2.2 Рекомендації щодо удосконалення технології зберігання документів на ТОВ «ДТР»
У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання.
Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.
Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання, зберігання.
Неодмінною ознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операцій зі створення та використання документованої інформації. Спеціалісти ТОВ «ДТР» при використанні та аналізі документованої інформації зустрічаються з проблемами, що перешкоджають ефективній діяльності, а саме: низький рівень класифікації і кодування документів, їх стандартизації та уніфікації, нераціональні способи складання, обробки та зберігання документів.
Визначенні недоліки організації документообігу дають змогу виокремити такі основні напрями (етапи) його вдосконалення: організація системи та процесів керування документації; організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації; організація раціональної роботи з документами.
На етапі організації системи та процесів керування документацією передбачається здійснення організаційно-правового обґрунтування всіх аспектів документування і технологічних процесів роботи з документами. Передусім це структурування та формування штату працівників підприємства загалом та служби діловодства зокрема.
Важливим завданням у сфері трудових ресурсів є забезпечення необхідної кількості працівників певного рівня і кваліфікації, що відповідають потребам і стратегії підприємства. В організаційній структурі ТОВ «ДТР» має бути чітко зафіксована підпорядкованість служби діловодства (служба керування справами, канцелярія, секретаріат тощо) безпосередньо керівникові.
Особливу увагу слід приділяти повноцінності й результативності технічного і внутрішнього нормативно-методичного забезпечення (інструкції (процедури), положення, правила, регламенти тощо). На ТОВ «ДТР» основним нормативно-методичним документом, що базується на використанні нових технологій, має бути Інструкція з діловодства, доповнювана та супроводжувана комплексом локальних документів, наприклад, альбомом уніфікованих форм документів, інструкцією з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю, а також номенклатурою справ.
Другий етап передбачає класифікацію напрямів діяльності, визначення і фіксування робочих процесів і дій, що їх становлять, а також окреслення інформаційних вимог кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Слід обирати ту структуру та вид службових документів, що найповніше відповідає кожній діловій функції, операції та дії.
Впровадження уніфікованої системи управлінської документації передбачає: розроблення інструкції (правил) з оформлювання документів на ТОВ «ДТР»; проведення семінарів і нарад з керівниками структурних підрозділів, а також періодичне проведення практичних занять (семінарів) з працівниками, що виконують діловодні процеси; забезпечення працівників структурних підрозділів, які готують і оформлюють документи, примірниками стандарту, методичними рекомендаціями щодо його застосування, уніфікованими формами документів ТОВ «ДТР»; вивчення змісту стандарту працівниками структурних підрозділів та впровадження досвіду його застосування.
Важливим етапом раціоналізації документообігу є визначення частоти створення конкретних видів номіналів документів, групування їх на: періодичні та постійні (умовно постійні) форми.
Стандартизація діловодства на практиці сприяє чіткості організаційно-управлінської роботи й підвищує ефективність виконання управлінських рішень у кожному окремо взятому випадку. І тому, раціоналізація документообігу є одним із важливих критеріїв успішного функціонування підприємства.
Таким чином, дане дослідження організації ТОВ «ДТР» документообігу та виявлення їх недоліків передбачають підвищення якості документів як носіїв інформації, зменшення робочого часу, збільшення ефективності праці працівників на підприємствах при складанні, обробці й зберіганні документів, за рахунок реалізації пропонованих напрямів раціоналізації документообігу.
Висновки
Отже, з поведеного аналізу можна зробити висновки, що проблема збереження документів існувала з давніх-давен, коли людство тільки винайшло письмо.
Документи як такі виникли практично одночасно з писемністю: спочатку як засіб спілкування, визначення сімейно-майнових відносин, і, нарешті, передачі інформації. Документи є одним із найважливіших сховищ, людської пам'яті, життєвого досвіду, суспільного знання.
З найдавніших часів до нас дійшли різні види документів, відбитки наскальних малюнків та написів, викопані примітивним інструментальним знаряддям на гладких кам'яних брилах, єгипетські папіруси, виготовлені з очерету, якого вдосталь росло в дельті Нілу, старослов'янські письмена на берестяній корі, середньовічні манускрипти, написані на вже винайденому тоді папері тощо. За їх допомогою ми маємо можливість пізнавати власну історію, особливості побуту, рівень соціальних відносин, події, що відбувались у ті далекі часи.
У ХІХ - ХХ ст. кількість документального матеріалу, рукописного і друкованого, зростає безмірно. Відбувається процес дальшої диференціації та спеціалізації життя; через те документи доводиться класифікувати. Чужоземні матеріали цього періоду втрачають своє значення, проте, як і раніше, велику вагу мають документальні матеріали державних, громадських установ та організацій, приватні архіви.
Ніхто і ніщо у світі не зникає безвісти. Кожна людина, група людей чи суспільство, держава залишає більшою чи меншою мірою сліди своєї діяльності. Тому так важливо забезпечити збереження документів. На сучасному етапі збереженням документів займається архівна наука. До основних напрямків її діяльності відноситься визначення матеріальної основи документів, їх фізичної, хімічної структури. На основі цих знань виробляються підходи щодо якісного збереження документів. Визначається якісна і кількісна сторони тривалості збереження документів, що представляють історичну, культурну, наукову цінність. Документи, які з часом можуть втратити свій вигляд і характерні властивості документа, підлягають реставрації з метою забезпечення їх подальшого збереження.
В результаті проведеного дослідження діяльності ТОВ «ДТР» був проведений аналіз сучасного стану ведення діловодства на підприємстві, проаналізовано засоби і методи збереження ділової документації, яка може представляти цінність в подальшому. Також було проаналізовано матеріальне забезпечення ТОВ «ДТР» в галузі забезпечення збереження документів, а саме стан архівної установи, правового забезпечення збереження документів. Не менш важливими на сучасному етапі є проблеми впровадження електронного документообігу та електронних архівів на підприємствах з метою забезпечення кращого, надійнішого збереження важливих і цінних документів. Тому рекомендаціями щодо покращення діяльності ТОВ «ДТР» є введення сучасної системи електронного документообігу та електронного архіву.
Використані джерела
1. ККУ -Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. № 2341-111.
2. КоАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.
3. Закон № 3814 - Закон України «Про Національні архівні фонди і архівні установи» від 24.12.93 р. № 3814-XII.
4. Закон № 2181 - Закон України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами і державними цільовими фондами» від 21.12.2000 р. № 2181-111.
5. Закон про бухоблік - Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
6. Порядок № 1004- Порядок створення і діяльності комісій по проведенню експертизи цінності документів, затверджений ухвалою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.
7. Перелік № 41 - Перелік типових документів, створюваних в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, з вказівкою термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.
8. Положення № 88 - Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
9. Правила № 16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16.
10. Положення про умови зберігання архівних документів - Положення про умови зберігання архівних документів, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 15.01.2003 р. №6.
11. Порядок № 32 - Порядок надання державними архівними установами допомоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов зберігання, реставрації, консервації, створенні фондів страховки і фондів користування документами, затверджений наказом Державного комітету архівів України від 25.04.2002 р. № 32.