Існуюче настроювання плану рахунків і аналітичного обліку для рахунку 20 "Виробничі запаси" передбачає ведення обліку в розрізі трьох видів субконто: номенклатури матеріалів, місць зберігання і партій, а також в двох вимірниках: вартісному і натуральному.
Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів ведеться на однойменному рахунку 22 в розрізі все тих же видів субконто в натуральному та вартісному виразі.
Виду субконто "Номенклатура матеріалів" відповідає довідник "Номенклатура", Що містить список товарно-матеріальних цінностей і призначений для формування інформації про матеріали, номенклатуру продукції, перелік виконуваних робіт і послуг. Розглянемо кілька основних реквізитів довідника:
Повна назва - обов'язковий для заповнення реквізит, в якому зазначається
назва ТМЦ; Вид ТМЦ - вибирається одне з таких значень: Товар, Послуга, Тара, Продукція, Матеріал, Будматеріал, Паливо, Запчастини, МШП, Напівфабрикат, Артикул використовується для швидкого пошуку та сортування ТМЦ; Валюта продажу - зазначається валюта, в якій відображені відпускні ціни;Ціна продажу - вказується відпускна ціна ТМЦ; Валюта оприбуткування - зазначається валюта, в якій відображені закупівельні ціни; Ціна оприбуткування - вказується закупівельна ціна ТМЦ; Ставка ПДВ -вказується ставка ПДВ для конкретного номенклатурного номера ТМЦ, яка використовуватиметься для розрахунків сум ПДВ у документах; Базова одиниця - задається одиниця вимірювання, в якій будуть обліковані залишки ТМЦ тощо.
Розглянемо особливості реалізації комп'ютерного обліку матеріальних цінностей на прикладі деяких господарських операцій, зокрема: надходження матеріалів та МШП на склад, облік транспортно-заготівельних витрат, списання матеріалів тощо.
Оприбуткування куплених матеріалів на склад відбувається двома способами, залежно від способу розрахунку з організацією - постачальником:
• у разі, післяплати: оформлюється, прибуткова накладна на отриманіТМЦ,
• при передоплаті: оформлюється вхідний рахунок, на основі якого післяфактичного одержання матеріалів вводиться прибуткова накладна
Отримати на моніторі комп'ютера екранну форму документа Прибуткова накладна можна двома способами:
1. Через меню Документ - Надходження - Прибуткова накладна;
2. Відкрити журнал документів Прибуткові накладні і перейти до режимувведення нового документа
Оскільки форма даного документа не відрізняється від аналогічної для оприбуткування основним засобів, описаної вище, ми сконцентруємо свою увагу на заповненні лише деяких реквізитів документа, зокрема: Що оприбутковуємо - використовується для вибору групи активів, оприбутковуються (в даному випадку - Запаси).
Відзначимо також надзвичайно корисну функцію Підбір, котра є недоступною у разі оприбуткування основних засобів і служить для автоматичного заповнення ряду реквізитів табличної частини документа Щоб скористатися нею потрібно натиснути кнопку в нижній частині форми введення. При цьому відкривається довідник "Номенклатура", в котрому слід вибрати назву матеріалу та вказати його кількість, отриману фактично.
! Реквізити з довідника переносяться у табличну частину документа автоматично, тому необхідно перевірити значення ціни матеріалу оскільки воно може не збігатися із значенням ціни постачальника, а також вид ПДВ. У разі різниці по цих реквізитах, їх значення потрібно змінити вручну.
Екранна форма документа Рахунок вхідний є схожого з документом Прибуткова накладна. Поля Замовлення та Вид торгівлі заповнюються автоматично після вибору постачальника з довідника Контрагенти. Проте значення цих реквізитів можна змінити вручну (скажімо для реквізиту Замовлення, можливо вибрати як замовлення іншу угоду, натиснувши кнопку "...", або присвоїти йому значення Без замовлення, скориставшись кнопкою "X").
Відзначимо також, що документ Рахунок вхідний не формує проведень по оприбуткуванню ТМЦ в журналі проведень, а лише автоматично потрапляє в журнал Рахунки вхідні. Оформлена належно прибуткова накладна буде зареєстрована в журналі документів Прибуткові накладні, а також створить необхідну кількість проведень з оприбуткування матеріалів чи МШП на склад (по дебету конкретного субрахунку рахунка 20 "Виробничі запаси" або 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети"), одного проведення по обліку ПДВ та одного проведення по взаємозарахуванню заборгованостей (в разі передоплати).
Як вже було зазначено, в разі приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника, а також: при прийманні матеріалів, які прибули без документів, складається Акт про приймання матеріалів (ф. М-7). Такої форми в стандартній конфігурації "1С: Бухгалтерия 7.7 немає, тому таке оприбуткування відбувається за допомогою оформлення прибуткової накладної на суму фактично отриманих матеріалів, а претензія постачальнику на величину відхилення відображається в обліку в режимі ручного введення операцій.
Процес реалізації в комп'ютерній бухгалтерії господарських операцій по безоплатному надходженню виробничих запасів чи внесенню їх до статутного капіталу засновниками є схожим до розглянутих вище операцій з отримання запасів від постачальників за плату, з врахуванням того, що безоплатно отримані оборотні активи підлягають оприбуткуванню на відповідний рахунок активів по дебету з одночасним відображенням на рахунку 745 „Дохід від безоплатно одержаних активів" по кредиту виробничі запаси, отримані як внесок до статутного капіталу, підлягають віднесенню на рахунок 20 "Виробничі запаси" в кореспонденції з рахунку 46 "Неоплачений капітал".
Розглянемо питання обліку транспортно-заготівельних витрат за допомогою "1С: Бухгалтерия 7.7". Потрібно одразу відзначити, що ведення уособленого обліку ТЗВ на окремому субрахунку не передбачено типовою конфігурацією " 1С Бухгалтерия 7.7" що певним чином обмежує вибір бухгалтером методу віднесення транспортно-заготівельних витрат на виробництво.
При використанні першого методу процес оприбуткування ТМЦ відбувається в два етапи:
1 етап. Оформлення документа Прибуткова накладна з відображенням уньому факту надходження матеріалів на склад за, закупівельною вартістю;
2 етап. Оформлення документа Додаткові витрати на придбання ТМЦ звідображенням у ньому суми ТЗВ, що включається до собівартості матеріалівоприбуткованих за допомогою попереднього документа. Реквізити документаДодаткові витрати на придбання ТМЦ заповнюються так:
• Прибуткова накладна - - вказується документ, який зареєстрований у однойменному журналі, на основі котрого будуть вводитися дані розглядуваного нами документа;
• Рахунок - обирається рахунок по кредиту і аналітика за допомогою плану рахунків;
• Кількість - заповнюється, якщо на обраному рахунку ведуть кількіснийоблік;
• Сума - вказується сума ТЗВ;
• ПДВ - розраховується сума ПДВ, що належить до транспортно- заготівельних витрат;
• Інші реквізити.
Цей документ автоматично генерує проведення в журналі проведень по дебету рахунків та субрахунків, вказаних в документі-основі, в кореспонденції з рахунком, записаним в табличній частині в рядку Рахунок.
У разі оприбуткування за однією прибутковою накладною кількох видів матеріалів треба пам'ятати, що документ Додаткові витрати на придбанні ТМЦ забезпечує розподіл суми ТЗВ лише пропорційно вартості придбаних матеріалів. У разі виникнення потреби розподілу транспортно-заготівельних витрат за іншою базою, необхідно буде всі розрахунки і проведення в журналі виконати вручну. Сам документ Додаткові витрати на придбання ТМЦ автоматично переноситься в журнал Прибуткові накладні.
Операції списання товарно-матеріальних цінностей виконуються за допомогою документа Списання ТМЦ. У цьому документі потрібно ввести: склад, з якого списуватимуть матеріали (Місце зберігання); затратний рахунок, на який буде списана облікова вартість матеріалів (Рахунок списання); статтю затрат; вид діяльності (Субконто списання); причину списання (Причина списання). У табличну частину документа дані вводяться двома способами:
1) введенням нових рядків та
2) відшуканням інформації за допомогою кнопки Підбір.
Таблична частина документа містить реквізити: ТМЦ, Кількість, Ціна-, Сума-, ПДВ, Сумма+, Залишок, заповнення котрих: додаткових пояснень не потребує. У нижній частині діалогового вікна документа Списання ТМЦ міститься кнопка Провести, за допомогою якої можна здійснити автоматичне формування проведень в дебет рахунку витрат, що були вказані в документі, з кредиту рахунку 20 "Виробничі запаси" по даній господарській операції, не заходячи в журнал проведень.
Після створення форми Списання ТМЦ вона автоматично розміщується в журналі Складські, а за необхідності отримання друкованої форми-автоматично створює документ Акт списання ТМЦ.
Для відображення факту відпуску матеріальних цінностей у виробництво необхідно скористатися документом Калькуляція, що може працювати в двох режимах: Попередня і Остаточна Попередня калькуляція містить такі реквізити:
• Склад матеріалів - з довідника Місця зберігання вибирається склад, зякою списуються матеріали;
• Продукція - - з довідника Номенклатура обирається вид продукції, поякому складається попередня калькуляція;
• Склад продукції - з довідника Місця зберігання вибирається склад, кудиоприбутковуватиметься готова продукція;
• Кількість продукції - вказується кількість продукції, що буде виготовлена згідно з калькуляцією.
Таблична частина документа містить таку інформацію:
Затрата - з довідника Номенклатура або Види затрат вибирають матеріали або інші затрати, які включають до виробничої собівартості обраної продукції;
• Партія - вказується партія описуваних матеріалів. У разі введеннянематеріальних витрат, реквізит не заповнюється;