“документы сброшюрованы и подшиты ______________”
(подпись)
На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", подпись начальника СОКР ОБУиО.
Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы текущего месяца хранятся в секторе операционно-кассовых расчетов. После сдачи месячного отчета документы передаются в архив отделения.
В уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы хранятся в самом дополнительном офисе.
В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно.
После сдачи годового отчета бухгалтерские документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.
Якутское отделение № 8603 вправе организовать хранение бухгалтерских документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, лицевых счетов, выписок ф. 19, бухгалтерской отчетности) в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, предусмотренным нормативными документами Банка России, действующими на момент создания документа.
Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах.
При хранении бухгалтерских документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
База данных бухгалтерских документов, формируемая с применением средств автоматизации, ведется с обязательным резервированием и должна обеспечивать гарантированное сохранение информации в течение сроков, установленных для хранения соответствующих документов.
Изъятие документов осуществляется в соответствии с требованиями Положения № 302-П (с учетом изменений и дополнений), изложенных в пункте 4.9 раздела 4 "Хранение документов" части III "Организация работы по ведению бухгалтерского учета".
Кассовые документы структурных подразделений формируются бухгалтерскими работниками (по операциям хранилища - работниками кладовой) в сшивы (папки) порядком, предусмотренным Положением № 318-П, Регламентом № 628-4-р.
Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются с применением ПТК с выводом информации на печать. Ленты подсчета кассовых документов формируются по приходу и расходу в номинале по видам валюты. Ленты подсчета кассовых документов по операциям с драгоценными металлами формируются по приходу и расходу в рублях.
При формировании кассовые документы филиала банка подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. При формировании кассовых документов по операциям с иностранной валютой по одному номеру балансового счета кассовые документы подбираются в порядке возрастания цифровых кодов валюты. Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и № 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме № 99998 и № 99999.
Мемориальные ордера на переоценку остатков денежной наличности и ценностей в иностранной валюте помещаются в бухгалтерские документы дня.
Мемориальные ордера на переоценку драгоценных металлов помещаются в кассовые документы дня.
Кассовые документы по совершенным за день операциям должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день. Кассовые документы, оформленные в послеоперационное время, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня. При необходимости кассовые документы могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). В отдельные папки брошюруются кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. В случае функционирования в филиале банка отдельных хранилищ: основного (одного или нескольких, специализирующихся на работе с определенными видами денежной наличности и ценностей) и ночного, кассовые документы по совершенным ими операциям формируются в отдельные дела (сшивы) по каждому из хранилищ, в которых назначены разные группы должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе (далее - ленты подсчета), подписывается кассовым работником, производившим формирование кассовых документов, помещается в дело (сшив) впереди всех документов.
На лицевой стороне папки документов наклеивается ярлык (Приложение № 15 к Регламенту № 628-4-р).
В отдельных колонках (в том числе в отдельных делах) должны быть сделаны записи о количестве и суммах кассовых документов по:
вкладам физических лиц - переданных в подразделения последующего контроля по вкладам физических лиц;
кредитам индивидуальным заемщикам - помещенных в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику;
другим операциям (отдельными строками по каждому их виду) - помещенных в отдельные сшивы (папки) со сроками хранения, превышающими пять лет.
По документам, находящимся в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых документах, которые помещаются в начале сшива кассовых документов по операциям структурных подразделений.
В тексте оттиска штампа с кассовыми документами структурных подразделений в поле "кассовый работник, формировавший дело" проставляется подпись бухгалтерского работника, формировавшего кассовые документы.
Не позднее следующего рабочего дня итоги документов должны быть сверены с данными бухгалтерского учета и заверены подписью.
Для сверки итогов кассовых операций структурных подразделений и хранилища ценностей, включая операции в иностранной валюте и драгоценных металлах с данными бухгалтерского учета формируется "Оборотная ведомость", форма которой приведена в Приложении № 2 Правил № 304-2-р. В "Оборотной ведомости" наряду с итогами по счетам второго порядка выводятся итоги в разрезе структурных подразделений и по хранилищу ценностей.
Итоги сброшюрованных кассовых документов структурных подразделений сверяются - начальником сектора обработки первичной отчетности ОБУиО (или исполняющего обязанности) с данными бухгалтерского учета и заверяются его подписью.
Справки ф. ф. №№ 0482446 и 0482446-ВСП, ф. № 339, журналы ф. № 0482427-ВСП, контрольные ведомости ф. ф. №№ 0482176, 0482176-в, 0482176-д, 0482176-ц, сводные справки о кассовых оборотах, сводные справки о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами и сводные справки о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов помещаются в кассовые документы.
Заверенные сшивы кассовых документов передаются заведующему кассой для дальнейшего хранения.
Прием сшивов кассовых документов в хранилище удостоверяется подписью заведующего кассой на сшиве кассовых документов структурных подразделений.
На лицевой стороне сшива (папки) кассовых документов по операциям кладовой указывается общее количество и сумма всех кассовых документов по операциям структурных подразделений.
Хранение кассовых документов осуществляется под ответственностью заведующего кассой.
При организации хранения кассовых документов в хранилище, сшивы кассовых документов на внебалансовых счетах не учитываются.
Сшивы кассовых документов в уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 хранятся в хранилище ценностей в самом дополнительном офисе.
Открываемые лицевые счета по внутрибанковским операциям, клиентов регистрируются в книгах регистрации открытых счетов, формы которых приведены в Альбоме форм Сбербанка России.
Открываемые лицевые счета по внутрибанковским операциям (по учету имущества, расчетов, участия, капитала, доходов, расходов, результатов деятельности и т.п.) регистрируются в Книге регистрации открытых счетов по внутрибанковским операциям ф. № 293.
Открываемые лицевые счета клиентам - физическим лицам регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов - физических лиц) ф. № 294.
Открываемые лицевые счета клиентам - юридическим лицам регистрируются в Книге регистрации открытых счетов (лицевых счетов клиентов - юридических лиц) ф. № 295.
Правила присвоения номеров лицевых счетов приведены в Порядке № 1556-р.
Книги регистрации всех лицевых счетов, открываемых клиентам (юридическим и физическим лицам), и по внутрибанковским операциям могут вестись в электронном виде. В этом случае книга регистрации, а также вносимые в нее изменения подписываются ЭЦП главного бухгалтера (заместителя), при этом должны быть обеспечены меры защиты информации от несанкционированного доступа.
В электронном виде ежедневно составляются отдельные ведомости вновь открытых и закрытых счетов, которые подписываются ЭЦП главного бухгалтера (заместителя). При необходимости ведомости открытых и закрытых счетов ежедневно распечатываются на бумажном носителе. Ведомости открытых и закрытых счетов по внутрибанковским счетам, по счетам клиентов - физических лиц, по счетам клиентов - юридических лиц распечатываются соответственно по формам №№ 293, 294, 295. Распечатанные на бумажном носителе ведомости открытых и закрытых счетов подшиваются в отдельное дело, хранятся у главного бухгалтера или его заместителя и по истечении отчетного года сдаются в архив.