Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:
Приложение 1
к приказу директора ОАО «ЭРА»
от 01.04.95 № 17
Реквизит «подпись»
Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.
В состав реквизита «подпись» входят:
· наименование должности лица, подписавшего документ;
· личная подпись;
· расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Например:
Директор подпись А.В. Рогов
Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:
Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов
При оформление документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:
Директор подпись А.И. Смелов
При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:
Директор подпись И.Г. Орлов
Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова
При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:
Директор АО «ДИЗ» Директор 000 «ГЭЗ»
подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов
Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.»вносятся машинописным способом или от руки.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем этого органа и секретарем.
Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст», «приложение» и печатается следующим образом:
· должность указывается от границы левого поля;
· расшифровка подписи после 48 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит «визы»
Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Это необходимо для проверки целесообразности или своевременности составления документа специалистами предприятия. Реквизит «визы» включает в себя: должность, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату визирования. Виза располагается ниже реквизита «подпись» от границы левого поля, например:
Юрисконсульт
подпись Н.И. Власов
06.06.95
Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе.
На исходящих документах виза ставится на втором экземпляре, имеющемся в фирме. На внутренних документах фирмы (приказах, распоряжениях) виза может проставляться на первом экземпляре.
Реквизит «печать»
На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи и был хорошо читаемым.
Ответственного за хранение и место хранения печати определяет руководитель фирмы.
Реквизит «о заверении копии»
В случае подписания руководителем только первого экземпляра документа остальные заверяются секретарем-референтом.
Реквизит «отметка о заверении копии» располагается ниже реквизита «подпись».
Отметка о заверении копии включает: заверительную надпись «верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:
Верно
Референт подпись А.Л. Силин
00.00.00
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона»
Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов «подпись», «визы», например:
Серова 236-01-26
Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.
Ниже фамилии исполнителя при необходимости могут указываться первые буквы имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:
Петров 239-15-61
КН 2 27.09.95
Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении документа в дело.
Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».
Отметка включает в себя:
· слова «в дело» и «номер дела», в котором будет храниться документ;
· ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
· краткие сведения об исполнении, если отсутствует, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
· подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например:
В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.
Логинов 02.04.95.
Реквизит «отметка о поступлении»
Отметка о поступлении располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; даты поступления документа и его входящего номера, например:
АО «ЭРА»
Дата 03.01.95
Вх. № 0001
Отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с...).
Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.
Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом «О приеме на работу Зотова А.В.», «Об увольнении Гудкова Л.И.», «Об изменении штатов АО» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядится части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.
Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде. Аналогично можно составить Приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:
· в реквизите «заголовок» фразу «О приеме» на «Об увольнении...
· графу «вид приема» на «причину увольнения»;
· графу «дата приема» на «дату увольнения».
В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.
Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).
Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б «Перечнядокументов с указанием сроков хранения»).
В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т. д. срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19 в).