- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при установлении фактов кражи и злоупотребления, порчи активов;
- но требованию судебно-следственных органов;
- в случаях смены материально ответственных лиц;
- в случаях стихийных бедствий;
- при ликвидации предприятия.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который создает необходимые условия для ее проведения в сжатый срок, определяет объекты, количество и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Для проведения инвентаризации на предприятии распорядительным документом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят специалисты хорошо знающие объекты инвентаризации, главного бухгалтера и возглавляется руководителем предприятия или его заместителем.
Инвентаризационная комиссия:
- проводит профилактическую работу относительно обеспечения сохранности ценностей;
- проводит организацию инвентаризации и осуществляет инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
- осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций товарно-материальных ценностей в местах хранения в межинвентаризационный период;
- проверяет правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованности предложений по зачетам пересортировки ценностей в местах их хранения;
- проводит по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации (при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях);
- рассматривает письменные пояснения лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей или другие нарушения, а также предложений по регулированию выявленных инвентаризационных разниц, зачету вследствие пересортицы.
План инвентаризации должен составляться не позднее, чем за 14 дней до начала ее проведения. Каждый месяц план уточняется, а при необходимости корректируется. План периодичности проведения инвентаризации на предприятии ЧП "Идея" представлен в таблице 2.6.
Таблица 2.6. План периодичности проведения инвентаризации товаров на складе на ЧП "Идея"
| Виды имущества и обязательств | Периодичность |
| Товары на складе | 1 раз в квартал, 20 числа последнего месяца в квартале |
| Денежные средства | 1 раз в месяц, 29 числа |
| Расчеты с банками | По мере поступления выписок банка |
| Расчеты по платежам в бюджет | 1 раз в квартал, 25 числа последнего месяца в квартале |
Очень важным для инвентаризации является ее период. От этого зависит качество инвентаризации, а также расход времени и средств на ее проведение.
Планирование инвентаризации связано с большой подготовительной работой, проведение которой возлагается на председателя инвентаризационной комиссии. Такая работа требует от ответственного лица знаний действительного состояния дел, знания психологического микроклимата на предприятии, соответствующей специальной подготовки, интуиции, ответственности за доверенное дело.
Инвентаризация проводится в несколько этапов:
- подготовка приказа о проведении инвентаризации не менее чем за 10 дней до срока ее проведения (назначение комиссии из представителей администрации, работников бухгалтерии и материально-ответственных лиц);
- получение комиссией последних приходных и расходных документов и отчетов о движении материальных активов и денежных средств до начало определения наличия имущества. Председатель комиссии визирует все документы. На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества по данным учета;
- подача материально ответственным лицом расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы бухгалтеру;
- подготовка бухгалтером инвентаризационных описей по объектам, которые подлежат инвентаризации;
- после проведения инвентаризации подача материально ответственными лицами расписок о том, что все ценности, отраженные в инвентаризационных описях, проверены комиссией в натуре во всех местах хранения в присутствии материально ответственного лица и занесены в опись;
- занесение бухгалтером полученных данных в сравнительные ведомости, где происходит сравнение фактических данных с данными бухгалтерских документов. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации;
- составление описи для объектов, которые непригодные к дальнейшей эксплуатации и не подлежат обновлению, с обозначением времени введения в эксплуатацию и причин непригодности, а также предложений по источникам списаний этих объектов;
- проведение заседания комиссии для обсуждения результатов утверждения заключительного акта инвентаризации;
- размещение оформленных результатов инвентаризации в специальной папке и их сохранность не менее 5 лет.
На исследуемом предприятии ЧП "Идея" инвентаризация проводится один раз в месяц и годовая, так как на складе большое количество товаров.
Факт хищения товара может быть установлен в ходе инвентаризации. Если же на предприятии торговли выявлены явные признаки хищения, проведение внеплановой инвентаризации — обязательная процедура для определения размеров похищенного. Инвентаризация осуществляется в соответствии с Инструкцией № 69 согласно приказу по предприятию.
Единой методики определения размера убытков, в том числе и для предприятий сферы торговли, в настоящее время не существует. В зависимости от того, какова стоимость украденного и кто является лицом, совершившим кражу (при его выявлении), у предприятия есть несколько вариантов определения размера своих убытков. Например, установлено, что кражу совершил работник предприятия. Независимо от того, хочет ли предприятие уладить дело без привлечения органов МВД (если работник сознался в содеянном), или разбирательством занимается милиция и впереди — суд, руководство предприятия при определении размера убытков может ориентироваться на балансовую стоимость украденного товара.
При определении размера убытков нельзя не вспомнить о Порядке № 116. Правомерность применения Порядка № 116 и механизм непосредственного расчета убытков вызывает большие сомнения. Напомним, что появлением этого документа мы обязаны Распоряжению Президента Украины от 10.02.95 г. № 35"О мерах по активизации борьбы с коррупцией и организованной преступностью". Очевидно, что коррупция (в переводе это слово означает подкуп) никак не касается сферы предпринимательской деятельности, это понятие из сферы государственного управления. Уже этого обстоятельства достаточно, чтобы отнестись с сомнением к применению Порядка № 116, не говоря уже о том, что сам расчет размера убытков не выдерживает никакой критики.Но все же сомневаться в легитимности этого документа не приходится. Поэтому решение о применении (не применении) Порядка № 116 в случае кражи предприятие принимает самостоятельно. Наиболее вероятным применение норм указанного документа видится в ситуации, когда предприятие хочет определить сумму убытков для судебного заседания, но не знает других методик. Напомним, что часть суммы (сверх возмещения убытков), рассчитанной с применением формулы из Порядка № 116 и полученной от виновного лица, согласно п.10 этого документа предприятие должно перечислить в бюджет (хотя это требование на самом деле не имеет законных оснований по причине невозможности квалификацииэтой суммы). Кроме того, ответственность за невыполнение вышеуказанной нормы не предусмотрена. В случае применения норм Порядка № 116 предприятие может отстаивать его частичное использование (то есть брать оттуда формулы расчета) именно на вышеуказанных основаниях.
Размер убытков в соответствии с п.2 Порядка № 116 рассчитывается по формуле:
Ру = ((Бс - А) х Иинф + НДС + Асб) х 2,(2.1)
где: Ру — размер убытков (в грн.);
Бс — балансовая стоимость товара на момент выявления факта хищения (в грн.);
А — амортизационные отчисления (в грн.)
Иинф — установленный индекс инфляции (в процентах);
НДС — сумма налога на добавленную стоимость (в грн.);
Асб — сумма акцизного сбора (в грн.).
Определение балансовой стоимости похищенного товара зависит от выбранного предприятием метода оценки выбытия запасов. Наиболее сложным в этих целях является метод оценки выбытия запасов по ценам реализации (это очень распространенный метод в розничной торговле), поскольку балансовая стоимость товара рассчитывается с применением среднего процента торговой наценки, который определяется по итогам месяца. Трудно представить совпадение факта выявления хищения с последним днем такого отчетного периода. Законодательством не предусмотрен выход из такой ситуации, поэтому можно предложить следующий путь: для определения балансовой стоимости товара на момент выявления хищения использовать средний процент торговой наценки предыдущего месяца. Бесспорно, что такой расчет может содержать погрешность, однако в самом названии заложена усредненность этого показателя.
Таким образом, инвентаризация является важным средством контроля за сохранностью собственности. С помощью инвентаризации решаются следующие задачи:
- устанавливаются излишки или недостачи товарно-материальных ценностей и средств путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;