В разделе «Функции» указаны основные направления деятельности, например:
- рациональная организация документационного обеспечения;
- информационно - справочное обслуживание документов;
- ведение базы данных по кадрам, воспитанникам;
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- формирование отчетов любых форм.
При составлении раздела «Должностные обязанности» многие формулировки были взяты из квалификационных характеристик по отраслевым должностям. Раздел устанавливает виды работ, выполняемых делопроизводителем, в частности:
- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании своей деятельности;
- внедряет современные технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования информационных технологий;
- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных информационных систем, применяемых в МДОУ№19;
- осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения;
- решает учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью дошкольного учреждения;
- организовывает подготовку документов для руководителя дошкольного учреждения;
- осуществляет контроль за своевременным исполнением документов, за соблюдением сроков исполнения обращений граждан;
- принимает непосредственное участие в разработке нормативных и методических документов по делопроизводству;
- осуществляет консультативную и методическую помощь работникам структурных подразделений по вопросам работы с документами;
- вносит предложения заведующему дошкольного учреждения по совершенствованию форм и методов работы с документами, по применению средств организационной и компьютерной техники;
- ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, картотеку учета прохождения документов;
- подготавливает для архива документальные материалы, законченные делопроизводством;
- обеспечивает качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности МДОУ.
Раздел «Права» должностной инструкции определяют полномочия делопроизводителя, обеспечивающие выполнение вышеперечисленных должностных обязанностей, в частности:
- право контролировать соблюдения работниками дошкольного учреждения правил работы с документами;
- право запрашивать в подразделениях учреждения необходимую информацию по вопросам, входящим в его компетенцию;
- право требовать от руководителя учреждения создания благоприятных условий труда;
- право вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;
- право на защиту профессиональной чести и достоинства;
- право на социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;
- право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
В разделе «Ответственность» устанавливаются меры персональной ответственности делопроизводителя за:
- совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;
- причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка дошкольного учреждения, законных распоряжений руководителя, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленной инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;
- несоблюдение трудовой дисциплины.
В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи, указывается с кем, сотрудничает, при выполнении своих должностных обязанностей делопроизводитель:
- с заведующим муниципальным дошкольным образовательным Учреждением - по вопросам, совершенствования делопроизводства учреждения;
- с административным, педагогическим и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и предоставления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя учреждения.
Таким образом, разработанная должностная инструкция делопроизводителя позволит непосредственно воздействовать на деятельность делопроизводителя, направляя его должностные обязанности на совершенствование документирования управленческой деятельности и рационализации порядка работы с документами в соответствии стребованиями современного автоматизированного делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении Центре развития ребенка детском саду № 19.
§ 2. Разработка инструкции по делопроизводству
Для грамотного документирования информации и эффективной организации работы с документами необходима регламентация технологических процессов обработки документов. Одним из главенствующих нормативным документом в организации делопроизводства в любом образовательном учреждении является Инструкция по документационному обеспечению управления (инструкция по делопроизводству). Данный документ устанавливает правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой конкретной организации, в том числе, и для изучаемого дошкольного образовательного учреждения. Инструкция по делопроизводству должна основываться на нормативно-методической базе делопроизводства и отображать специфику работы детского сада.
При разработке инструкции по делопроизводству МДОУ №19 (приложение 11) были изучены основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечены из них полезные сведения, а также проанализирован порядок работы с документами. При создании инструкции по делопроизводству использовались методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённые приказом Росархива от 23.12.2009, а также методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях. Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.
При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:1. Федеральный закон от 14.06.1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (с изм. от 22 октября 1999 г.)[62];2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 09.07.2002, 30.06.2003)[63];3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изм. от 8 ноября 2007 г.)[64];4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г.)[65];5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»[66];6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[67];7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»[68];8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (вступает в силу с 1 января 2010 г.)[69];9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»[70];.10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 16 мая 1997 г., 13 августа 1998 г., 28 июня 2005 г.)[71];11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изм. от 23 сентября 2005 г.)[72];12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. от 8 августа 2003 г., 4 августа 2006 г.)[73];13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.)[74];14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г., 7 июля 2006 г., 29 декабря 2008 г., 17 марта 2009 г.)[75];15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации»[76];16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.)[77];17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.)[78];18. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[79];19. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»[80].