Согласно п. 1 ст. 53 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее - АПК РФ) каждое лицо, участвующее в деле, обязано доказать те обстоятельства, на которые оно ссылается в основание своих требований и возражений.
Для этой цели используются различные доказательства, в том числе письменные, которыми признаются всевозможные документы, содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа (п. 1 ст. 60 АПК РФ).
По общему правилу письменные доказательства предоставляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.
При этом необходимость в предоставлении подлинных документов возникает тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, а также в других необходимых случаях по требованию арбитражного суда (п. 2 ст. 60 АПК РФ).
Подлинные документы, имеющиеся в деле, по ходатайству представивших лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу решения суда. Если же суд придет к выводу о том, что возвращение подлинников документов не нанесет ущерба правильному разрешению спора, то суд может их вернуть и до вступления в силу его решения, в процессе производства по делу.
При этом одновременно с ходатайством указанные лица предоставляют заверенную надлежащим образом копию подлинного документа или ходатайствуют о засвидетельствовании верности копии, остающейся в деле, самим судом (ст. 61 АПК РФ).
Таким образом, исходное правило, которым необходимо руководствоваться в данном случае, состоит в том, что в качестве письменных доказательств суду следует предоставлять документы в подлиннике. Только этот способ может предотвратить подлоги, подделки и иные искажения документов.
Применение современной множительной техники (ксероксов и пр.) обеспечивает точное механическое дублирование копируемого материала. И хотя такой способ копирования фактически устраняет опасность неумышленных ошибок и искажений, он тем не менее не исключает преднамеренной фальсификации предоставленных доказательств. Поэтому АПК устанавливает требование о подтверждении в установленной законом форме идентичности копий оригиналу.
Удостоверить подлинность копии подлиннику можно несколькими способами. Самым надежным из них является свидетельствование верности копий документов и выписок из них нотариусом (ст. 35, 36, 77 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных Верховным Советом РФ 11.02.93 N 4462-1).
Кроме того, заверение копий можно осуществить более простым путем - подписью должностного лица предприятия (организации) или гражданина-предпринимателя и оттиском печати соответствующего предприятия (организации).
Помимо этого, если участник дела передает копии документов на личном приеме, то он при предъявлении оригинала на основании ст. 61 АПК РФ может просить подтвердить своей подписью тождественность текстов по аналогии судью. Сказанное в целом означает, что если копии перечисленных в вопросе документов представляют для вас главные доказательства, которыми вы будете обосновывать какие-либо обстоятельства или факты, то вам следует придать им надлежащую форму, которая бы позволила их рассматривать в качестве письменных доказательств, одним из указанных выше способов.