Такие приказы имеют индекс (№ 1 к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело.
Чтобы сократить количество деловых «бумаг», издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т. к. записка об отпуске содержит распоряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.
В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letterofcredit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.
В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.
Для составления писем, факсов, используется специальный бланк для писем[2].
В письмах, факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер (индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой.
На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение, должность; фамилия; почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.
Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:
«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.95 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя ..... была установлена недостача:.... штук изделий на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.95 № 247)...».
Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:
«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
¨ «Уважаемый Игорь Леонидович!»;
¨ «Господин Зорин!»;
¨ «Игорь Леонидович!»;
¨ «Уважаемый г-н Зорин!»;
¨ «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Затем уместны были бы слова благодарности:
¨ «Мы были рады получить Ваше письмо»;
¨ «Большое спасибо за факс от 04.06.95»;
¨ «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».
Большинство писем продолжаются далее словами:
¨ «В связи с ...»;
¨ «Согласно контракту от ... № ...»;
¨ «В соответствии с ...» и т.д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
¨ Отправляем Вам...
¨ Направляем Вам...
¨ Высылаем Вам...
Напоминание
¨ Напоминаем Вам, что...
¨ По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Подтверждение
¨ Концерн ... подтверждает получение ...
¨ Подтверждаем, сто партия ТНП получена...
Извещение
¨ Сообщаем Вам, что...
¨ Ставим Вас в известность, что...
¨ Извещаем Вас, что...
Просьба
¨ Пожалуйста, сообщите...
¨ Просим оплатить в течение... банковских дней...
¨ Мы будем благодарны, если Вы...
Гарантия
¨ Оплату гарантируем.
¨ Качество продукции наша фирма гарантирует.
Предложения
¨ Мы рады предложить Вам...
¨ ПредлагаемВам...
¨ Мы можем рекомендовать...
¨ Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...
Отказ
¨ К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам:...
¨ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...
¨ К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...
Предупреждение
¨ Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...
¨ Задержка поставок может привести к...
¨ Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...
Приглашение
¨ Просим принять участие в...
¨ Приглашаем Вас...
¨ Мы рады пригласить Вас...
Письма обычно заканчивают фразами:
¨ «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;
¨ «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;
¨ «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;
¨ С уважением.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Деловая переписка делится на две части:
¨ поступающие (входящие) в фирму письма;
¨ отправляемые (исходящие) из фирмы письма.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания,
Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». - М., 1989).