Передача документів на державне зберігання
Підприємства і установи, в діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду, передають їх на державне зберігання після закінчення граничних термінів їх зберігання в архіві підприємства. Передача здійснюється щорічно відповідно до графіка, затвердженим керівником підприємства і відповідного державного архіву.
На підприємствах з невеликим об'ємом справ постійного зберігання, а також в суспільних організаціях, що здійснюють діяльність в межах термінів скликання, передача документів на державне зберігання може проводитися один раз в 3 - 5 років або після закінчення термінів скликання.
Підприємства, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, можуть передавати в державні архіви документи тривалого (понад 10 років) зберігання і по особовому складу.
За відсутності у підприємств приміщень для зберігання документів передача справ в державний архів може здійснюватися достроково на платній основі.
Документи підприємств передаються на державне зберігання у впорядкованому стані по описах, затверджених в установленому порядку. Надходження документів оформляється актом приймання-передачі (додаток 27 до Правил № 16), який складається в двох екземплярах. Перший екземпляр разом з документами передається в державний архів, а другий залишається в справі фундації архіву підприємства.
Описи, на підставі яких здійснюється передача справ, складаються у трьох екземплярах. На всіх екземплярах описів робляться відмітки про приймання справ в державний архів. Четвертий екземпляр опису разом з екземпляром акту залишається в архіві підприємства.
Випадки відсутності окремих справ обмовляються в акті приймання-передачі документів, а причини відсутності справ - в довідці, прикладеній до акту. Документи в державний архів доставляються транспортом і за рахунок підприємства-здавальника.
Разом із справами на державне зберігання передається історична довідка про підприємство або доповнення до неї. Історична довідка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості по історії підприємства і його документів. Вона складається під час першого надходження документів в архів. Згодом надається доповнення до історичної довідки. Історична довідка підписується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, і друкується в чотирьох екземплярах.
Історична довідка містить три розділи: історія підприємства (установи), історія фонду, характеристика документів фонду.
В першому розділі історичної довідки в хронологічному порядку відображаються відомості про:
- розпорядливих актах про створення, реорганізацію, ліквідації підприємства-фондотворця;
- крайніх датах діяльності підприємства (установи);
- завданнях і функціях підприємства, їх змінах;
- масштабі діяльності підприємства (установи), сіті підвідомчих організацій;
- змінах в найменуванні і підкоренні підприємства (установи);
- структурі підприємства (установи) і її змінах.
Другий розділ довідки включає:
- кількість справ у фонді і крайні дати документів фонду;
- час надходження документів фонду в архів;
- зміни в складі і об'ємі фонду, їх причини;
- дата першої передачі документів фонду на державне зберігання і назву відповідного державного архіву;
- ступінь збереження документів фонду.
В третьому розділі приводяться:
- узагальнена характеристика фонду по видах документів і їх змісті;
- відомості про довідковий апарат до фонду;
- напрями використовування документарної інформації фонду.
Історична довідка доповнюється у міру поповнення фонду новими надходженнями.
Передача для зберігання документів при ліквідації або реорганізації підприємства
Передача для зберігання справ ліквідовуваного підприємства, терміни зберігання яких не закінчилися, входить в обов'язку ліквідаційних комісій.
У разі реорганізації підприємства з передачею його функцій іншому підприємству правонаступник приймає по акту документи, не завершені в діловодстві реорганизуємого підприємства в свій архів.
Якщо функції реорганизуємого підприємства передаються декільком підприємствам, його архівні справи, віднесені до Національного архівного фонду, передаються відповідному державному архіву. Справи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, передаються органу вищого рівня, якщо він існує на території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. Якщо органів вищого рівня на території вказаних регіонів немає, всі справи по основній діяльності передаються відповідному державному або іншому архіву.
Документи, не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаються правонаступникам.
Якщо підприємство ліквідовується без правонаступників, його архівні справи, віднесені до Національної архівної фундації, передаються державному архіву.
Архівні справи по основній діяльності, терміни тимчасового зберігання яких не закінчилися, документи, не закінчені в діловодстві, а також документи по особовому складу передаються вищестоящому органу, якщо він існує на території АРК, відповідної області, міст Києва і Севастополя. За відсутності органів вищого рівня на території вказаних регіонів всі архівні справи і документи повинні бути переданий відповідному державному або іншому архіву.
Таким чином, кожне підприємство незалежно від форми власності, яке ліквідується без правонаступника, зіткнеться з необхідністю забезпечити передачу справ для подальшого зберігання. Особливо це торкається справ по особовому складу у зв'язку з тривалим терміном їх зберігання.
1.3.3 Порядок знищення документів з минулим терміном зберігання
Документи, по яких закінчився термін зберігання, передбачений Переліком № 41 [7], можуть бути знищені. Проте при цьому необхідно дотримати певну процедуру, передуючу їх знищенню, яка встановлена Правилами № 16 [9].
Відбір документів, терміни зберігання яких закінчилися, і складання акту про вилучення цих документів для знищення здійснюється після створення зведених описів справ підприємства тривалого (понад 10 років) зберігання і речовому доказу складу за відповідний період. Звертаємо увагу, що забороняється відбір документів для подальшого знищення на підставі заголовків справ в номенклатурі справ. Повинен бути проведений посторінковий перегляд кожного документа.
Акт про вилучення документів для знищення розглядається експертною комісією підприємства одночасно із зведеними описами.
Рішення експертної комісії підприємства оформляється протоколом. Приведемо зразок його складання (Додаток М).
Схвалені ЕК підприємства акти разом з описами справ по особовому складу подаються на узгодження ЕПК відповідного державного архіву. Потім акт про вилучення для знищення документів затверджує керівник підприємства, і лише після цього підприємство має право знищити документи. Таким чином, без узгодження акту з ЕПК відповідного державного архіву знищувати документи не можна.
Справи включаються в акт про вилучення для знищення, якщо термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складений акт. Наприклад, в 2007 році в акт можуть включатися справи з трьохлітнім терміном зберігання, закінчені діловодством до 1 січня 2004 року. Якщо справи повинні зберігатися 5 років, то в акт про вилучення для знищення в 2007 році можуть бути включені справи, закінчені в діловодстві до 1 січня 2002 року. При цьому слід враховувати примітки до статей Переліку № 41 щодо початку числення термінів зберігання, такі як «Після закінчення терміну договору», «Після висновку об'єкту з експлуатації» і т.п.
Особливо слід звернути увагу на примітку «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства».
Нагадаємо, що згідно [4, п.п. 15.1.1] податковий орган має право донарахувати суму податкового зобов'язання не пізніше 1095 днів, наступних за останнім днем граничного терміну надання податкової декларації, а якщо вона подана пізніше - за днем її фактичного надання. На цій підставі деякі платники податків вважають, що після закінчення 3 років берегти документи, пов'язані з численням податків і зборів, не обов'язково навіть в тому випадку, якщо перевірка податкових органів не проводилася.
Проте Державний комітет архівів України в листі від 19.09.2003 р. № 02-1163 з посиланням на ГПАУ роз'яснив, що примітка «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства» не втрачає свого значення в умовах дії Закону № 2181. Таким чином, навіть після закінчення термінів зберігання документи, що мають вказану примітку, не можуть бути знищені якщо перевірка податкових органів за цей період не була проведена. Це зв'язано з тим, що в деяких випадках податкове зобов'язання може бути нараховано без дотримання терміну давності.
Акт про вилучення для знищення складається в двох екземплярах на всі справи підприємства в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком з вказівкою кількості справ, включених в кожну групу. Акти мають суцільну нумерацію починаючи з № 1.
Наведемо приклад складання акту про вилучення документів для знищення (Додаток Н).
На практиці разом з актом на узгодження ЕПК відповідного державного архіву подається письмо вільної форми з проханням розглянути і погодити акт. Лист може мати наступний вигляд (Додаток П).