образцы бланков в Инструкции по делопроизводству помещены в качестве приложения.
Второй подраздел третьего раздела «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МДОУ №19. Оформление документов это – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования[82]. Документы, создаваемые МДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, использовались Правила оформления реквизитов.
Третий подраздел носит название «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на разовое выполнение[83].
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
- виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
- порядок подготовки приказов (распоряжений) Общества;
- порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
- процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами;
- порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
- доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
- порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).
Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:
- назначение правил, положений, инструкций;
- порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
- согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами;
- порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом директора общества);
- доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
- внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Инструкция по делопроизводству определяет:
- виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;
- порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
- сроки подготовки протокола;
- порядок подписания протоколов;
- доведение протоколов для исполнителей;
- оформление выписки из протокола и др.
Служебные письма рассматриваются в одноименном разделе Инструкции по делопроизводству, где устанавливается:
- виды записок, создаваемых в Обществе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
- порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
- реквизиты записок различных видов и их оформление;
- структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.
Четвёртый раздел называется «Организация документооборота и исполнения документов», включает в себя девять подразделов.
В числе которых:
- организация документооборота;
- организация доставки документов;
- приём, обработка и распределение поступающих документов;
- организация обработки и передачи отправляемых документов;
- порядок прохождения внутренних документов;
- учёт количества документов;
- регистрация документов;
- организация поисковой системы по документам;
- контроль исполнения документов.
При установлении требований к организации документооборота в Обществе происходит исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, однократность регистрации документов, устранение необоснованных согласований проектов документов, регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Пятый раздел называется «Документальный фонд МДОУ №19» и включает в себя три подпункта. Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда МДОУ №19. Под формулировкой документальный фонд МДОУ №19 понимается совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные им, а также полученные в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на заведующем детским садом №19.
Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.
Инструкция по делопроизводству устанавливает:
- назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;
- форму номенклатуры дел;
- порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;
- порядок ведения номенклатуры дел.
Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве МДОУ №19.
Второй подраздел носит название «Формирование и оформление дел».
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:
- принцип формирования дел;
- место текущего хранения дел;
- принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);
- методическая функция архива в вопросах формирования дел;
- срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело должен быть не более 10 дней).
- лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ №19;
- лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);