В существующих формах отчетности организаций отражаются:
- информация о дебиторской и кредиторской задолженности - в Бухгалтерском балансе (форма N 1);
- сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности (то есть остаток на начало и конец года) - в разделе "Дебиторская и кредиторская задолженность" Приложения к Бухгалтерскому балансу (форма N 5).
В соответствии с действующими нормативными актами дебиторская и кредиторская задолженность отражается в балансе на основе бухгалтерских записей, произведенных по счетам синтетического учета, периодически уточняемых и выверяемых, и сальдо по отдельным счетам (71 «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) в балансе отражается развернуто, т.е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое сальдо - в пассиве.
При составлении бухгалтерской отчетности необходимо сгруппировать дебиторскую задолженность по срокам образования. При краткосрочной задолженности платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. При долгосрочной - более чем через 12 месяцев после
отчетной даты. Дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты (строка 230), и дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (строка 240), отражаются в разд. II "Оборотные активы" актива баланса. В балансе отдельно указывается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары и выполненные работы по строке "в том числе покупатели и заказчики". В балансе дебиторская задолженность отражается за вычетом резерва по сомнительным долгам. При заполнении строк 230 и 240 необходимо помнить, что сальдо расчетов с поставщиками, покупателями и другими лицами показывается в балансе развернуто: дебетовое сальдо показывается в активе баланса, кредитовое - в пассиве.
Как уже отмечалось, сумма списанной задолженности учитывается забалансовом на счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов. Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается по строке 940.
По строке 620 "Кредиторская задолженность" разд. V "Краткосрочные обязательства" пассива баланса отражается общая сумма кредиторской задолженности организации и отдельными строками приводится ее расшифровка. По строке 620 в том числе указываются:
- по строке "поставщики и подрядчики" - задолженность перед поставщиками и подрядчиками за поступившие, но не оплаченные материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Указанная задолженность учитывается по кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Кроме того, по данной строке показывается сумма кредиторской задолженности перед поставщиком в случае, если с ним организация расплатилась собственным векселем, поскольку вексель выдается только для отсрочки платежа. Разница между номинальной стоимостью векселя и суммой задолженности перед поставщиком является процентом по векселю за отсрочку платежа. Эту разницу необходимо включить в фактическую цену приобретенных материальных ценностей и увеличить на нее кредиторскую задолженность перед поставщиком. После того как вексель будет оплачен, можно принять к вычету входной НДС по товарам (работам, услугам), в счет оплаты которых был выдан вексель. Также по вышеуказанной строке пассива баланса отражаются суммы авансов, полученных организацией в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), за вычетом НДС, начисленного с данных авансов. Суммы авансов указываются на основании данных, отраженных по кредиту счета 62, субсчет "Расчеты по авансам полученным". Здесь же указывается сумма задолженности перед поставщиками и подрядчиками, которая образовалась по претензиям, выставленным в адрес организации.
- по строке "задолженность перед персоналом организации" - кредитовое сальдо по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", то есть задолженность перед сотрудниками по оплате труда;
- по строке "задолженность перед государственными внебюджетными фондами" - кредитовое сальдо по счету 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", то есть задолженность по начисленным взносам на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- по строке "задолженность по налогам и сборам" - величина задолженности по налогам, сборам и платежам в бюджет, отраженная по кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам". По данной строке отражается сумма начисленных, но не оплаченных на дату составления бухгалтерской отчетности налогов и сборов (кроме взносов во внебюджетные фонды). Следует отметить, что в том числе по данной строке отражается сумма ЕСН, но без учета сумм взносов на обязательное пенсионное страхование, то есть за минусом налогового вычета.
Суммы начисленных штрафов и пеней по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве отражаются по строке "задолженность перед государственными внебюджетными фондами", а суммы начисленных штрафов и пеней по налогам (сборам) следует отражать по строке "задолженность по налогам и сборам". Кроме того, если у организации есть переплата по взносам, налогам, дебетовое сальдо по соответствующим субсчетам отражается в разд. II "Оборотные активы" актива баланса.
По строке "прочие кредиторы" - сумма задолженности по расчетам, не нашедшим отражения по вышеуказанным строкам раздела пассива баланса. В частности, по данной строке отражаются: задолженность перед страховыми организациями по страхованию имущества и работников организации; задолженность перед подотчетными лицами; задолженность перед персоналом по прочим операциям.
По строке 630 "Задолженность перед участниками (учредителями) по выплате доходов" отражается кредитовое сальдо по счету 75 "Расчеты с учредителями": задолженность организации перед учредителями по начисленным, но не выплаченным дивидендам; задолженность по процентам по выпущенным организацией ценным бумагам, не погашенная по состоянию на отчетную дату.
Российские организации в обязательном порядке должны заполнять форму N 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу", в которой отражается информация по задолженности. Форма N 5 содержит раздел "Дебиторская и кредиторская задолженность", в рамках которого подлежит раскрытию следующая информация о дебиторской и кредиторской задолженности за отчетный период:
- сальдо дебиторской и кредиторской задолженности с расшифровкой по видам и сроку возникновения;
- данные по движению видов задолженности.
Задолженность в указанном разделе показывается также по видам расчетов, по которым числятся указанные суммы задолженности. Необходимо помнить, поскольку в активе баланса дебиторская задолженность показывается за минусом созданного резерва по сомнительным долгам, то и расшифровка ее приводится за минусом созданного резерва.
2. Учет дебиторской и кредиторской задолженности
бухгалтерский учет дебиторская кредиторская
2.1 Организация бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Коммерческие организации в ходе хозяйственной деятельности могут получать от поставщиков товарно-материальные ценности, принимать к учету выполненные работы и потребленные услуги, в том числе по перевозкам и всем видам услуг связи.
К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие и др.).
Операции по учету расчетов за поставленную продукцию (товары), выполненные работы или оказанные услуги отражаются на синтетическом счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в соответствии с условиями договора и расчетными документами. Счет 60 является преимущественно пассивным. По его кредиту отражается возникающая кредиторская задолженность, а по дебету – ее погашение. Счет 60 может быть активным только в случае, если была произведена авансовая оплата поставщику (подрядчику), при этом для усиления контроля за движением денежных средств целесообразно открыть к данному счету субсчет «Авансы выданные». Если счет поставщика был акцептован до поступления груза, то записью по кредиту счета 60 погашается дебиторская задолженность за поставщиками (подрядчиками) по предоплате.
Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:
· Акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;
· Приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);
· Выявления излишка при приемке товарно-материальных ценностей.
Основанием для отражения кредиторской задолженности перед поставщиками или подрядчиками в бухгалтерском учете являются расчетные документы (счета, счета-фактуры), товарно-транспортные накладные, акты выполненных работ, услуг и др.
Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг или одновременно с ними с согласия организации или по ее поручению. В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги.
На предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют счета по учету ценностей (08 «Вложения во внеоборотные активы»,10 «материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» и др.) или счета по учету затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов» и др.).