Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ "ДТР") (стр. 4 из 16)

На підставі складених описів справи передаються в архів підприємства. Як правило, документи передаються в архів через 2 роки після закінчення їх в діловодстві у впорядкованому стані [9, п. 2.7]. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися в архів підприємства за рішенням його (підприємства) керівника. В архіві підприємства на підставі описів структурних підрозділів складаються зведені описи справ, які є основними обліковими довідниками до документів. Надалі по зведених описах документи передаються на державне зберігання.

Юридичні особи, у власності яких знаходяться документи НАФ, після закінчення термінів тимчасового зберігання таких документів зобов'язані передати їх на постійне зберігання в центральний державний архів України, галузевий державний архів, місцеву державну архівну установу або архівний відділ місцевої влади. Також в держархіви передаються документи, терміни тимчасового зберігання яких не закінчені, підприємств, що ліквідовуються без правонаступника.

Відносно документів, термін зберігання яких закінчився, складається акт про вилучення для знищення справ. При цьому повинна дотримуватися відповідна процедура.

На певних етапах обов'язковим є отримання схвалення або узгодження з експертною комісією підприємства і експертно-перевірочною комісією державного архіву (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської влади).

Проілюструємо викладене вище у вигляді схеми (Рис.1).

Рисунок 1 – Зберігання документів на підприємстві

Відзначимо також, що у разі зміни керівника підприємства повинен бути складений акт приймання-передачі, в якому окремим розділом відображаються наявність і стан документів, що знаходяться в діловодстві структурних підрозділів і в архіві, а також обліково-довідкового апарату до них.

Згідно обліковим даним служби діловодства і архіву в акті указуються окремо кількість документів, що знаходяться в діловодстві, і кількість справ, що зберігаються в архіві, у тому числі кількість справ, віднесених до Національного архівного фонду [9, п. 12.1.2].

1.2.5 Створення архіву на підприємстві

Як ми вже вказували, чинне законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів закінчених в діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, наукової або іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян [9, п. 2.1]. При цьому архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії і т.і.). На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства [9, п. 2.2].

При створенні архіву повинне бути затверджено відповідне Положення про архів підприємства [9, п. 2.3] з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України [3,ч. 4, ст. 32]. При розробці Положення про архів підприємства слід взяти до уваги Типове положення № 58[12], а також Зразкове положення про архів [13].

В Положенні про архів підприємства, зокрема, повинні бути вказаний такі завдання архіву :

- прийом від структурних підрозділів підприємства і зберігання архівних документів;

- контроль спільно із службою діловодства стану зберігання і правильності оформлення документів в структурних підрозділах підприємства;

- участь в складанні і узгодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідності формування документів в справі затвердженій номенклатурі;

- ведення державного обліку документів НАФ і подача відомостей про їх кількість по встановленій формі відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської поради;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання і подача на розгляд експертної комісії підприємства проектів описів документів, віднесених до НАФ, описів справ тривалого (більше 10 років) зберігання, описів справ речовому доказу складу працівників підприємства і актів про вилучення для знищення документів, які не віднесені до НАФ;

- створення і удосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація в установленому порядку використовування архівних документів, що належать державі, територіальним общинам, видача архівних довідок, копій, витягань з документів юридичним особам і громадянам;

- підготовка і передача документів НАФ до відповідної архівної установи, архівний відділ міської поради;

- участь в заходах щодо підвищення кваліфікації за фахом працівників підприємства, що відповідають за роботу з документами.

В штатний розклад вводиться посада завідуючого архівом. На цю посаду керівником підприємства може бути призначена особа з вищою освітою і стажем роботи за фахом не менше три роки [9, п. 2.6]. Відзначимо, що Довідник кваліфікаційних характеристик пред'являє дещо інші вимоги до особи, що призначається на посаду завідуючого архівом: йому достатньо мати базове або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший фахівець) і стаж роботи по веденню архівної справи - не менше одного року.

Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником підприємства. При цьому необхідно врахувати положення Випуску 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінтруда від 29.12.2004 р. № 336, розділ 15 якого, зокрема, розкриває завдання і обов'язки завідуючого архіву, а розділ 3 - архіваріуса. Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівників (інспектор по кадрах, завідуючий канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографістка і ін.) доцільно включити положення, що зобов'язали останніх передавати документи в архів підприємства, готувати їх до здачі в державний архів.

В архіві складається річний план роботи який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і затверджується керівником підприємства [9, п. 10.1].

1.2.6 Експертиза цінності документів

Згідно [3, ч. 1 ст. 6] віднесення документів до НАФ або вилучення з нього документів здійснюється на підставі експертизи їх цінності, яка проводиться експертними і експертно-перевірочними комісіями за участю власника документів або його законних представників. Крім того, експертиза цінності документів дозволяє встановити терміни зберігання документів, які не підлягають віднесенню до НАФ, провести грошову оцінку документів.

1. Принципи і критерії експертизи цінності документів

Згідно [6, п. 2] експертиза цінності документів - це всебічне вивчення документів з метою віднесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення термінів зберігання документів, що не підлягають віднесенню до НАФ.

Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення термінів зберігання документів.

Експертиза цінності проводиться за наступними принципами [6, п. 7]:

— об’єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

- історизм - облік особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

- всесторонність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Основні критерії, які використовуються при визначенні цінності документів, названі в [6, п. 8]. Серед них:

- походження -функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондосоздателя), значення фізичної особи (фондосоздателя) в житті суспільства, час і місце створення документа;

- зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

— зовнішні ознаки - формафіксації і передачі змісту, посвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереження.

Експертиза цінності документів на підприємстві проводиться [9, п. 4.2.2]:

- в поточному діловодстві під час складання номенклатури справ, формування документів в справи і перевірки правильності віднесення документів в справи;

- під час підготовки справ до подальшого зберігання, у тому числі у складі Національного архівного фонду.

Згідно п.п. 4.2.1 Правил № 16 кожне підприємство незалежно від форми власності зобов'язано протягом року після початку своєї діяльності звернутися до одного з державних архівів по місцю свого знаходження для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.

Крім того, на власників документів покладений обов'язок у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану вказаних документів повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів. Не може власник і знищити документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

2.Створення експертної комісії підприємства

В пункті 9 Порядку № 1004 [6] названі такі види експертних комісій:

- Центральна експертно-перевірочна комісія Госькомархива України;

- експертно-перевірочні комісії центральних і галузевих державних архівів, Національної академії наук, державного архіву в АРК, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя;

- експертні комісії архівних відділів рай-держадміністрацій, міських порад, а також експертні комісії державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, об'єднань громадян, релігійних організацій;