При разработке плана счетов главный бухгалтер предприятия руководствуется следующими принципами:
1. Счета располагаются в разделах по ходу движения стоимости: со счета на счет, из раздела в раздел, начиная со счетов капиталов, на которых отражается формирование собственных средств, заканчивая счетами по учету финансовых результатов и использования прибыли. Это соответствует объективному процессу авансирования средств в их кругообороте, дает возможность без затруднения составлять счетные формулы и объяснять двойную запись на бухгалтерских счетах.
2. Отражение операций на бухгалтерских счетах осуществляется посредством двойной записи, которая объясняется не общепринятой балансовой теорией, не раскрывающей причин двойной записи (балансовые изменения сами являются следствием двойной записи), а исходя из экономического содержания хозяйственных операций (движения стоимости).
РАБОЧИЙ ПЛАН СЧЕТОВ - систематизированный план счетов бухгалтерского учета, применяемых в конкретной организации. В нем содержатся синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности, а также перечень забалансовых счетов. Рабочий план счетов в РФ разрабатывается организацией на основе соответствующего обязательного для нее общего или специального Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного органом, которому федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете» Рабочий план счетов утверждается при утверждении учетной политики организации приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета, как уже было сказано выше, таким лицом является руководитель организации.
При подготовке рабочего плана счетов. из всей совокупности синтетических счетов выбираются те, которые реально необходимы для адекватного отражения финансово-хозяйственной деятельности конкретной организации и для формирования достоверной и полной картины ее имущественного и финансового положения. При составлении рабочего плана счетов с сокращенной системой счетов бухгалтерского учета целесообразно учитывать конкретные виды имущества, направления и виды деятельности организации, а также специфику обязательств, возникающих из совершаемых ею сделок и иных оснований. И наоборот, для учета специфических операций организации могут по согласованию с Минфином РФ или др. соответствующим органом при необходимости вводить в Р.п.с. дополнительные синтетические счета, используя свободные коды счетов. Основанием для введения новых синтетических счетов может служить, например, появление нового вида объектов учета, для которых ранее счета не предусматривались. Субсчета, предусмотренные в соответствующем плане счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Организации вправе уточнять содержание отдельных из них, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
При разработке рабочего плана счетов определяется конкретная номенклатура счетов, используемых данной организацией в процессе бухгалтерского учета. В случае, если в дальнейшем возникает необходимость учета средств, не указанных в рабочем плане счетов, можно использовать имеющийся счет из соответствующего раздела.
При этом рабочий план счетов всегда должен включать следующие разделы в определенной последовательности:
1. Капитал.
2. Кредиты и займы.
3. Денежные средства, их эквиваленты и прочие расчеты.
4. Капитальные вложения и долгосрочные активы.
5. Процесс снабжения и производственные затраты.
6. Производство и социальная сфера.
7. Готовая продукция и товары.
8. Процесс продажи и финансовые результаты.
9. Забалансовые счета.
Небольшие и средние организации с незначительными объемами учетной работы (и, соответственно, количеством счетов и бухгалтерских проводок) могут воспользоваться типовым Планом счетов, не внося в него существенных изменений в части применения субсчетов и нетиповых проводок.
Иные предприятия (как правило, имеющие многопрофильный характер деятельности, значительный объем учетных данных, разветвленную структурную сеть и т.п.) должны разрабатывать рабочий план счетов с учетом специфики своей финансово-хозяйственной деятельности.
Все рабочие планы счетов должны быть основаны на типовом Плане счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению. Однако в части субсчетов и аналитического учета предприятия могут самостоятельно устанавливать порядок своей учетной работы. В этих целях и разрабатывается рабочий план счетов предприятия, являющийся составной частью его учетной политики и утверждаемый, как правило, в качестве ее приложения.
Построение рабочего плана счетов означает выделение, систематизацию и расположение счетов (и субсчетов) в определенной системе, что позволяет установить необходимую основу для отражения производимых предприятием финансово-хозяйственных операций.
Основная цель разработки рабочего плана счетов - построить такую схему бухгалтерского учета, чтобы она могла учесть потребности в аналитике для всех целей ведения учета. Это и формирование бухгалтерской отчетности, и подготовка информации для управления, исчисления налогов и сборов, и ведение статистического учета.
Торгующие организации, занимающиеся розничной торговлей, не используют в своей деятельности затратные счета на производство (20, 21, 23, 25, 26 и т.д.), то есть рабочий план счетов данной организации не будет их содержат, так как им рекомендован счет 44 «Расходы на продажу».
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций на основе Плана счетов организация утверждает рабочий план счетов, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Как уже говорилось выше, организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
Как правило, структура каждого счета рабочего плана счетов предполагает следующую иерархию информационных данных по возрастанию степени детализации аналитического учета:
- счет;
- субсчет;
- аналитические признаки (субконто) первого уровня;
- аналитические признаки (субконто) второго уровня и т.д.
Рассмотрим формирование структуры счетов на примере счета 01 «Основные средства»:
- счет 01 «Основные средства»;
- субсчета (по использованию основных средств в производственном процессе):
01-1 «Основные средства производственного назначения»;
01-2 «Основные средства непроизводственного назначения»;
01-3 «Основные средства, переданные в аренду»;
- аналитические признаки первого уровня (по группам основных средств, в примере - для основных средств производственного назначения):
01-1-1 «Земельные участки и объекты природопользования»;
01-1-2 «Здания»;
01-1-3 «Сооружения»;
01-1-4 «Машины и оборудование»;
01-1-5 «Транспортные средства»;
01-1-6 «Производственный и хозяйственный инвентарь»;
01-1-7 «Объекты благоустройства»;
- аналитические признаки второго уровня (по месту нахождения объектов основных средств, в примере - зданий производственного назначения):
01-1-2-1 «Заводоуправление»;
01-1-2-2 «Цех № 1»;
01-1-2-3 «Цех № 2»;
01-1-2-4 «Гараж» и т.д.;
- аналитические признаки третьего уровня (по лицам, ответственным за содержание и эксплуатацию основного средства), например, отдельные позиции структуры счета 01-1-5-4-010 будут обозначать:
01 - основное средство;
1 - объект производственного назначения;
5 - транспортное средство;
4 - гараж;
010 - ответственное лицо (к примеру, водитель Сидоров В.П.).
Как видно из приведенного примера, большое количество аналитических признаков предполагает использование специально разработанных справочников (классификаторов) шифров аналитического учета, которые, как правило, разрабатываются под конкретные компьютерные программы учета. В этом случае необходимо понимать, что рабочий план счетов не может содержать такое огромное количество цифровой информации. Поэтому обычно рабочие планы счетов содержат только синтетические счета и субсчета (реже - аналитические признаки первого уровня), а все остальные аналитические признаки содержатся в справочниках (классификаторах) шифров аналитического учета, на которые в плане счетов приводится ссылка. Например:
- счет 01 «Основные средства»;
- субсчета (по использованию основных средств в производственном процессе):
01-1 «Основные средства производственного назначения»;
01-2 «Основные средства непроизводственного назначения»;
01-3 «Основные средства, переданные в аренду»;
- аналитические признаки первого уровня (по группам основных средств) - согласно Справочнику шифров аналитического учета «Группы основных средств, применяемых на предприятии»:
01-1-1 «Земельные участки и объекты природопользования»;
01-1-2 «Здания» и т.д.;
- аналитические признаки второго уровня (по месту нахождения объектов основных средств) - согласно Справочнику шифров аналитического учета структурных подразделений предприятия;
- аналитические признаки третьего уровня (по лицам, ответственным за содержание и эксплуатацию основного средства) - согласно Справочнику шифров аналитического учета материально ответственных лиц (в данном случае вместо подобного справочника в качестве шифров аналитического учета могут применяться номера лицевых счетов сотрудников).