КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА)
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа);
докладом Руководителю об исполнении договора (этапа);
корректировкой условий договора (этапа).
39. Проверка и регулировка исполнения договора (этапа)
Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения Договора (этапа).
Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Договора (этапа). Срок исполнения Договора (этапа) - это период времени, отведенный на исполнение Договора (этапа).
Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения Договора (этапа):
| Время, оставшееся до установленного срока исполнения | Контрольные сроки проверки |
| более 3 месяцев | ежемесячно, до 15-го числа |
| от 1 до 3 месяцев | дважды в месяц, до 15-го и 30-го числа |
| от 10 до 30 дней | еженедельно (в понедельник) |
| от 5 до 10 дней | дважды в течени и срока |
| от 1 до 5 дней | ежедневно |
40. Доклад Руководителю об исполнении договора (этапа)
Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Договора (этапа), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Договора (этапа) в установленные сроки.
41. Корректировка условий договора (этапа)
В необходимых случаях Исполнитель и Заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа). Основанием для этого является Докладная записка Ответственного исполнителя Исполнителя Руководителю предприятия, либо официальное Письмо, подписанное Руководителем Заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Докладную записку как внутренний документ, а Письмо - как входящий документ (эти процессы в данном материале не рассматриваются и соответствующие им технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).
Решение об изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) оформляется Протоколом, который подписывается Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика (далее "Протокол"). Данный Протокол является неотъемлемой частью Договора. Изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) должно быть оформлено (подписан Протокол) до истечения срока исполнения Договора (этапа).
Протокол готовится Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Протокол как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).
Подготовка, оформление и подписание такого Протокола проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора ( пп . 1-37). Согласно типовых сроков исполнения документов, рассмотрение, принятие решение и подписание Протокола должно быть произведено в 20-ти дневный срок после его получения.
На основании подписанного Протокола специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Договора (этапа) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
ЗАВЕРШЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА)
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :
завершением исполнения договора (этапа);
записью (отчетом) об исполнении этапа;
снятием исполненного этапа с контроля.
42. Завершение исполнения договора (этапа)
Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в Протоколе), а также Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика подписан двухсторонний Акт приема-сдачи работ по Договору (этапу) (далее "Акт").
Акт готовится (оформляется) Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор, после завершения исполнения Договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Акт как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).
Подготовка, оформление и подписание такого Акта проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора ( пп . 21-31). Согласно типовых сроков исполнения документов, подписание Акта должно быть произведено в 3-х дневный срок после его составления (получения), если в условиях Договора не указаны иные сроки.
43. Запись (отчет) об исполнении этапа
Результат исполнения этапа Договора представляют в виде письменного отчета.
Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются.
Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).
44. Снятие исполненного этапа с контроля
Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения этапа Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный этап Договора снимается ими с контроля.
Снятие исполненного этапа Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполненнии этапа Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ДОГОВОРА В ДЕЛО
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с :
записью (отчетом) об исполнении договора;
снятием исполненного договора с контроля;
подшивкой исполненного договора в дело.
45. Запись (отчет) об исполнении договора
Результат исполнения Договора представляют в виде письменного отчета.
Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются.
Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).
46. Снятие исполненного договора с контроля
Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный Договор снимается ими с контроля.
Снятие исполненного Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполненнии Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
47. Подшивка исполненного договора в дело
Договор, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел). Вместе с ним должны быть переданы все документы (если они не передавались в процессе исполнения Договора), использовавшиеся в процессе исполнения Договора (входящие, исходящие, внутренние). Если какие-либо из этих документов не были обработаны (зарегистрированы, оформлены и т.п.) специалистами службы ДОУ, то они соответствующим образом обрабатываются ими (с учетом правил для документов данной категории). После этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
Подшивка Договора в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Договоров в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляют специалисты службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия (или Руководителя структурного подразделения - направления деятельности).
Порядок и правила формирования дел ( в т.ч., с Договорами, содержащими коммерческую тайну), а также требования, предъявляемые к этому процессу, в данном материале не рассматриваются.
После завершения подшивки Договора в дело, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
Согласно типовых сроков хранения документов, Договора (коммерческие контракты) хранятся 3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии. Для Договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет.