К обязательным реквизитам относятся:
- наименование документа(формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;
- наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).
- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,
- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции,
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении),
- содержание хозяйственной операции,
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Следует иметь в виду, что факсимильная копия не гарантирует действительность подписи. Поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении для принятия управленческих решений, но они не принимаются к бухгалтерскому чету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции.
Данное требование не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.
Ответственность за своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные сроки и порядке для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией.
В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.
Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций. Кроме того, формы документов, разработанные организацией, должны быть закреплены в учетной политике. Наиболее целесообразным является утверждать их в составе одного из приложений к учетной политике организации.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
Порядок составления и обработки документов.
Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
В остальные первичные учетные документы исправления можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, то ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и подтверждают подписями тех же лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправлений (либо заверяют подписью лица, оформляющего документ).
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего, производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
В случае выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который готовится к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.
В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку (контировку).
Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей.
Группировка – это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе групп первичных документов составляются сводные учетные документы.
Разметка, или контировка, заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив.
Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.
Перед сдачей документов в архив однородные первичные документы формируются в дела, содержащие до 250 листов при толщине не более 4 см.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
– документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;
– подлинники отделяются от копий;
– годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных;
– в дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложением к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления и располагаются в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце – приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.