Проект распоряжения визируют на последнем листе текста ниже подписи распорядителя на первом экземпляре — подлиннике.
Распоряжение не ограничено сроком действия. Отменить действие распоряжения или его части можно только распоряжением или приказом по организации (предприятию).
5.3 Организационный документ
Все организации и предприятия в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы именуют организационными.
Устав — юридический акт, на основании которого оформляется структура, функции и правовое состояние учреждения, организации или предприятия. Уставы после их утверждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах министерства финансов. После регистрации вновь созданная организация может разворачивать свою деятельность.
Уставы могут быть индивидуальными и типовыми. Содержание, формуляр устава, порядок оформления, согласования и утверждения такие же, как и для положения. Устав является основой для разработки положения.
Положение — это правовой акт, устанавливающий основные правила организационной деятельности государственных органов, их структурных подразделений, предприятий (филиалов). Его, как правило, составляют при создании новых предприятий, организаций, фирм и их структурных подразделений. Существуют положения типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатывают для системы учреждений и предприятий, индивидуальные — на основе типового. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные — руководителями предприятий и организаций.
Положение состоит из таких разделов: общая часть (преамбула); основные функции (что необходимо сделать для выполнения поставленных задач); права; порядок создания и организации деятельности.
Типовой формуляр положения содержит в себе: герб; название ведомства, организации, структурного подразделения; гриф утверждения; название вида документа (положение); место издания; дату; индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; отметку о поступлении.
Инструкция — это документ, содержащий правила, регулирующие какие-либо специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Например, «Инструкция о порядке замещения...», «Инструкция о внедрении...». Инструкцию подписывает руководитель организации. Она предназначена для постоянного пользования, поэтому текст излагается лаконично, точно и понятно.
Инструкция имеет такие реквизиты: название вида документа (инструкция); гриф утверждения; заголовок (иногда входит название документа); дату; индекс; место издания; текст; подпись; виды согласования.
Отдельная разновидность этого вида документов — должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.
Должностная инструкция состоит из таких разделов: общая часть; функции; обязанности; права; взаимоотношения (связи по форме); ответственность работника и др. В общей части указывают: основные задачи работника; порядок замещения должности; профессиональные требования; подчиненность; основные руководящие документы. В разделе «функции» определяют предмет, содержание и перечень видов работ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе выполнения работы мы рассмотрели понятия о деловом документе; научились выполнять классификацию деловых документов, составление текста делового документа, расположение и правильное написание его реквизитов и оформления; привели краткие характеристики отдельных видов деловых документов и др.
ЛИТЕРАТУРА
1. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. — Чинний від 1995-07-01. — К.: Держстандарт України, 1994. — 53 с.
2. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. — Чинний від 1995-07-01. — К.: Держстандарт України, 1994. — 158 с.
3. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. — Чинний від 1995-01-01. — К.: Держстандарт України, 1994. — 53 с.
4. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. — Чинний від 1995-01-01. — К.: Держстандарт України, 1994. — 10 с.
5. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. — К.: Держстандарт України, 1994. — 89 с.
6. Новий Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України на заміну першого термінологічного державного стандарту України з архівної справи та діловодства ДСТУ 2732-94 й затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. № 97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.
7. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. — М.: Наука, 1973. -- 256 с.
8. Зиновьева Н.Б., Саятина НА., Пашнина И.И. Документ в коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». — Краснодар, 1995. — 58 с.
9. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. —М.: МГИАИ, 1977. — 132 с.
10. Кулешов С.Документальні джерела наукової інформації. — К.: УкрІНТЕР, 1995. — 191 с.
11. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. — М., 1995. — Сб. 70. — С. 24—40.
12. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури /Рівн. держ. ін-т культури. — К.: Кн. палата України, 1998. — 80 с.
13. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. — 1994. — Сб. 69. — С. 37—57.